Was ist RPA (Robotic Process Automation)?
In jedem Unternehmen gibt es Aufgaben und Arbeitsabläufe, die sich oft wiederholen und Mitarbeiter:innen unnötig belasten. Viel dieser Prozesse könne automatisiert und digitalisiert werden. Dadurch werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet und können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren. Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht die Automatisierung und effiziente Erledigung verschiedener Aufgaben in Unternehmen.
RPA – Die wichtigsten Fragen & Antworten
Robotic Process Automation arbeitet regelbasiert und nutzt rein virtuelle, softwarebasierte Bots, um Vorgänge zu automatisieren. Für die Prozessabläufe werden beispielsweise Flussdiagramme erstellt, auf deren Grundlage die Bots automatisch und ohne weiteren menschlichen Eingriff die vorgegebene Aufgabe abarbeiten.
Robotic Process Automation kann in praktisch jedem Unternehmen in jeder Branche eingesetzt werden, um Geschäftsprozesse zu optimieren und Mitarbeiter von monotonen, wiederkehrenden Aufgaben zu entlasten.
Ein RPA Bot ist ein Software-Roboter, der das Verhalten eines menschlichen Nutzers nachahmt, um bestimmte automatisiert Aufgaben zu erledigen. Ein Software-Bot kann zum Beispiel Daten kopieren und einfügen, E-Mails verschicken oder Berechnungen durchführen.
Nein. RPA ist nicht das Gleiche wie KI. Robotic Process Automation nutzt aber KI beispielsweise in Form von maschinellen Lernmodellen, natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) und Zeichen- und Bilderkennung, um Prozesse zu optimieren.
RPA – Erklärung
Robotic Process Automation (RPA) ist eine Softwaretechnologie, die die Entwicklung, Bereitstellung und Verwaltung von Software-Robotern vereinfacht. Diese Software-Roboter können menschliche Handlungen bei der Interaktion mit digitalen Systemen und Software nachahmen. RPA dient dazu, eine große Anzahl sich wiederholender und regelbasierter Aufgaben zu automatisieren. Software-Roboter verstehen, was auf einem Bildschirm angezeigt wird, sie können Eingaben vornehmen, in Systemen navigieren, Daten identifizieren und extrahieren. RPA-Bots können eine Vielzahl von definierten Aufgaben, Transaktionen und Prozessen über Softwaresysteme hinweg selbstständig ausführen. Seit Anfang der 2000er-Jahre etabliert sich die Robotic Process Automation-Technologie in immer mehr Unternehmen und Branchen. Die Technologie basiert im Wesentlichen auf künstlicher Intelligenz (KI), Screen Scraping und Workflow-Automatisierung.
Screen Scraping Software war die erste Technologie, die eine Brücke zwischen neueren Systemen und inkompatiblen Altsystemen schlug. Screen Scraping Software kann die auf Computerbildschirmen angezeigten Inhalte lesen und verarbeiten.
Der Begriff „Workflow-Automatisierungs- und Management-Tools“ wurde erstmals 1920 eingeführt und in den 1990er Jahren populärer. Dank der Fähigkeit, Daten auf der Grundlage bestimmter Interessengebiete zu verarbeiten, macht diese Art von Software die manuelle Dateneingabe überflüssig und erhöht die Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit unterschiedlichster Arbeitsabläufe in Unternehmen.
Künstliche Intelligenz (KI) bezieht sich im Allgemeinen auf die Fähigkeit von Computersystemen, Aufgaben auszuführen, die normalerweise menschliches Eingreifen und Verstand erfordern würden. KI bietet in Bezug auf die Präzision und den Ersatz von manueller Arbeit viele Möglichkeiten. Robotic Process Automation ist eine Kombination aus diesen verschiedenen Technologien, die genutzt werden, um wiederkehrende Arbeiten zu erledigen und Geschäftsprozesse zu optimieren.
Unterschied zur traditionellen Prozessautomatisierung
Robotic Process Automation unterscheidet sich in einigen wesentlichen Punkten von der traditionellen Prozessautomatisierung. Wichtige Unterschiede sind:
| RPA | Traditionelle Automatisierung |
| für RPA sind keine Änderungen an bestehenden Systemen oder der IT-Infrastruktur erforderlich | Anpassungen an der bestehenden IT-Infrastruktur sind meist notwendig |
| einfach Automatisierung sich wiederholender, regelbasierter Aufgaben | nur Ausführung von vordefinierten programmatischen Anweisungen |
| ahmt menschliche Handlungen nach, um Aufgaben zu erledigen | kann menschliche Handlungen nicht imitieren |
| einfache und schnelle Implementierung der RPA Technologie | Implementierung kann mehrere Monate dauern. |
| einfache Anpassung an die Anforderungen eines bestimmten Nutzers | für die individuelle Anpassung sind Programmänderungen erforderlich |
Bei der traditionellen Prozessoptimierung erfordern Tests und Machbarkeitsstudien sehr viel Zeit, bevor eine Anwendung implementiert werden kann. Mit Robotic Process Automation können die Benutzer relativ einfach die Arbeit Hunderten oder sogar Tausenden virtuellen Maschinen zuweisen. Insgesamt ist Robotic Process Automation die effizientere Option, da sofort Verbesserungen ohne eine Neuprogrammierung vorgenommen werden können. Mithilfe von RPA können Benutzer aufgrund der Einfachheit jeden Geschäftsablauf ohne großen Aufwand optimieren und effizienter gestalten.
Die zwei Arten der Prozessautomation: vollautomatisiert und teilautomatisiert
Bei der PPA werden zwei verschiedene Arten unterschieden. RPA-Bots können ihre Aufgaben vollautomatisiert und teilautomatisiert ausführen. Diese beiden Arten werden auch als Unattended Automation (unbeaufsichtigte Automatisierung) und Attended Automation (beaufsichtigte Automatisierung) bezeichnet.
Vollautomatisierte Prozesse
| Bei der Unattended Automation arbeitet der RPA-Bot vollkommen selbstständig. Das Eingreifen eines menschlichen Nutzers ist im Regelfall nicht erforderlich. Ein vollautomatisierter RPA Software Bot ist in der Lage, Prozesse und unterschiedliche auf Transaktionen basierende Aktivitäten ohne jedes menschliche zu tun vollautomatisch ausführen. Angewendet wird die Unattended Automation häufig für das Sammeln, Sortieren und Analysieren sehr großer Datenmengen beispielsweise bei Backoffice-Systemen. Auslöser für die automatisierte Verarbeitung sind im Vorfeld festgelegte Trigger. Ein Trigger ist beispielsweise der Eingang einer E-Mail, die im Betreff oder im Text bestimmte Schlüsselwörter enthält. |
Teilautomatisierte Prozesse
| Bei teilautomatisierten Prozessen wird Robotic Process Automation als ein digitaler persönlicher Assistent für Mitarbeiter eingesetzt. Der Software-Bot kann personalisiert werden, um den Bedürfnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten der jeweiligen Mitarbeiter:innen zu entsprechen. Der persönliche Assistent wird meist durch die Desktop-Aktivitäten des Users ausgelöst werden und erledigt sich wiederholende Aufgaben effizient. Der RPA-Bot kann beispielsweise automatisch ein Formular ausfüllen oder den Mitarbeitern Links zu Daten und Echtzeitempfehlungen für die nächstbeste Aktion geben, während sie einem Kunden bei der Eröffnung eines neuen Kontos helfen. Teilautomatisierte Prozesse können den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei helfen, die Unternehmensrichtlinien und bestimmte Vorschriften einzuhalten, ohne dass sie sich darauf konzentrieren müssen. |
Anwendungsgebiete von RPA
RPA-Bots können zur Lösung von Problemen und zur Verbesserung der Effizienz in jeder Branche eingesetzt werden. Die Anwendungen reichen vom Onboarding von Mitarbeitern über den Kundenservice bis hin zu Back-Office-Aufgaben wie der Bearbeitung von Versicherungsansprüchen. Beispielhafte Anwendungen der Robotic Process Automation Softwaretechnologie sind:
RPA in der Kundenbetreuung
Anstatt einen Mitarbeiter den zeitaufwändigen Prozess der Informationssuche für Kunden manuell durchführen zu lassen, setzen Unternehmen immer häufiger Robotic Process Automation ein, um diesen Prozess zu automatisieren. Robotic Process Automation kann verwendet werden, um jeden Schritt der Validierung der mit einem Kundenprofil verbundenen Daten zu automatisieren und die erforderlichen Datensätze zu integrieren. Ein menschlicher Mitarbeiter muss dann nicht mehr zwischen den Anwendungen wechseln. Ein RPA-Bot kann so programmiert werden, dass er beispielsweise die aus den Beschwerden von Kunden gesammelten Informationen in bestimmte Kategorien sortiert und verarbeitet. Wenn die Beschwerden in Kategorien fallen, für die es vorher festgelegte Maßnahmen gibt, kann der Bot diese Maßnahmen ergreifen und automatisch durchführen.
Robotic Process Automation im eCommerce
Die Bearbeitung von Rücksendungen, die eine Überprüfung des Warenbestands, der Rechnungsinformationen und der Kundendaten sowie deren Validierung erfordern, ist bei manueller Durchführung mühsam, zeitaufwendig und fehleranfällig. Ein RPA-Bot kann diese Daten automatisch erfassen und überprüfen. Für den Versandhandel kann der Bot darauf trainiert werden, Produkte zu kategorisieren, in einen Onlineshop hochzuladen und sie in die richtige Kategorie einzuordnen. RPA kann die Fehlerquote bei diesen Aufgaben reduzieren und den Prozess erheblich beschleunigen.
RPA zur Prozessoptimierung bei Banken
RPA wird eingesetzt, um die manuellen Aufgaben im Zusammenhang mit der Eröffnung und Schließung von Bankkonten zu automatisieren. Der Bot kann automatisch die in digitaler Form übermittelten Kundendaten erfassen, um einen Auftrag zur Eröffnung eines Bankkontos zu erstellen. Dasselbe gilt für die Schließung von Bankkonten, die oft die manuelle Stornierung von Lastschriften und Überweisungen erfordert. Bots können direkte Gehaltsgutschriften veranlassen oder Kundendaten anhand der vorgegebenen Parameter validieren. Robotic Process Automation kann das Sammeln und Zusammenstellen von Daten aus verschiedenen externen und internen Quellen der Bank unterstützen und eine Zusammenfassung erstellen, die es den Bankmitarbeitern ermöglicht, Entscheidungen über den Kredit zu treffen.
Zusammenfassung
Robotic Process Automation ist eine einfache und effektive Möglichkeit, Geschäftsabläufe ganz oder teilweise zu automatisieren, Fehler zu vermeiden, große Datenmengen zu analysieren und zu sortieren und die Einhaltung Compliance Richtlinien sicherzustellen. Mithilfe von RPA können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von wiederkehrenden, monotonen Aufgaben, die oft fehleranfällig sind, entlastet werden. Die Einführung der RPA Technologie ist relativ unkompliziert. Es müssen keine Veränderungen an der vorhandenen Infrastruktur oder den installieren Softwareanwendungen vorgenommen werden muss.
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