Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen – Die Übersicht
Sowohl das Handelsrecht als auch das Steuerrecht verpflichtet Sie, festgelegte Aufbewahrungsfristen unterschiedlicher Geschäftsunterlagen zu beachten. Dabei sind die beiden Zeiträume, sechs und zehn Jahre, durch die Art der Unterlagen bestimmt. Ihre Aufbewahrungsfristen der Geschäftsunterlagen beginnen jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang datiert ist.
Aufbewahrungsfristen Geschäftsunterlagen – Die wichtigsten Fragen
Begleitpapiere aus dem Warenverkehr müssen Sie zehn Jahre aufbewahren, wenn Sie diese als Buchungsbeleg nutzen. Sollte eine inhaltsgleiche Rechnung folgen, dürfen Sie seit 2017 die Aufbewahrungsfristen dieser Geschäftsunterlagen ignorieren und den entsprechenden Lieferschein sofort entsorgen.
Für diese grundlegenden kaufmännischen Aufzeichnungen müssen Sie die Aufbewahrungsfristen derartiger Geschäftsunterlagen von zehn Jahren einhalten.
Ihre Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen schreiben für Rechnungen zehn Jahre vor. Sie müssen die Originale geschützt vor Feuer, Nässe und Wasser so aufbewahren, dass die Beschriftung nicht verbleicht.
Für Buchungsbelege gelten als Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen zehn Jahre. Sie müssen nur einen Buchungsbeleg pro Vorgang aufheben.
Seit 2009 müssen Sie Ausfuhren in digitaler Form mittels des Onlineverfahrens Atlas abwickeln. Die obligatorische und zertifizierte Zugriffssoftware enthält Archivier- und Dokumentationsfunktionen. Aufbewahrungsfristen Ihrer Geschäftsunterlagen auch in dieser digitalen Form betragen zehn Jahre.
Bei den Aufbewahrungsfristen besonderer Geschäftsunterlagen wie Verträgen müssen Sie beachten, dass die zehnjährige Frist erst mit Ablauf des Vertrags beginnt. Typische Beispiele sind Arbeits-, Miet- und Sozialversicherungsverträge.
Einzelne Behörden können Ihnen erleichterte und verkürzte Aufbewahrungsfristen der Geschäftsunterlagen einräumen. Sie müssen allerdings darauf achten, ob die eingeschränkten Aufbewahrungsfristen angegebener Geschäftsunterlagen interdisziplinär auch für andere Behörden und gesetzliche Regelungen gültig ist.
Aufbewahrungsfristen Geschäftsunterlagen – Erklärung
Die für Sie gültigen und rechtsverbindlichen Aufbewahrungsfristen unterschiedlicher Geschäftsunterlagen ergeben sich aus mehreren Rechtsbereichen, wobei zwei bei der Mehrzahl der Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagenausschlaggebend sind:
- Das Handelsrecht nach dem Handelsgesetzbuch (HGB)
- Das Steuerrecht mit der darin integrierten Abgabenordnung (AO)
Andere Rechtsbereiche, die zusätzlich Einfluss auf Ihre Aufbewahrungsfristen einiger Geschäftsunterlagen ausüben, sind beispielsweise:
- Die Arbeitsrechtsprechung
- Das Haftungsrecht für Produkte und Dienstleistungen
- Die Sozialgesetzgebung
Generell beabsichtigt der Gesetzgeber, mit den Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen verwaltungstechnischen Zeitaufwand durch das Aufbewahren aller relevanten Informationen zu vermeiden. Als weiteres wichtiges Argument gelten rechtsrelevante Fragen. Ihre Aufbewahrungsfristen der Geschäftsunterlagen lassen auch zu späteren Zeitpunkten rechtliche Auseinandersetzungen und Gerichtsverfahren bei voller Vorgangsdokumentation zu.
Die Aufbewahrungsfristen Ihrer Geschäftsunterlagen helfen vor allem Ihnen selber, um jederzeit belegbare Nachvollziehbarkeit Ihrer geschäftlichen Aktivitäten zu gewährleisten. Typische Beispiele für später anstehenden und auflaufenden Bedarf sind:
- Fehlerhafte Veranlagungen (Abgaben und Steuern)
- Fristversäumnisse (angeblich oder tatsächlich)
- Nachforderungen (fiskalisch oder sachlich)
- Reklamationen und Gewährleistungsansprüche
Nicht zuletzt können Ihnen die Aufbewahrungsfristen einiger Geschäftsunterlagen helfen, für Neukunden Angebote und Kalkulationen zu erstellen, die sich auf Erfahrungen aus bereits getätigten Geschäftsvorgängen stützen.
In früheren Zeiten haben sich Ihre Aufbewahrungsfristen dieser Geschäftsunterlagen fast ausschließlich auf Papierform ausgewirkt. Ablagen in Ordnern und Heftern waren die Regel. Einzige Ausnahmen waren Übertragungswege via Telex und Telefax und in den Frühtagen der elektronischen Datenverarbeitung Magnetbänder und Datenspeicherung auf Disketten, Floppys und Kassetten.
Mit dem Entwickeln der digitalen Kommunikation haben sich die Aufbewahrungsfristen der Geschäftsunterlagen auf unterschiedliche Medien und „Darreichungsformen“ verteilt. Dem Gesetzgeber ist es dabei erst einmal egal, auf welchem Medium Ihre Unterlagen sicher und nachhaltig gespeichert sind.
Einzelne spezielle Untervorschriften regelten schon mit dem auf Thermopapier ausgedruckten Telefax. Die Aufbewahrungsfristen besonderer Geschäftsunterlagen wie diesen leicht und schnell ausbleichenden Ausdrucken konnten nur durch eine Sicherheitskopie gewährleistet werden.
Die Aufbewahrungsfristen angegebener Geschäftsunterlagen folgen dem Leitgedanken, Authentizität, Beschädigungsfreiheit, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Diesem Grundsatz für die Aufbewahrungsfristen derartiger Geschäftsunterlagen müssen Sie für alle analogen und digitalen Formen folgen. Rein elektronische Vorgänge können abgebildet und optisch aufbereitet, dupliziert und kopiert werden. In den Aufbewahrungsfristen Ihrer Geschäftsunterlagen müssen Sie allerdings für eine belegbare Vorgangsdokumentation sorgen.
Aufbewahrungsfristen Geschäftsunterlagen – Überblick der Fristen
Ihre Aufbewahrungsfristen unterschiedlicher Geschäftsunterlagen sind exakt definiert, wobei das Handelsgesetzbuch und die steuerliche Abgabenordnung die Grundlage bilden. In folgender Tabelle finden Sie die häufigsten und wichtigsten Aufbewahrungsfristen Ihrer Geschäftsunterlagen.
Wenn sechsjährige Fristen ausgewiesen sind, setzt das immer voraus, dass die Aufbewahrungsfristen derartiger Geschäftsunterlagen sich nicht auf für Buchungen genutzte Dokumente und Unterlagen bezieht. Buchungsrelevanz erhöht die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen in jedem Fall auf zehn Jahre.
| Geschäftsunterlagen | Aufbewahrungsfristen |
| Abrechnungen allgemein | 10 |
| Abtretungen | 6 |
| Änderungen in der IT | 10 |
| Anhänge mit Bilanzrelevanz | 10 |
| Angenommene Angebote | 6 |
| Anträge von Arbeitnehmern | 10 |
| Arbeitsdirektiven | 10 |
| Aufgezeichnete Vorgänge | 10 |
| Ausgangsrechnungen | 10 |
| Bank- und Kontoauszüge | 10 |
| Abgelaufene Bürgschaft | 10 |
| Alle Buchungsbelege | 10 |
| Betriebskostenabrechnungen | 10 |
| Bilanz | 10 |
| Digital & analoge Datensätze | 10 |
| Eingangsrechnungen | 10 |
| Essen- & Fahrkostenabrechnungen | 10 |
| Frachtpapiere | 6 |
| Gehalts- & Lohnlisten | 10 |
| Gerichts- & Prozessakten | 10 |
| Geschäftkorrespondenz | 6 |
| Geschäftsberichte | 10 |
| Handelsregisterauszug | 10 |
| Kassenbücher & Zettel | 10 |
| Kreditunterlagen nach Ablauf | 6 |
| Lieferscheine mit identischer Folgerechnung | keine Frist |
| Lieferscheine ohne identische Folgerechnung | 10 |
| Mahnunterlagen aller Art | 6 |
| Preisangaben & Listen | 6 |
| Quittungen | 10 |
| Besteuerungs- & Steuerunterlagen | 10 |
| Versicherungspolicen nach Ablauf | 10 |
| Zollunterlagen | 10 |
Aufbewahrungsfristen Geschäftsunterlagen – Archivieren
Ergänzend zu den Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen sind Ihnen formale Ansprüche vorgegeben. Im Mittelpunkt steht das Original der Unterlagen, was sich auch auf Ihre elektronisch erhaltenen und ausgehenden Vorgänge bezieht. Drei Belegtypen nehmen dabei die Aufbewahrungsfristen besonderer Geschäftsunterlagen und deren Umsetzung ein:
- Eröffnungs- und Jahresbilanzen beziehungsweise Abschlüsse.
- Physische Rechnungen und elektronisch übermittelte Rechnungen. Für digital erstellte Rechnung gilt neben den Grundsätzen zur Lesbarkeit Ihre Verpflichtung, die Vorgänge durch innerbetriebliche Maßnahmen so zu dokumentieren, dass Prüfer die Relevanz zu den betroffenen Vorgängen herstellen können.
- Handels- und Geschäftskorrespondenz muss in jeder Wiedergabeform mit dem Original übereinstimmen.
Alle weiteren Unterlagen, die Sie nach der Regelung der Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen vorhalten müssen, müssen inhaltlich mit dem Original übereinstimmen. Eine erweiterte Regelung für digitale Medien verpflichtet Sie, innerhalb der Aufbewahrungsfristen dieser Geschäftsunterlagen eine maschinenfähige Erfassung zu ermöglichen. Ein klassisches Beispiel für die Beschränkung und Ihre erweiterte Dokumentationspflicht sind digital erhaltene und versendete Faxe. Neben dem Ausdrucken müssen Sie zur Einhaltung der Aufbewahrungsfristen angegebener Geschäftsunterlagen auch die technischen Daten im digitalen Log berücksichtigen.
Rechnungen und hier insbesondere den digital übermittelten kommt bezüglich der Aufbewahrungsfristen derartiger Geschäftsunterlagen eine herausragende Rolle zu. Sie müssen während der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen der Geschäftsunterlagen über zwei Wege die Akzeptanz und Relevanz seitens der Behörden sichern:
- Rechtsverbindliche elektronische Signaturen als Äquivalent der Unterschrift auf analogen Originalen
- Ein elektronisches Datenaustauschsystem, das Authentizität und Unveränderlichkeit der Rechnungen beweist
Natürlich bietet sich Ihnen an, Ihre Aufbewahrungsfristen angegebener Geschäftsunterlagen mittels digitaler Erfassung und Archivierung zu vereinfachen und gegebenenfalls Platz- und Raumbedarf in erheblichem Maß zu reduzieren. Während Sie die Aufbewahrungsfristen einiger Geschäftsunterlagen, die sowieso im digitalen Original vorliegen, mit den entsprechenden Vorgaben direkt digital ablegen können, können Sie auch analoge Vorlagen digitalisieren.
Von Rechts wegen werden die digitalisierten Vorgänge als bildliche Wiedergaben definiert. So lassen sich auch die Aufbewahrungsfristen unterschiedlicher Geschäftsunterlagen rechtssicher einhalten. Um die Beweiskraft zu sichern, müssen Sie einige Vorgaben erfüllen, die vor allem technische Angaben beinhalten. Die meisten Aufbewahrungsfristen Ihrer Geschäftsunterlagen, die analoge Vorlagen betreffen, können mittels Scannen digitalisiert werden. Folgende organisatorische Nachweise müssen diese Abbilder enthalten:
| - Bevollmächtigte und zuständige Personen, die scannen dürfen | - Qualitätssicherung bezüglich Lesefähigkeit |
| - Zeitangabe des Scanvorgangs mit Datum und Uhrzeit | - Protokolle über eventuelle und mögliche technische Störungen |
| - Beschreibung der Scanobjekte | - Zugriffsmöglichkeit externer Prüfungsberechtigter wie dem Finanzamt |
| - Belegte Authenzität und unveränderte Abbildung |
Theoretisch dürfen Sie von allen, unter diesen Regeln, digitalisierten Dokumenten die Originale entsorgen. In der Praxis sollten Sie die Aufbewahrungsfristen besonderer Geschäftsunterlagen wie Rechnungen für den Vorsteuerabzug und Vollmachten sicherheitshalber als Original eingelagert lassen. Mit dem digitalisierten Abbild haben Sie den vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen Ihrer Geschäftsunterlagen Genüge geleistet. In Streitfällen können immer noch bestehende Originale die Rechtsprechung zu Ihren Gunsten beeinflussen.
Wenn die Digitalisierung nach Prüfung des Finanzamts Ihre ordnungsgemäße Steuerveranlagung beeinträchtigen und verfälschen könnte, darf sie digitales Archivieren einschränken.
Aufbewahrungsfristen Geschäftsunterlagen – Folgen bei Verstößen
Zu Ihren Pflichten als Kauffrau oder Kaufmann gehört jede Beweisführung, die in Ihrem Unternehmen zu steuerentlastenden Vorgängen führen. Wenn Sie die Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen inhaltlich oder zeitlich nicht im geforderten Rahmen einhalten und gewährleisten, können Behörden zur Schätzung als Ersatzermittlung greifen.
Dafür nutzen Sie statistische und theoretische Daten, die beispielsweise Branchendurchschnitte oder Erfahrungswerte zugrunde legen. In den meisten Fällen führen Verstöße gegen die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen zu einer höheren Besteuerung als mit entsprechender Belegbeweiskraft.
Neben der Steuerbehörde können auch andere Institutionen und Körperschaften mit Forderung an Sie herantreten. Pflichtbeiträge für Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer oder Innung und Berufsgenossenschaften zählen zu den Kostenstellen, deren angemessene und rechtmäßige Höhe durch die komplett und korrekt eingehaltenen Aufbewahrungsfristen Ihrer Geschäftsunterlagen belegbar ist.
Die Aufbewahrungsfristen der Geschäftsunterlagen gehen eng einher mit Ihrer Verpflichtung zur Buchführung im formal zugelassenen Rahmen. Unregelmäßigkeiten können Finanzbehörden dazu veranlassen, Straftatbeständen wie verschleppten Insolvenzen und die Unterdrückung von Urkunden zu verfolgen.
In der Abgabenordnung finden sich mehrere Paragrafen, die bei Verletzung Ihrer Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen zu Ordnungswidrigkeits- und Steuerstrafrechtsverfahren führen. Je nach Rechtsform Ihres Unternehmens können weitere Ansprüche aus Ihrem Gesellschaftsstatus entstehen, die zivil- und strafrechtliche Relevanz besitzen.