Manuelle Prozesse kosten Unternehmen täglich wertvolle Zeit und führen zu vermeidbaren Fehlern. Mit RPA (Robotic Process Automation) lassen sich wiederkehrende Aufgaben effizient digitalisieren und automatisieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie RPA funktioniert, welche Vorteile es bietet und wie Tools wie UiPath+ Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützen.
RPA „kurz erklärt“
RPA steht für Robotic Process Automation und beschreibt den Einsatz von Software-Robotern, die einfache, wiederkehrende Aufgaben automatisch übernehmen. Diese digitalen Helfer führen Arbeitsschritte eigenständig aus.
Definition: RPA
RPA bezeichnet den Einsatz von Software-Robotern, die strukturierte, regelbasierte Aufgaben automatisiert ausführen. Diese Bots arbeiten direkt auf der Benutzeroberfläche bestehender Systeme und imitieren menschliche Aktionen.
Wie funktioniert RPA?
RPA-Tools wie UiPath+ greifen auf grafische Benutzeroberflächen zu und führen dort wiederkehrende Schritte aus, ohne in den Quellcode der Programme eingreifen zu müssen. Dadurch lassen sich auch ältere oder voneinander unabhängige Systeme problemlos miteinander verbinden. Über zentrale Plattformen, sogenannte Orchestratoren, werden die Bots verwaltet, gesteuert und überwacht.
Abgrenzung zu anderen Automatisierungen
Im Gegensatz zu klassischen Skripten oder Makros arbeitet RPA auf der Benutzerebene und kann komplexe Prozessketten nachbilden. Wird RPA zusätzlich mit Technologien wie OCR oder künstlicher Intelligenz (KI) kombiniert, spricht man von Intelligent Automation. Damit lassen sich auch unstrukturierte Daten, wie eingescannte Dokumente, automatisch erkennen und verarbeiten.
Anwendungsbereich
RPA wird überall dort eingesetzt, wo strukturierte und wiederkehrende Prozesse Zeit kosten. Typische Anwendungsgebiete sind:
- Reporting
- Buchhaltung
- Rechnungsverarbeitung
- Bestell- und Freigabeprozesse
- Datenübertragung zwischen Systemen
Auch im Personalwesen (HR) kann RPA Bewerbungsdaten prüfen, Arbeitszeiten erfassen oder Dokumente automatisiert generieren.
Im Unternehmen
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ermöglicht RPA, manuelle Aufgaben mit geringem Aufwand zu automatisieren. So können auch Betriebe ohne eigene IT-Abteilung von digitalen Prozessen profitieren.
Beispiele
- Übertragen von Kundendaten in ein CRM-System
- Erstellung von Angeboten oder Auftragsbestätigungen
- Sortieren eingehender E-Mails nach definierten Kriterien
Große Unternehmen setzen RPA häufig in komplexen IT-Landschaften ein, um ganze Prozessketten über verschiedene Abteilungen hinweg zu digitalisieren und zu standardisieren. Dabei geht es oft um die Skalierung und Integration mehrerer Bots, die parallel arbeiten.
Beispiele
- Datenmigration zwischen verschiedenen Systemen
- Reporting und Compliance-Prüfungen aus mehreren Quellen
- Rechnungsverarbeitung inklusive Abgleich mit ERP-Systemen
Zusammenspiel mit Dokumentendigitalisierung
Besonders effektiv wird RPA in Kombination mit digitalem Dokumentenmanagement. Eingescannte Dokumente lassen sich mithilfe von OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) automatisch auslesen, klassifizieren und an RPA-Bots übergeben. Diese verarbeiten die gewonnenen Daten weiter, bspw. durch die automatische Rechnungsprüfung oder das Anlegen digitaler Akten. So entsteht ein vollständig digitaler Workflow von der Papierdokument-Erfassung bis zur datenbasierten Prozessautomatisierung.
Architektur & Komponenten
Ein typisches RPA-System besteht aus drei zentralen Komponenten:
-
Robot (Software-Roboter)
➜ Führt automatisierte Aufgaben aus, indem er Benutzeraktionen auf dem Bildschirm imitiert. -
Studio (Entwicklungsumgebung)
➜ Hier werden Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse visuell erstellt und konfiguriert. -
Orchestrator (Verwaltungseinheit)
➜ Dient zur zentralen Steuerung, Überwachung und Skalierung aller Bots im Unternehmen.
Im laufenden Betrieb entwickelt ein Administrator oder Analyst im Studio die Automatisierung, die anschließend über den Orchestrator geplant und verteilt wird. Der Robot führt die Aufgaben anschließend selbstständig aus, während Queues und Trigger den Prozessfluss steuern. Diese modulare Architektur ermöglicht eine skalierbare, sichere und transparente Automatisierung.
Arten von Bots
RPA-Bots lassen sich grundsätzlich in drei Typen unterteilen:
➜ Attended Bots (dt. beaufsichtigt) arbeiten unterstützend mit Mitarbeitenden zusammen und werden manuell gestartet, sobald sie benötigt werden.
Beispiele
- Dateneingabe in Formularen
- Unterstützung im Kundenservice
➜ Unattended Bots (dt. unbeaufsichtigt) arbeiten vollständig autonom, meist auf Servern, und führen Prozesse, zeit- oder ereignisgesteuert aus, ohne Eingriff durch Mitarbeitende.
Beispiele
- Dateneingabe in Formularen
- Unterstützung im Kundenservice
➜ Hybrid RPA kombiniert die Vorteile beider Einsätze: Während der Bot Routineaufgaben selbstständig übernimmt, greift der Mensch bei Ausnahmen oder Entscheidungen ein.
Beispiele
- Onboarding-Prozesse
- Dokumentenverarbeitung mit OCR
Merke: Hybrid-RPA gilt als Zukunftsmodell vieler Unternehmen, da es Effizienz und Flexibilität vereint und den Menschen als Teil des automatisierten Prozesses einbindet.
Wichtige technische Komponenten
Ein RPA-System besteht aus mehreren Bausteinen, die zusammen einen reibungslosen Ablauf der Automatisierung ermöglichen. Sie steuern, wann und wie ein Bot arbeitet, welche Daten er verwendet und wie seine Aktivitäten überwacht werden.
Beschreibung
Queue
Warteschlange für Aufgaben, die nacheinander vom Bot abgearbeitet werden.
Trigger
Ereignis, das eine Automatisierung startet, z. B. der Eingang einer E-Mail.
Workflow
Abfolge von Prozessschritten, die die Reihenfolge der Bot-Aufgaben bestimmt.
Sichere Verwaltung von Zugangsdaten, um Logins und Passwörter der Bots zu schützen.
Protokollierung aller Bot-Aktivitäten zur Nachvollziehbarkeit und Fehleranalyse.
Implementierung & Strategie
Eine tragfähige RPA-Einführung verbindet Businessziele mit technischer Machbarkeit. Die folgende Schritt-für-Schritt-Vorgehensweise hilft Ihnen, Prozesse strukturiert zu digitalisieren und mit RPA nachhaltig zu automatisieren.
1. Prozesse identifizieren
Am Anfang jeder RPA-Einführung steht die Auswahl geeigneter Prozesse. Besonders sinnvoll sind Abläufe, die sich regelmäßig wiederholen, klar definiert sind und nur wenige Ausnahmen aufweisen. So lassen sie sich zuverlässig durch Software-Roboter automatisieren.
Geeignete Prozesse erkennen Sie an folgenden Merkmalen:
- Die benötigten Daten liegen in fester Form vor.
- Es gibt klare Entscheidungspfade ohne viele Sonderfälle.
- Der Ablauf tritt häufig auf und läuft jedes Mal ähnlich ab.
- Zeitersparnis, weniger Fehler und geringere Kosten sind messbar.
Am Ende dieser Analyse entsteht eine Shortlist mit drei bis fünf Prozessen, die sich am besten für eine Pilot-Automatisierung eignen. Für jeden dieser Kandidaten lässt sich bereits grob abschätzen, wie viel Aufwand und Nutzen zu erwarten sind.
2. Pilotphase
Nach der Prozessauswahl startet eine Pilotphase, um die Praxistauglichkeit der Automatisierung zu testen. Dabei wird ein ausgewählter Prozess in kleinem Umfang umgesetzt, um erste Erfahrungen zu sammeln und mögliche Anpassungen frühzeitig zu erkennen.
Wichtige Erfolgsfaktoren in der Pilotphase:
- Zeitersparnis, Fehlerraten oder Durchsatz messbar machen.
- Pilot in einer Testumgebung durchführen, um Systeme zu schützen.
- Fachabteilung und IT früh einbinden, um Verbesserungen zu erkennen.
- Mit überschaubarem Prozess beginnen, um schnell Ergebnisse zu sehen.
Nach Abschluss der Pilotphase liegen valide Daten und Lerneffekte vor, die als Grundlage für die weitere Implementierung dienen.
3. Toolwahl
Die Wahl des richtigen RPA–Tools entscheidet über Skalierbarkeit und Wartbarkeit des gesamten Systems. Wichtig ist, eine Plattform zu wählen, die sowohl technisch passt als auch organisatorisch unterstützt wird.
Zentrale Kriterien bei der Toolauswahl:
- Integration
- Funktionalität
- Sicherheit & Betrieb
- Benutzerfreundlichkeit
Ein strukturierter Toolvergleich mit Testphase (Proof of Concept) liefert eine fundierte Entscheidungsgrundlage. Häufig punktet UiPath+ durch Funktionsvielfalt und einfache Skalierung.
4. Governance & Monitoring
Sobald erste Prozesse automatisiert sind, sollte ein Rahmen für Betrieb, Kontrolle und Weiterentwicklung geschaffen werden. Eine klare Governance stellt sicher, dass RPA stabil, sicher und nachvollziehbar eingesetzt wird.
Bausteine einer effektiven RPA-Governance:
- Monitoring
- Standards & Richtlinien
- Compliance & Sicherheit
- Rollen & Verantwortlichkeit
Mit klaren Strukturen lässt sich RPA nachhaltig betreiben und kontinuierlich optimieren, ohne Kontrollverlust oder Risiken im Live-Betrieb.
5. Skalierung
Nach dem erfolgreichen Pilot und stabilen Prozessen folgt die Skalierung. Ziel ist es, Automatisierung breitflächig im Unternehmen zu verankern und Synergien zu nutzen.
Schritte zur erfolgreichen Skalierung:
- Neue Automatisierungskandidaten erfassen und priorisieren.
- Datenanalyse, um weitere Automatisierungspotenziale zu identifizieren.
- Module und Komponenten standardisieren, um Entwicklungszeit zu sparen.
- Mitarbeitende befähigen, Automatisierung zu verstehen und aktiv einzusetzen.
So entwickelt sich RPA von einem Einzelprojekt zu einer unternehmensweiten Automatisierungsstrategie, die langfristig Effizienz, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit steigert.
ROI & Wirtschaftlichkeit
Die Einführung von RPA ist auch eine wirtschaftliche Entscheidung. Der Return on Investment (ROI) zeigt, wie stark sich die Automatisierung finanziell auszahlt, bspw. durch Zeitersparnis, geringere Fehlerquote und reduzierte Personalkosten.
Wirtschaftliche Vorteile
✔ Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Eingabefehler
✔ RPA-Bots arbeiten rund um die Uhr, ohne Pausen oder Schichtwechsel
✔ Neue Prozesse können ohne großen Mehraufwand hinzugefügt werden
✔ Viele Unternehmen erreichen eine Amortisation bereits innerhalb der ersten 6–12 Monate
✔ Einmal entwickelte Workflows lassen sich beliebig oft ausführen, ohne zusätzliche Personalkosten
Beispielrechnung
Wie stark sich RPA wirtschaftlich auswirken kann, zeigt ein einfaches Beispiel aus der Praxis. Ein mittelständisches Unternehmen bearbeitet monatlich rund 10.000 Rechnungen. Manuell dauert die Verarbeitung im Durchschnitt 5 Minuten pro Rechnung, automatisiert mit RPA dagegen nur 1 Minute.
Manuell: 10.000 × 5 Min = 50.000 Min = 833 Std.
Mit RPA: 10.000 × 1 Min = 10.000 Min = 167 Std.
➜ Ersparnis: 833 – 167 = 666 Std. / Monat
666 Std. × 35 € = 23.310 € / Monat
➜ Jährliche Ersparnis: 23.310 € × 12 = 279.720 € ≈ 280.000 € / Jahr
ROI = (Einsparungen – Investition) / Investition
ROI = (280.000 € – 50.000 €) / 50 000 € = 4,6 = 460 %
Kennzahl
Manuell
Mit RPA
Ersparnis
Bearbeitungszeit pro Monat
50.000 Min (≈ 833 Std)
10.000 Min (≈ 167 Std)
666 Std / Monat
Personalkosten (35 €/h)
29.155 €
5.845 €
23.310 € / Monat
Einsparung pro Jahr
–
–
≈ 280.000 €
Investitionskosten (einmalig)
–
–
50.000 €
ROI im ersten Jahr
–
–
≈ 460 %
Durch die Automatisierung spart das Unternehmen monatlich rund 23.000 Euro an Personalkosten. Hochgerechnet ergibt das eine jährliche Einsparung von etwa 280.000 Euro. Bei Investitionskosten von 50.000 Euro liegt der ROI im ersten Jahr somit bei rund 460 Prozent, also das 4,6-Fache der Investition.
Diese Beispielrechnung verdeutlicht, dass sich RPA insbesondere bei wiederkehrenden, zeitintensiven Prozessen schon nach kurzer Zeit wirtschaftlich rechnet.
Immaterielle Vorteile
Neben messbaren Kennzahlen bringt RPA auch qualitative Verbesserungen:
✔ Transparenz durch Monitoring und Reporting erleichtert die Prozesssteuerung.
✔ Mitarbeitende können sich stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
✔ Kundenzufriedenheit steigt durch schnellere Bearbeitung und geringere Fehlerquoten.
Tipps
Zum Schluss finden Sie hier die wichtigsten Punkte, die bei der Einführung und Umsetzung von RPA beachtet werden sollten. Dies hilft, typische Stolperfallen zu vermeiden und Projekte effizient zu steuern.
- Prozesse auswählen: Starten Sie mit klar definierten, wiederkehrenden Abläufen mit geringem Risiko.
- Pilotphase durchführen: Testen Sie die Automatisierung in kleinem Rahmen, bevor Sie skalieren.
- Passendes Tool wählen: Achten Sie auf Integration, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.
- Governance etablieren: Definieren Sie Verantwortlichkeit, Qualitätsstandards und Monitoring-Regeln.
- Ergebnisse messen: ROI, Zeit- und Kosteneinsparung regelmäßig prüfen und dokumentieren.
- Skalierung planen: Erfolgreiche Prozesse auf weitere Unternehmensbereiche ausweiten.
Merke: Kombinieren Sie RPA mit der Dokumentendigitalisierung und OCR-Erkennung. So schaffen Sie die ideale Grundlage für durchgängige digitale Workflows.
Häufig gestellte Fragen
RPA lohnt sich bei häufig wiederkehrenden, klar strukturierten Prozessen mit hohem manuellem Aufwand, z. B. in der Buchhaltung, im HR-Bereich oder bei der Rechnungsverarbeitung.
RPA steht für Robotic Process Automation und beschreibt Software-Roboter, die regelbasierte Aufgaben automatisch ausführen, um Arbeitsabläufe zu digitalisieren und zu beschleunigen.
Die Kosten hängen vom Umfang und der Anzahl der automatisierten Prozesse ab. In der Regel amortisiert sich ein RPA-Projekt bereits innerhalb weniger Monate durch eingesparte Arbeitszeit und geringere Fehlerquoten.
Typische Einsatzfelder sind die automatische Datenübertragung, die Rechnungsverarbeitung, das Sortieren von E-Mails oder die Kombination mit OCR zur Verarbeitung eingescannter Dokumente.
- RPA folgt festen Regeln und automatisiert strukturierte Abläufe.
- KI hingegen kann lernen und Entscheidungen auf Basis unstrukturierter Daten treffen.