Aktenvernichter – Die sichere Entsorgung von Unterlagen
Aktenvernichter sorgen für die sichere Zerstörung von Unterlagen mit vertraulichem Inhalt und können dabei helfen, den Datenschutz zu wahren. Zudem können die zerkleinerten Unterlagen platzsparender entsorgt werden. Vor der Vernichtung wichtiger Dokumente sollten Sie die Akten digitalisieren. Worauf bei der Auswahl und dem Kauf von Aktenvernichtern zu achten ist, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Aktenvernichter – Die wichtigsten Fragen & Antworten
Vor der Auswahl und dem Kauf eines Aktenvernichters stellen sich verschiedene Fragen. Erst durch die Antworten darauf kann sichergestellt werden, dass das jeweilige Modell passend für den individuellen Bedarf ist und eventuell bestehende gesetzliche Bedingungen erfüllt.
Hier finden Sie daher die häufigsten Fragen rund um die Aktenvernichter und hilfreiche Antworten darauf.
Nachdem Sie die Dokumente scannen und digitalisieren, stellen Sie sich die Frage welche Sicherheitsstufe Sie beim Aktenvernichter wählen sollen? Das ist abhängig von dem eigenen Bedarf. Bei dem privaten Einsatz und bei allgemeinen Schriftstücken – wie Werbepost, Broschüren oder privater Korrespondenz- reicht in der Regel eine geringere Sicherheitsstufe. Sicherheitsstufe 2 oder 3 werden häufig gewählt.
Bei persönlichen Daten, beispielsweise medizinische Akten, Bankinformationen oder sonstigen vertraulichen Angaben, sollte ein Aktenvernichter mit der Sicherheitsstufe 4 oder 5 gewählt werden.
Was der sogenannte Partikelschnitt bei einem Aktenvernichter bedeutet, lässt sich am einfachsten durch die Abgrenzung zum klassischen Streifenschnitt beschreiben. Der Streifenschnitt zerteilt die Papiere lediglich vertikal, sodass gleichmäßige, dünne Papierstreifen entstehen. Diese lassen sich vergleichsweise einfach wieder zusammensetzen.
Wenn Sie sehr vertrauliche Akten scannen und anschließend vernichten wollen, sollten Sie beim Aktenvernichter den Partikelschintt wählen. Beim Partikelschnitt wird vertikal, horizontal und diagonal geschnitten, wodurch deutlich kleinere „Partikel“ entstehen. Das Zusammensetzen geschredderter Dokumente gestaltet sich dadurch schwieriger und die Sicherheit fällt höher aus.
Generell sollten alle Dokumente geschreddert werden, auf denen sich persönliche Angaben finden. Dazu gehören unter anderem:
- Kontoauszüge und andere Bankdaten
- Rechnungen
- Vertragsunterlagen
- medizinische Akten und Unterlagen
- Buchungsbelege
- Kassenberichte und Kassenbons
- Steuerunterlagen
- Kreditdaten
- Lieferscheine
- Jahresabschlüsse und Jahresbilanzen
- Quittungen
- Inventarlisten
- Geschenknachweise
- Bürgschaften
- Prüfungsberichte
- Mahnbescheide
- Versicherungspolicen
Name, Anschrift oder persönliche Informationen können leider schnell und einfach zweckentfremdet und für unlautere Zwecke genutzt werden. Hierdurch ist es sinnvoll, entsprechende Dokumente so sicher wie möglich zu vernichten und das Risiko für einen Missbrauch zu reduzieren.
Die Kapazität der Aktenvernichter ist vor allem im beruflichen Bereich mit einem großen Papieraufkommen ein wichtiges Entscheidungskriterium für den Kauf. Im privaten Einsatz reichen geringe Kapazitäten meist aus. In Büros sollte aber wenigstens eine Kapazität beziehungsweise Geschwindigkeit von 50 Seiten pro Minute gegeben sein.
Im Prinzip spielen lediglich zwei Faktoren entscheidende Rollen. Dabei handelt es sich um die Sicherheit und die Kapazität oder Geschwindigkeit. Die Sicherheit beschreibt, wie klein die Papierschnitte der vernichteten Unterlagen am Ende sind. Die Größe ist in der EU nach DIN reguliert, sodass sie sehr einfach nachvollzogen werden kann.
Bei der Kapazität kann es sich um die Anzahl der aufnehmbaren Blätter handeln, um das Volumen des Auffangbehälters aber auch um die Geschwindigkeit, mit der Unterlagen vernichtet werden. Normalerweise wird für die letzte Form von Kapazität die Anzahl der Blätter pro Minute angegeben. Für den privaten Bereich und geringes Papieraufkommen reichen kleinere Geräte vollkommen aus. In einem großen Büro sollte es hingegen ein leistungsstarkes und schnelles Modell sein.
Dass keinerlei harte Fremdkörper in die Schneidemesser geraten dürfen. Dazu zählen beispielsweise Büroklammern und Heftklammern. Auch Finger, Haare, Krawatten und alles, was versehentlich eingezogen werden könnte, sollten Sie dringend von dem Gerät fernhalten.
Wie funktioniert ein Aktenvernichter?
Die Funktionsweise der Aktenvernichter ist vergleichsweise einfach und in wenigen Schritten erklärt:
- Das zu vernichtende Papier wird in den dafür vorgesehenen Schlitz eingeführt und von dem Gerät automatisch eingezogen.
- Die Unterlagen werden über Klingen geführt, die das Papier – abhängig von der Auslegung des Geräts – in Streifen oder kleinere Stücker zerteilen.
- Die Streifen, Stücke oder Partikel werden in einen Auffangbehälter, einen Beutel oder den Papierkorb ausgeworfen und hier gesammelt.
Moderne Modelle erkennen automatisch, wenn Unterlagen eingeführt werden und beginnen den Zerkleinerungsprozess selbstständig.
Die unterschiedlichen Schnitttypen beim Aktenvernichter
Aktenvernichter werden unter anderem danach unterschieden, welcher Schnitttyp vorliegt.
Streifenschnitt
Bei dem Streifenschnitt wird das Papier vertikal in gleichmäßig breite, parallel verlaufende Streifen zerteilt. Je nach Sicherheitsstufe dürfen die Streifen 12 bis lediglich 2 Millimeter breit sein. Aktenvernichter mit Streifenschnitt finden sich ausschließlich mit den Sicherheitsstufen 1 bis 3.
Partikelschnitt
Partikelschnitt ist lediglich eine andere Bezeichnung für den Kreuzschnitt. In der Praxis finden sich keine Unterschiede. Die Partikelgröße ist abhängig vom jeweiligen Modell.
Kreuzschnitt
Aktenvernichter mit Kreuzschnitt schneiden nicht nur in vertikaler Richtung, sondern auch horizontal oder diagonal. Daher entstehen kleinere Papierstücke, die an ein Puzzle erinnern können. Dieser Schnitttyp findet sich bei Modellen der Sicherheitsstufen 1 bis 5.
Mikroschnitt
Der Mikroschnitt ist eine Variante des Partikelschnitts, bei der Dokumente besonders fein im Kreuzschnitt zerkleinert werden. Hierdurch bieten sie ein sehr hohes Maß an Sicherheit und sind beispielsweise ideal für Arztpraxen und Behörden.
Die Sicherheitsstufen eines Aktenvernichters
Laut DIN 66399 wird die Ausrichtung der Aktenvernichter in fünf Stufen unterteilt:
Stufe 1
– ideal für allgemeines Schriftgut
– Streifenschnitt (maximal 12 Millimeter breit) und Partikelschnitt (maximal 1000 Millimeter Fläche) möglich
– geringe Kosten bei der Anschaffung
Stufe 2
– geeignet für internes aber nicht vertrauliches Schnittgut
– mit Streifenschnitt (maximal 6 Millimeter Streifenbreite) und Partikelschnitt (maximal 400 Millimeter Oberfläche) erhältlich
– Anschaffung vergleichsweise günstig
Stufe 3
– vertrauliches und/oder internes Schriftgut
– für Papier Streifenbreite maximal 2 Millimeter, Partikelfläche maximal 240 Quadratmillimeter
– auch für Kunststoff geeignet, wie beispielsweise Kreditkarten, Partikel nicht größer als 1 Quadramillimeter
Stufe 4
– auch für Kunststoff geeignet
– 30 Quadratmillimeter Partikelfläche bei Papier
– 0,5 Quadratmillimeter Partikelfläche bei Kunststoff, wie Kreditkarten
Stufe 5
– erfüllt maximale Sicherheitsanforderungen
– ausschließlich Partikelschnitt
– kommt in der Praxis selten zum Einsatz
Eine weitere, sechste Sicherheitsstufe existiert ebenfalls. Diese ist allerdings nicht genormt.
Der Aktenvernichtungsservice von ScanProfi
Eine Alternative zur Anschaffung eigener Aktenvernichter ist es, einen Aktenvernichtungsservice wie ScanProfi für die Aktenvernichtung zu nutzen. Die Unterlagen werden schlicht abgegeben und fachgerecht vernichtet sowie entsorgt. Diese Variante empfiehlt sich vor allem dann, wenn das Vernichten der Akten nur selten, dann aber in großem Umfang erforderlich ist. Zeit und Aufwand werden durch dieses Vorgehen in signifikantem Ausmaß eingespart.
Den richtigen Aktenvernichter finden
Um den richtigen Aktenvernichter zu finden, müssen nur wenige Punkte beachtet werden. Zu diesen gehören:
- Aktenvernichter-Sicherheitsstufe: Informieren Sie sich umfassend, welche Sicherheitsstufe im professionellen Bereich erforderlich ist. Abhängig ist das von der Art der Daten, die Sie vernichten müssen.
- Kapazität der Aktenvernichter: Je geringer die Kapazität und Geschwindigkeit, desto mehr Zeit und Aufwand muss für das Beseitigen der Unterlagen eingeplant werden. Bei einem hohen Aufkommen sind daher leistungsstarke und schnelle Geräte die bessere Wahl.
- Testergebnisse: Test, Vergleich und Kundenrezensionen für Aktenvernichter können Aufschluss darüber geben, welche Modelle geeignet sind und was sich schnell als Fehlkauf entpuppen könnte. Nutzen Sie diese online einfach zugänglichen Informationsquellen daher vor dem Kauf.
Zusammenfassung
Den richtigen Aktenvernichter für den eigenen Bedarf zu finden ist mit der entsprechenden Vorbereitung problemlos möglich. Wenn Sie sich weder mit den geltenden Bestimmungen noch mit der Auswahl befassen möchten und ohnehin nur selten Akten vernichten müssen, kann ein Aktenvernichtungsservice in Anspruch genommen werden.
Anderenfalls muss lediglich auf die Sicherheitsstufe und die Kapazität geachtet werden, um den passenden Aktenvernichter zu finden. Empfehlenswert ist es zudem, einen oder mehrere Aktenvernichter-Tests und -Vergleiche als Orientierung heranzuziehen. Auch Kundenrezensionen können hilfreich sein, um ein geeignetes Modell auszuwählen. Neigt das jeweilige Gerät zu Papierstaus? Wird die angegebene Geschwindigkeit nicht erreicht oder zeigen sich wiederholt andere Probleme? All diese in der Praxis relevanten Informationen lassen sich online vergleichsweise in Erfahrung bringen und können Fehlkäufen vorbeugen.
Beachten Sie in jedem Fall die für Sie notwendige Sicherheitsstufe und schätzen Sie die benötigte Kapazität so präzise wie möglich ein. Hierbei kann es helfen, für einen kurzen Zeitraum die zu vernichtenden Unterlagen zu zählen. Wie viele Blätter Papier müssen durchschnittlich pro Tag geschreddert werden? Nach einer Woche oder nach einem Monat angesammelter Dokumente lässt sich diese Frage recht einfach beantworten und damit auch der zeitliche Aufwand am Aktenvernichter besser einschätzen.