Aufbewahrungspflicht für Unternehmen & Privatpersonen

Jeder kennt das Problem – ein Blick in den Schrank oder die Ordner und schon möchte man sich von seinen Altlasten befreien. Natürlich können Sie bereits auf ein papierloses Büro umgestiegen sein, anderenfalls müssen Sie wissen, wann Sie welche Unterlagen vernichten können – und vor allem auch dürfen. Denn nicht gerade wenige Dokumente, die Sie sowohl im Geschäftsleben als auch im Privatleben erhalten, unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. Diese Aufbewahrungspflicht ergibt gesetzliche Aufbewahrungsfristen die Sie beachten müssen.

Sie können also davon ausgehen, dass zum Ende eines Jahres auch immer eine Aufbewahrungspflicht für unterschiedliche Akten abläuft, denn die Aufbewahrungspflicht orientiert sich in den meisten Fällen nicht wie beispielsweise Garantien an einen unterjährigen Termin, sondern am Kalenderjahr.

Und genau deswegen sollte die Zeit des Jahreswechsels für Sie einen festen Termin beinhalten, an dem Sie jedes Dokument auf seine Aufbewahrungspflicht hin prüfen, so dass Sie auch Platz schaffen und sich von Papier-, Akten- und Datenmüll trennen können. Mehr Informationen zu der Aufbewahrungspflicht finden Sie hier.

Aufbewahrungspflicht im Überblick

Hier finden Sie einen kompakten Überblick zu der Aufbewahrungspflicht, nähre Informationen finden Sie im Beitrag!

Fragen & Antworten zur Aufbewahrungspflicht

Die wichtigsten Fragen zur Aufbewahrungspflicht und ihre Antworten:

Aufbewahrungspflicht für Unternehmen

Der Kaufmann bzw. das Unternehmen erhält die Aufbewahrungspflicht auf Grundlage des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung. Danach müssen diese Unterlagen zu Dokumentationszwecken und zur Beweisführung bei Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungen vorgelegt werden. Ein übersichtliches Ablagesystem im Büro vereinfacht es Ihnen die von der Aufbewahrungspflicht betroffenen Unterlagen immer zur Hand zu haben.

Aufbewahrungspflicht für 2 Jahre

• gilt nicht für Unternehmensunterlagen
• relevant für Privatpersonen
• Rechnungen von Handwerksleistungen (Privatpersonen)

Eine zweijährige Aufbewahrungspflicht gilt nicht für Unternehmen. Sie ist nur für Privatpersonen von Bedeutung. Meist gilt die zweijährige Aufbewahrungspflicht für private Haushalte um den Bürger zu helfen. Ein Bespiel dafür ist die Garantie bei Produkten, die üblicherweise für 2 Jahre gilt und die man durch den Kassenbelege nachweisen kann.

Aber auch Besitzer von Wohneigentum sollten eine selbstauferlegte zweijährige Aufbewahrungspflicht einhalten. Vor allem Rechnungen über jegliche Handwerksleistungen und Planungsleistungen müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Aber auch Belege über Instandhaltung, Reinigungsleistungen oder Gartenarbeiten sind hiervon erfasst.

6 Jahre Aufbewahrungspflicht

• Handels- & Geschäftsbriefe (interne & externe)
• Ein- & Ausgaben
• Wichtige Unterlagen für die Besteuerung

Von dieser Aufbewahrungspflicht werden vor allem Unterlagen der geschäftlichen Kommunikation erfasst. Hierbei handelt es sich in erster Linie um eingehende Handels- und Geschäftsbriefe.

Aber auch ausgehende Handels- und Geschäftsbriefe gehören hierzu. Das Unternehmen muss von diesen Schriftstücken mindestens Kopien aufbewahren.

Im besten Fall jedoch das originale Dokument, dies jedoch ist schwer, weil einige Unterlagen nur noch in digitaler Form erstellt werden. Ist das der Fall können Kopien bzw. Ausdrucke mit einem offiziellen Stempel (z.B. des Unternehmens) sehr nützlich sein.

Die Aufbewahrungspflicht gilt zudem auch für alle Unterlagen, die wichtig für die Besteuerung sind. Natürlich können Sie auch über die Frist hinaus die Aufbewahrung fortsetzten, manchmal empfiehlt sich dies sogar.

Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre

• Rechnungen & Buchungsbelege
• Handelsbücher
• Zollanmeldungen (Rechnung)

Rechnungen und andere Buchführungsunterlagen mit Buchfunktion, wie z.B Buchungsbelege unterliegen der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, diese Auflage sollte unbedingt eingehalten werden.

Von dieser Aufbewahrungspflicht werden Unterlagen nur dann befreit, wenn aufgrund einer anderen steuergesetzlichen Norm eine kürzere Aufbewahrungspflicht genannt ist.

In erster Linie gilt die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für Bücher, Handelsbücher, Inventare und andere Aufzeichnungen, Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Einzelabschlüsse sowie Konzernabschlüsse.

Darüberhinaus aber auch Rechnungen, Lageberichte, Konzernlageberichte, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die das System der Bücher erläutern, Buchungsbelege, Duplikate von Ausgangs- und Eingangsrechnungen und Unterlagen für Zollanmeldungen.

Aufbewahrungspflicht für Unternehmen – Besonderheiten

Gewisse Dokumente im Geschäftsleben unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Insbesondere Rechnungen und Buchungsbelege gehören hierzu, denn diese gelten generell als Nachweis.

Wie auch bei der Privatperson ist die Aufbewahrungspflicht bei Unternehmen nicht generell gleich, sondern abhängig von der jeweiligen Art des Dokumentes. Auch hier ist die Aufbewahrungspflicht gesetzlich geregelt. Sollten Sie der Aufbewahrungspflicht Ihres Unternehmens nicht nachkommen, so kann dies sanktioniert werden.

Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine

Zu diesen eben genannten Unterlagen gehören auch die Lieferscheine. Nach der Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine sind sie somit 10 Jahre aufzubewahren. Allerdings ist hier im Jahre 2017 eine Änderung eingetreten, die die Buchführung vereinfachen soll.

Demnach sind Lieferscheine, die den Erhalt einer Ware beinhalten, nur noch 10 Jahre aufzubewahren, wenn Sie in die Buchhaltung einfließen.

Ist dies nicht der Fall, so entfällt die Aufbewahrungspflicht. Bei ausgehenden Lieferscheinen gilt Ähnliches.Wenn diese nicht als Buchungsbeleg genutzt werden, können Sie nach Buchung der entsprechenden Rechnung entsorgt werden.

Sie sollten jedoch darauf achten, Standardformulierungen zu vermeiden. Diese verweisen oftmals auf den Lieferschein an sich und machen diesen dann eventuell zu einem entsprechenden Buchungsbeleg.

Aufbewahrungspflicht für Bank- und Kassenbelege

Auch Bank- und Kassenbelege gellten als Buchungsbelege und somit sehr wichtige Dokumente. Aber nicht alle müssen von Ihnen im Sinne der Aufbewahrungspflicht vorgehalten werden. Vor allem dann, wenn Sie als Unternehmen sicherstellen können, dass die Aufbewahrungspflicht auf andere Weise erfüllt wird.

Sie sollten unbedingt Bons, Kassenzettel oder Registrierkassenstreifen aufbewahren, um sich an die gesetzliche Aufbewahrungspflicht zu halten. Gerade dann, wenn Registrierkassenstreifen oder Tagesendsummenbons aufbewahrt werden, reicht dies meistens aus.

Achten Sie aber darauf, dass Sie ein funktionierendes Ablagesystem im Büro haben. Anderenfalls können Sie schnell den Überblick verlieren.

Egal bei welchen Unterlagen, es ist eine Vollständigkeit aller Belege durch Sie sicherzustellen. Auf den Nachweisen müssen unter anderem das Datum, Geschäftsart und die Tagesendsumme geführt werden. Hier gilt für diese Art der Buchungsbelege die zehnjährige Aufbewahrungspflicht.

Aufbewahrungspflicht für Terminkalender

Terminkalender unterstehen keiner Aufbewahrungspflicht. Es ist jedoch sinnvoll, wenn Sie diese bis zum Abschluss der Steuer bzw. bis zum Erhalt des Steuerbescheides aufbewahren bzw. diesen zu den Steuerbescheiden hinzufügen. So haben Sie bei eventuellen Rückfragen stets die Möglichkeit, diese durch den Terminkalender zu belegen. Gerade in Bezug auf Geschäftsessen und Dienstreisen kann dies wichtig sein.

Aufbewahrungspflicht für Handels- und Geschäftsbriefe

Die Aufbewahrungsfrist für Handels- und Geschäftsbriefe beträgt sechs Jahre. Ausgenommen hiervon sind Unterlagen der Offene-Posten-Buchhaltung. Diese unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Ebenfalls als Handelsbriefe gelten Eingangsrechnungen und Duplikate von Ausgangsrechnungen. Für sie gilt ebenfalls die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Entstandene Kosten durch die Aufbewahrungspflicht erstatten

Die Aufbewahrungspflicht und das nötige Ablagesystem im Büro von Geschäftsunterlagen verursacht dem Unternehmen Kosten. Diese fallen etwa für Ordnungssysteme in Form von Ordnern oder Mappen, Regalen und Karteimöbeln sowie für Räumlichkeiten für die Aufbewahrung an.

Auch eine digitale Archivierung auf Datenträgern ist mit Kosten verbunden! Für diese anfallenden Kosten muss das Unternehmen im Jahresabschluss eine Rückstellung bilden, die für ungewisse Verbindlichkeiten gilt. Für diese Rückstellung darf das Unternehmen keine Passivierung vornehmen, da aus wirtschaftlicher Sicht die Kosten, die für die Archivierung auf Grundlage der Aufbewahrungspflicht entstehen, in dem Jahr der Dokumentenerstellung anfallen.

Aufbewahrungspflicht & die richtige Umsetzung

Möchten Sie die Aufbewahrungspflicht erfüllen sollten Sie unbedingt auf folgendes achten:

1. Die Lesbarkeit der Dokumente sicherstellen. 

2. Im Original aufbewahren (soweit möglich).

Wichtigste Voraussetzung ist, dass die Dokumente über den gesamten Zeitraum lesbar sind. Daher sollten die Unterlagen im besten Fall im  Original aufbewahrt bleiben um die Aufbewahrungspflicht zu respektieren.

Sind diese Unterlagen jedoch aus Thermokopierpapier, so sind sie zu fotokopieren oder auf Datenträgern zu speichern. Grund hierfür ist die Tatsache, dass die Schrift auf diesem Papier nach und nach verblasst. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind hingegen zwingend im Original aufzubewahren.

Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe können im Original, aber auch gescannt und somit digitalisiert aufbewahrt werden. Originalunterlagen müssen sicher gelagert sein. Das heißt, der Lagerraum muss vor äußeren Einwirkungen geschützt sein.

Aufbewahrungspflicht und die Umsetzung in digitaler Archivierung

Es herrscht unter Unternehmern und Selbstständigen der Irrglaube, dass die Aufbewahrungspflicht grundsätzlich die Dokumente im Original vorschreibt. Dies ist jedoch schon länger nicht so, da bereits viele Dokumente via E-Mail versendet werden, insbesondere, wenn es sich um globale Beziehungen von Unternehmen handelt.

Die Umsetzung der Aufbewahrungspflicht durch die digitale Archivierung bietet einige Vorteile:

Häufig werden die jeweiligen Unterlagen in der heutigen Zeit digitalisiert und so archiviert. Allerdings ist die Aufbewahrungspflicht dieser digitalen Dokumente genauso streng reglementiert. Elektronische Rechnungen müssen unter Berücksichtigung dieser Auflagen gespeichert werden.

Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen dieselben Aufbewahrungspflichten wie für andere Rechnungen. Im digitalen Bereich gelten die GoBD. Diese Vorschriften besagen, dass digitale Dokumente so zu speichern sind, dass sie nicht mehr geändert werden können.

Diese Daten müssen stets verfügbar sein. Im Rahmen von Außenprüfungen dürfen Finanzbehörden diese Datenträger sofort einsehen und das jeweilige Datenverarbeitungssystem zur Prüfung nutzen. Auch darf verlangt werden, dass die Daten ausgedruckt oder in sonstiger Art und Weise maschinell ausgewertet oder bereitgestellt werden.

Die digitale Archivierung bietet einen schnellen Datenabruf und gestaltet ein schmales Archiv, da keine Ordner mehr gelagert werden müssen. Eine gesetzliche Vorgabe in Bezug auf Datenträger ist nicht gegeben. Allerdings ist die Voraussetzung hier, dass die Daten unbegrenzt erhalten bleiben müssen. Das wird durch die Verwendung von externen oder SSD-Festplatten sichergestellt. USB-Sticks hingegen bieten nur eine begrenzte Haltbarkeit.

Folgen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht

Gemäß der aktuellen allgemeinen Rechtsprechung trägt der Steuerpflichtige die Beweispflicht. Dieser ist in der Pflicht, Tatsachen zu beweisen, die für ihn eine Steuerminderung oder Steuerentlastung bedeuten könnten. Wenn Sie als im schlimmsten Fall unter Verdacht stehen, eine Steuerhinterziehung versucht zu haben, sollten Sie unbedingt Ihre Dokumente beisammen haben.

Vor allem dann, wenn gegen ihn ein Steuerhinterziehungsverfahren läuft. Ein Verstoß entgegen der Aufbewahrungspflicht wird zeitgleich als Verstoß gegen die bestehenden, gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten verstanden und gewertet.

Wenn wichtige, der Aufbewahrungspflicht unterliegende Unterlagen nicht verfügbar sind, haben die Finanzbehörden das Recht, eine Steuerschätzung vorzunehmen. Im schlimmsten Fall kann der Höchstbetrag der Besteuerung die Folge sein.

Dazu bedienen sich die Behörden Vergleichszahlen aus der gleichen Branche und Größenordnung des Unternehmens. Zudem werden Verstöße mit Strafen belegt. Diese Strafe kann einer Geldbuße entsprechen, deren Höhe bei bis zu 5.000 EUR angesiedelt ist.

Die Aufbewahrungspflicht als Privatperson

Als Privatperson hat man weit weniger eine streng gesetzlich geregelte Aufbewahrungspflicht. Es existiert Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren und gilt vor allem für Quittungen und sonstigen Kaufbelegen, wenn man reibungslos bei Beschädigung des Produkts einen Ersatz fordern will. Diese resultiert aus der allgemeinen Garantiedauer, die in der Regel eben diese zwei Jahre beträgt.
Allerdings sollten Sie Rechnungen von etwas teureren Anschaffungen grundsätzlich über diesen Zeitraum hinaus aufbewahren, um so im Falle eines Schadens den Wert dann auch der Versicherung belegen zu können.

Aufbewahrungspflicht rund um Wohnung & Haus

Als Immobilienbesitzer sollten Sie wissen, dass Handwerkerkosten im Rahmen der Nebenkostenabrechnung steuerlich geltend gemacht werden können. Daher ergibt sich alleine aufgrund dieses Merkmals eine Aufbewahrungspflicht bis zum endgültigen Abschluss der Steuererklärung bzw. Steuerbescheid.

Allerdings besteht die Möglichkeit der Anfechtung der Nebenkostenabrechnung bis zu einem Jahr nach Erhalt.
Bei Mietverträgen und Übergabeprotokollen sollte eine eigene Aufbewahrungspflicht von drei Jahren eingerichtet werden. Denn nach Ablauf dieser drei Jahre ist die Verjährungsfrist erreicht.

Die Aufbewahrungspflicht für einen Immobilienkreditvertrag sollte solange gewählt werden, bis die Immobilie abbezahlt ist. Rechnungen von Baumaßnahmen am Haus sollten Sie einer Aufbewahrungspflicht von mindestens fünf Jahren zukommen lassen, da Sie solange in der Gewährleistung sind und darüber hinaus auch den tatsächlichen Wert der Immobilie nachweisen können.

Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge bei Privatpersonen & Haushalten

Prinzipiell gilt für Kontoauszüge und sonstigen Bankunterlagen keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Die Form der Kontoauszüge hat sich durch das Online-Banking stark verändert, die meisten Auszüge werden nur noch in digitaler Form generiert.

Das hat natürlich den Vorteil, dass der Bankkunde mobil, jeder Zeit seine Dokumente aufrufen kann und keine Papierverschwendung mehr entsteht!

Zwar ist die Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen von Kontoauszügen nicht gesetzlich geregelt. Es ist aber zu empfehlen, dass dass mein eine eine Aufbewahrungspflicht von drei Jahren, im eigenen Interesse einhält.

Das hat den Vorteil, dass bezahlte Rechnungen auch nach dem Kauf noch belegt werden können. Die Aufbewahrungspflicht ist hierbei also mehr eine Aaufbewahrungsempfehlung.

Diese Empfehlung steht in einem engen Zusammenhang mit der Frist von offenen Forderungen, diese beträgt nämlich drei Jahre!

Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen bei Privatpersonen

Als Privatperson brauchen Sie keine große Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und Belege beachten. Hier gilt der Grundsatz, was dem Finanzamt vorgelegt wurde kann vernichtet werden, sofern der Steuerbescheid keine offenen Fragen enthält.

Zur besseren Vergleichbarkeit empfiehlt es sich, eine Kopie der Steuererklärung und sonstiger nicht mit gesendeter Dokumente bis zum Eingang des Bescheides aufzubewahren und auch darüberhinaus, wenn es in Ihrem eigenen Wunsch ist und Sie die Möglichkeiten haben.

Auch wenn die Aufbewahrungspflicht hier nicht eindeutig geregelt bzw. gar nicht vorhanden ist, sollten Sie wissen, dass steuerrelevante Unterlagen, also alles was eingereicht worden ist, im Verdachtsfall der Steuerhinterziehung vom Finanzamt zehn Jahre rückwirkend gefordert werden dürfen.

Aus diesem Grund sollten Sie eine eigene Aufbewahrungspflicht für genau diese Dokumente vor allem Steuerbescheide und -erklärungen schaffen und einhalten – nur um auf der sicheren Seite zu sein!