Outsourcing – Erklärung & Vor- und Nachteile
Outsourcing ist eine effektive Methode, mit der Unternehmen fehlende Expertise, Personallücken oder räumliche Defizite ausgleichen können. Wenn Outsourcing richtig eingesetzt wird, kann es wesentlich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen und ihm Wettbewerbsvorteile verschaffen. In diesem Artikel erfahren Sie alles rund um das Thema Outsourcing.
Outsourcing – Die wichtigsten Fragen & Antworten
Beim Outsourcing schließen zwei Unternehmen einen Vertrag über bestimmte Aufgaben, Prozesse oder Unternehmensbereiche, die der Auftragnehmer vom Auftraggeber übernimmt und für ihn ausführt.
Die Rechtsabteilung kann outgesourct werden, ebenso wie die Kundenbetreuung, die Softwareentwicklung, das Webdesign, die Produktion, die IT-Abteilung oder die Digitalisierung von Akten.
Durch Outsourcing sollen unter anderem Kosten gesenkt, das Fehlen von Fachwissen überbrückt und ein Wettbewerbsvorteil erreicht werden.
Zuerst muss eine Wirtschaftlichkeitsrechnung nach objektiven Kriterien durchgeführt werden. Dadurch stellen Sie sicher, dass sich die Inanspruchnahme einer Drittfirma wirtschaftlich wirklich lohnt. Anschließend müssen die zu übertragenden Aufgaben und Kompetenzen genau definiert werden und es muss ein Vertrag inklusive Schadensersatzklausel aufgesetzt werden.
Outsourcing – Erklärung
Outsourcing bedeutet, dass die wertschöpfenden Aktivitäten Ihres Unternehmens an einen oder mehrere externe Zulieferer bzw. Dienstleister ausgelagert werden. Aufgaben, die bisher intern in Ihrem Unternehmen erbracht wurden, werden also an firmenfremde Anbieter vergeben. Ein Vertrag regelt hierbei, um welche Aktivitäten es sich konkret handelt und wie lange die Leistung erbracht werden soll. Dabei ist zu beachten, dass ausschließlich sekundäre Funktionen outgesourct werden, also solche Funktionen, die keine Schlüsselkompetenzen beinhalten. Andernfalls könnte Ihr Unternehmen im Falle eines Konflikts mit dem Vertragspartner, der die outgesourcten Aktivitäten bearbeitet, in eine unvorteilhafte Verhandlungslage geraten.
Outsourcing wurde bereits in den 1960er Jahren im herstellenden Gewerbe genutzt, um von den niedrigen Löhnen im asiatischen Raum zu profitieren und die Produktionsausgaben zu reduzieren. In den 1980er Jahren setzte die US-amerikanische Firma General Motors Outsourcing als Strategie ein, um Kosten zu senken. Im Laufe der folgenden Jahre wurde Outsourcing immer populärer, hat sich in den 1990ern in den USA als Business-Strategie etabliert und wird inzwischen weltweit in nahezu allen Branchen angewendet.
Gründe für Outsourcing
Ein wichtiger Grund für Outsourcing die Einsparung von Kosten und Zeit. Wenn in Ihrem Unternehmen spezielle Fachkenntnisse fehlen, die für die Abwicklung der Geschäftsprozesse erforderlich ist, beispielsweise Kenntnisse im Bereich der Buchhaltung, des Steuerrechts oder des Marketings, so könnte Ihr Unternehmen diese Fachkenntnisse zwar einkaufen, indem es eine entsprechende Abteilung eröffnet und die benötigten Mitarbeiter einstellt, die das Fachwissen mitbringen. Diese Vorgehensweise wäre jedoch mit hohen Kosten und einem nicht zu unterschätzenden Zeitaufwand verbunden. Deutlich günstiger und schneller ist es daher, wenn Sie einen externen Dienstleister mit der Buchhaltung, der Steuererklärung oder dem Marketing beauftragen.
Andere Gründe sind beispielsweise das Ziel, eine bessere Performance zu erreichen, oder die Kräfte Ihres Unternehmens auf seine Kernkompetenzen zu bündeln. Mit Outsourcing kann Ihr Unternehmen auch schneller auf Veränderungen am Markt reagieren, wie zum Beispiel einer gestiegenen Nachfrage nach Produkt A bei einer gesunkenen Nachfrage nach Produkt B. Wenn unvorhergesehen ein großer Arbeitsaufwand anfällt, weil beispielsweise ganze Jahrgänge von Akten digitalisiert werden müssen, kann Ihr Unternehmen durch die Auslagerung dieser Aufgabe viel Zeit und Geld sparen. Die Nutzung der Expertenkenntnisse, die Fremdfirmen anbieten, kann auch dazu führen, dass ein höherer Unternehmensgewinn erzielt wird.
Formen von Outsourcing
Es gibt unterschiedliche Formen, wie unternehmensinterne Prozesse und Arbeitsabläufe ausgelagert werden können.
Unternehmensinterne Auslagerung
Bei dieser Form werden Aufgaben zwischen verschiedenen Betrieben eines Konzerns neu verteilt. Hierfür kann zum Beispiel ein neues Unternehmen gegründet werden. Es ist auch möglich, dass Mitarbeiter innerhalb eines Konzerns in Form von Leiharbeit einem anderen konzerneigenen Betrieb überlassen werden.
Unternehmensexterne Auslagerung
Dies ist der typische Fall, an den die meisten Menschen denken, wenn sie den Begriff „Outsourcing“ hören. Die wertschöpfenden Tätigkeiten werden dabei an eine oder mehrere Fremdfirmen ausgelagert.
Outtasking
Bei dieser Form werden einzelne Arbeitsschritte an einen externen Anbieter ausgelagert. Beispielsweise können damit Aufgaben aus den Bereichen der Datenverarbeitung, der Übersetzung, des Webdesigns, der Digitalisierung von Akten und Scanvorgänge an einen Dienstleister abgegeben werden.
Comprehensive Outsourcing
Hierbei werden komplette Bereiche eines Unternehmens an einen Anbieter ausgegliedert, wodurch zum Beispiel Wissensdefizite oder unzureichende technische Ausrüstung ausgeglichen werden können. Ein häufig anzutreffendes Beispiel ist ein Unternehmen, das keine eigene IT-Abteilung hat, sondern für den Aufbau und die Wartung der IT-Infrastruktur einen spezialisierten Anbieter nutzt. Der gesamte Bereich der EDV wird also ausgelagert.
Business Process Outsourcing (BPO)
Wenn ein kompletter Prozess eines Unternehmens an eine Fremdfirma ausgelagert wird, spricht man von Business Process Outsourcing. Beispielsweise kann ein Unternehmen den Prozess der Personalakquise an eine hierauf spezialisierte Firma outsourcen und sich damit den zeitaufwändigen Prozess der Suche nach Bewerbern erleichtern.
Knowledge Process Outsourcing (KPO)
Wie es der Name schon vermuten lässt, geht es bei dieser Form um hochspezialisierte Aufgaben, für die Expertenkenntnisse in einem bestimmten Bereich erforderlich sind. Die hochqualifizierten Mitarbeiter haben eine langjährige Ausbildung sowie umfassende Berufserfahrung vorzuweisen und sind entsprechend gefragt. Unter anderem kann Ihr Unternehmen für rechtliche Beratung und Vertretung, Dienstleistungen im Bereich der Medizin oder für Marktforschungsprojekte auf KPO zurückgreifen.
Vor- und Nachteile des Outsourcings
| Vorteile | Nachteile |
| Niedrigere Kosten für die Arbeitskräfte | Missverständnisse zwischen Unternehmen und Fremdfirma, die hohe Kosten verursachen |
| Keine eigenen Investitionen nötig, z. B. für Hardware | Entstehung von Folgekosten, die nicht eingeplant waren |
| Wegfall von Mietkosten für Serverräume | Geringe bis keine Kontrolle über die Datenpflege |
| Wegfall von Kosten für die Hardwarewartung | Umstrukturierungen in der Fremdfirma können unvorhersehbare negative Auswirkungen haben |
| Keine Entstehung von Folgekosten für die Aufrüstung der Hardware | Know-How und Daten können von der Fremdfirma übernommen werden |
| Keine Kosten für Schulungen der Mitarbeiter | Mögliche Abhängigkeit von der Fremdfirma |
Zusammenfassung
Outsourcing ist in vielen Situationen ein hilfreiches Werkzeug, um die Rentabilität und Flexibilität Ihres Unternehmens und der Unternehmensprozesse zu optimieren. Bereits das Auslagern einzelner Arbeitsschritte und Aufgaben, wie dem Scannen größerer Datenmengen, kann Ihrem Unternehmen einen deutlichen Zeitgewinn verschaffen. Ihre Mitarbeiter können sich dadurch auf das Kerngeschäft konzentrieren, was Ihnen einen klaren Wettbewerbsvorteil einbringt.
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