Aufbewahrungsfrist Steuerunterlagen – Alles zum Thema!

Mit den Jahren sammeln sich viele Belege und Schriftstücke an. Irgendwann ist in den Aktenordnern kein Platz mehr und dekorativ sehen die ganzen Unterlagen ebenfalls nicht aus. Doch was ist bei den Aufbewahrungsfristen der Steuerunterlagen zu beachten?

Aufbewahrungsfrist Steuerunterlagen – die wichtigsten Fragen

Aufbewahrungsfrist Steuerunterlagen – Erklärung

Die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen ist gesetzlich geregelt. Bestimmte Geschäftsunterlagen zu bereits abgeschlossenen Vorgängen müssen für handels- oder steuerrechtliche Zwecke über teilweise sehr unterschiedliche Zeiträume gelagert werden.
Dabei ist zu beachten:

• Alle relevanten Unterlagen müssen in geordneter Form (alphabetisch oder numerisch) aufbewahrt werden.
• Einzelnen Dokumente müssen sicher und geschützt gelagert werden. Zudem müssen sie, um die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen hinweg zu gewährleistet, alle Unterlagen lesbar bleiben.
• Behörden müssen während der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen jederzeit Zugriff und Einsicht haben können.
• Die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen muss in Deutschland wahrgenommen werden.

Sind Dokumente, die unter die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen fallen, im Ausland eingelagert, muss ein entsprechender Antrag gestellt werden. Dem Finanzamt müssen Sie dabei den Standort der Unterlagen mitteilen und auch hier sicherstellen, dass der Zugriff auf die Daten jederzeit erfolgen kann.

Doch für welche Papiere gilt eigentlich die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen? Das hat der Gesetzgeber in § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) und § 147 der Abgabeordnung (AO) geregelt. Unter Punkt 5 heißt es, die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen gelte für alle „Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.“ Alle, die per Gesetz zur Buchführung verpflichtet sind, müssen dem Folge leisten. So wird gewährleistet, dass auch bereits abgeschlossene Geschäftsvorgänge nachvollziehbar bleiben.

Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen – wann beginnt und endet sie?

Eine Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in eine Bilanz erfolgte oder der Geschäftsbrief empfangen wurde. Beispiel: Ein Unternehmer hat seinen Jahresabschluss für das Wirtschaftsjahr 2016 im November 2017 fertiggestellt. Die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen beginnt mit dem Jahresende 2017 und endet am 31. Dezember 2027 um 24 Uhr.

Verlängern der Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen – nur in Ausnahmefällen!

In Einzelfällen kann es immer wieder einmal vorkommen, dass die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen verlängert wird. Zum Beispiel, wenn die vorhandenen Dokumente relevant für Steuern sind, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Ist die abgelaufen, kann keine Änderung der Steuerfestsetzung mehr erfolgen. Kommt ein Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine verspätete Abgabe der Steuererklärung, wird das als „gehemmte“ Festsetzungsfrist bezeichnet. Eine verlängerte Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen greift in diesen Fällen:

• Ermittlungen seitens der Steuerbehörde
• vorläufige Steuerfestsetzung
• noch schwebendes Verfahren
• Außenprüfung

Eine verlängerte Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen gilt auch dann, wenn ein schwebendes Verfahren gegen einen Geschäftspartner läuft. Ist zum Beispiel ein Lieferant von einer Steuerprüfung betroffen, läuft die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bei seinen Kunden weiter.

Was passiert bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen?

Eine Verletzung der Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen ist kein Kavaliersdelikt. Privatpersonen kommen mit einem Bußgeld von 500 Euro zwar vergleichsweise glimpflich weg, doch Freiberufler und Selbständige kann die zu erwartende Strafe in den finanziellen Ruin treiben. Wurde gegen die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen verstoßen, kann das eine Geldstrafe von bis zu 50.000 Euro nach sich ziehen. Das Finanzamt kann zudem die Besteuerungsgrundlage schätzen, was meist zu einer sehr hohen Forderung führt. Wurde deutlich gegen die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen verstoßen und es kommt dadurch zu Steuerhinterziehung oder einer Insolvenzstraftat, droht im schlimmsten Fall sogar eine Freiheitsstrafe.

Aufbewahrungsfrist Steuerunterlagen – das müssen Privatpersonen vorlegen

Geht es um die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen, stellt sich immer wieder die Frage, was eigentlich genau dazu gehört. Als Privatperson sind folgende Informationen und Dokumente wichtig:

• Ihre Steueridentifikationsnummer
• Ihre Bankverbindung
• der Ausdruck Ihrer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung

Daneben sind Rechnungen, Quittungen und Bescheinigungen aus ganz verschiedenen Lebensbereichen von der Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen für Ihre nächste Steuererklärung betroffen:

• Steuerunterlagen rund um den Beruf wie Fahrtkosten, Arbeitszimmer, Arbeitskleidung, Telefon, Internet, Gewerkschaftsbeiträge, Elterngeld- und Mutterschaftsgeld, Kosten für eine doppelte Haushaltsführung
• Belege zu Versicherungen, Riesterrente und privater Altersvorsorge
• Handwerkerrechnungen, haushaltsnahe Dienstleistungen
• Aufwand für Pflege, Kinderbetreuung, Unterhaltszahlungen
• Beerdigungskosten
• Kosten rund um die Gesundheit wie Krankenhausrechnungen, Zuzahlungen zu Brillen oder verordneten Medikamenten
• Spendenquittungen und Mitgliedsbeiträge
• Steuerberatungskosten
• Bescheinigungen über Zinsabschläge und Kapitalertragssteuer
• Nachweis über Ehrenämter

Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen – das müssen Freiberufler vorlegen

Nach §§ 257, 261 HGB trifft die Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen den Inhaber eines Einzelunternehmens, aber auch Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften. Die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen gemäß § 147 i. V. m. §§ 140 ff. AO trifft auch alle, die nicht im Handelsregister eingetragen sind sowie Freiberufler.

Was passiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Steuerunterlagen mit den Dokumenten?

Zehn und sechs Jahre sind eine lange Zeit, in der viel Papier und noch mehr sensible Daten zusammenkommen. Freiberufler sollten daher Wert auf eine professionelle Aktenvernichtung legen, wie sie von ScanProfi gemäß den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes angeboten wird.

Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen – das müssen Unternehmen vorlegen

Bei Unternehmen kommen aufgrund des größeren Auftragsvolumens noch mehr Dokumente zusammen, weshalb sich hier nach Ende der Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen die Zusammenarbeit mit einer Firma wie ScanProfi anbietet, die gemäß der gesetzlichen Richtlinien die Aktenvernichtung übernimmt. Doch welche Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen ist bei den verschiedenen Dokumenten zu beachten, damit nichts zu früh weggeworfen wird?

Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen – so müssen Dokumente aufbewahrt werden

Aufbewahrung im Original: Sie können alle Unterlagen klassisch in Ordnern aufbewahren, was jedoch bei Thermopapier das Risiko des Verblassens mit sich bringt. Damit innerhalb der Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen alles überprüfbar bleibt, müssen die Dokumente geordnet sein.
Aufbewahrung als Scan: Als praktisch und platzsparend hat sich die Übertragung der Dokumente auf Speichermedien herausgestellt. Wenn Sie Ihr Unternehmen diesbezüglich neu organisieren wollen, können Sie ebenso wie bei der Aktenvernichtung auch bei der Archivierung auf die mit dem Bundesdatenschutzgesetz konformen Dienstleistungen von ScanProfi zurückgreifen – so haben Sie alles rund um die Aufbewahrungsfrist von Steuerunterlagen in einem Rundum-sorglos-Paket organisiert!