Digitale Archivierung für Unternehmen – das digitale Archiv

Digitale Archivierung

Vorteile der digitalen Archivierung

Die Vorteile in der Dokumentenverwaltung durch die digitale Archivierung sind meist größer, als sich anfangs erahnen lässt. Je nach Ausgangssituation stellen sich die Vorteile nach verschiedenen Prioritäten dar. Geht es um ein Unternehmen, dessen Datenarchiv aus allen Nähten platzt und das wertvollen Raum wieder zurückgewinnen möchte? Oder wollen Sie durch die digitale Archivierung Ihr Ablagesystem im Büro verbessern? Hat die Firma mehrere Standorte und möchte auf ihre Akten und Dokumente oder auf komplette Geschäftsordner von außen zugreifen? Möchten Sie Ihre Daten vor äußeren Einflüssen schützen und konservieren?

All diese Punkte geben Anlass, eine digitale Archivierung aufzubauen. Auf einen Blick kann man folgende Vorteile des digitalen Archivs festhalten:

• Schafft wertvollen Platz
• Sekundenschnelles Suchen innerhalb des digitalen Archivs
• Schutz und Konservierung der Daten
• Grenzenloser Zugriff auf digitalisierte Daten
• Schafft Ordnung und Struktur

Aufbau und Struktur für das digitale Archiv

Bei kleinen Unternehmen kann die digitale Archivierung auch auf einer gewöhnlichen internen oder externen Festplatte aufgebaut werden, wichtig ist nur, dass der Speicherplatz ausreichend groß ist. Größere Firmen mit ERP-Software im Einsatz und mehreren Accounts, die auf Daten zugreifen müssen, haben in der Regel eigene Server für ihr internes Netzwerk bzw. Intranet im Einsatz. Es wird empfohlen, die digitale Archivierung auf einem internen Server aufzubauen, der vor externen Zugriffen gut geschützt ist.

Am besten, es wird ganz auf den externen Zugriff beim Aufbau der digitalen Archivierung verzichtet, um vor Hackerangriffen zu schützen. Das heißt, dass die digitale Archivierung auf einem Server liegt, der nicht mit dem Internet verbunden ist, sondern lediglich zum internen Zweck des Netzwerkes dient. Der kleine Nachteil liegt darin, dass Sie auf Ihre digitalen Akten nicht von außen zugreifen können.

Jedoch handelt es sich in der Regel bei der digitalen Archivierung um alte Dokumente, die nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist digitalisiert wurden, um wieder neuen Platz im Archiv des Unternehmens zu schaffen. Man muss immer abwägen – Sicherheit vs. weltweitem Zugriff auf die Daten. Wichtig ist jedoch für jede digitale Archivierung, dass regelmäßig Backups und Sicherheitskopien erstellt werden, die Ihre wertvollen Daten vor Technikausfällen schützen.

Datenmanagementsysteme für die digitale Archivierung

Wenn Sie sich für eine digitale Archivierung entscheiden, liegt es nahe dieses mit einem professionellen Datenmanagementsystem (DMS) zu verwalten. Bei kleineren Datenbeständen kann eine durchdachte Ordnerstruktur noch ausreichen, aber wenn Sie die Möglichkeit haben möchten z. B. Daten Ihres Archives mit Ihrer Kundenkartei zu verknüpfen, sollten Sie sich über mögliche DMS-Lösungen erkundigen.

Weitere Vorteile von Datenmanagementsystemen:

Ablauf der Digitalisierung

Schritt 1: Angebot
Sie kaufen und buchen bei uns nichts ins Blaue hinein! Wenn Sie eine digitale Archivierung wünschen, dann erhalten Sie zunächst eine professionelle Beratung von uns.

Schritt 2: Abholung
Eine digitale Archivierung schafft sehr viel Stauraum in Ihrem Büro. Zuerst müssen die Unterlagen jedoch abgeholt werden. Buchen Sie bei uns die digitale Archivierung, so können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Dokumente
in sicheren Behältnissen abgeholt und wieder gebracht werden.

Schritt 3: Vorbereitung der Unterlagen zum Scannen
Die verschiedenen Dokumente, die Sie bei Ihrer digitalen Archivierung speichern wollen, sind oftmals mit Post-Its, Klammern oder Tackernadeln versehen. Bevor diese Schriftstücke Teil der digitalen Archivierung werden, entfernen wir dies alles!

Schritt 4. Ordner Scannen & Digitalisieren
Unsere Profi-Scanner arbeiten mit Standardauflösung von 300 dpi. Wenn Sie es wünschen, können wir jedoch auf Auflösungen zwischen 50 bis 600 dpi für die digitale Archivierung Ihrer Schriftstücke anwenden. Wählen Sie zusätzlich jenes Format aus, das Ihnen für die digitale Archivierung am besten zusagt (PDF, JPG, JPEG, PNG, TIFF, etc.)

Optional – Schritt 5. OCR/ICR-Technologie, Sortierung & Indizieren Ihrer Dokumente
Sie wollen nach der digitalen Archivierung Ihrer Dokumente nach Stichwörtern (in den Schriftstücken) suchen können? Da fügen wir für Ihre digitale Archivierung mit der OCR/ICR Technologie diese sehr praktische Funktion hinzu.

Schritt 6. Ihre Dokumente erhalten
Die digitale Archivierung ist abgeschlossen und Sie erhalten Ihre Dokumente in Datenform zurück. Sie können zwischen USB-Stick und DVD wählen, oder erhalten einen Link zu einem verschlüsselten Download. Haben Sie im Zuge der digitalen Archivierung auch bereits ein DMS, so können wir Ihre Daten sofort auf den Server senden.

Optional – Schritt 7. Rücktransport oder Vernichtung
Sie entscheiden was mit Ihren Unterlagen passiert. Entweder wir vernichten sie für Sie, oder transportieren sie sicher, nach der digitalen Archivierung, zurück zu Ihnen in Ihr Unternehmen.