Akten scannen und digitalisieren lassen
Nutzen Sie jetzt die Chance und sparen Sie durch modernes elektronisches Archivieren Ihrer Akten Zeit und Kosten für Ihr Unternehmen! Wir scannen und digitalisieren für Sie Ihre Akten, so dass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Mit dem Scan Service von ScanProfi können Sie die Digitalisierung Ihrer Akten individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
Sie möchten bei der Digitalisierung Ihrer Akten auch von der elektronischen Texterkennung profitieren? Dann nutzen Sie nach dem Scannen die angebotene OCR/ICR-Technologie und beschleunigen den Suchprozess innerhalb Ihrer Daten so um ein vielfaches. Auch um den Datenschutz beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten müssen Sie sich keine Sorgen machen, denn der ScanLOCK©-Prozess bietet Ihnen besondere Sicherheit für Ihre Daten!
Ihre Vorteile
Die neuste Scantechnik
Bester Schutz mit ScanLOCK©
Persönliche Beratung vom Profi
Service-Angebot
Das BASIC Paket zum Scannen und Digitalisieren von Akten
Vom Profi Akten scannen und digitalisieren lassen
Bevor Sie irgendein Paket buchen, können Sie sich erst einmal über ein ausführliches Beratungsgespräch mit unseren Mitarbeitern freuen. Dabei wird Ihnen auch das BASIC Paket ganz genau erklärt. Nicht nur die Beratung ist kostenlos bei dieser Paket-Variante, auch das Sicherheitsverfahren ScanLOCK ist immer inklusive.
Ihre Akten werden Schwarz/Weiss gescannt und digitalisiert und das mit einer Auflösung von bis zu 300 dpi. Mögliche Speicherformate sind PDF-A, JPEG und TIFF. Welches Speichermedium gewählt wird, entscheiden selbstverständlich Sie (DVD/USB). Auch die Belegaufbereitung zählt zu den Inhalten des BASIC Pakets, weitere Leistungen aus umfangreicheren Paketen finden Sie weiter unten.
Unsere Empfehlung: Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, welches zwar Akten aufbewahren muss, mit diesen aber nicht regelmäßig gearbeitet wird, ist dieses Paket perfekt für Sie.
Unser ADVANCED Paket plus OCR-Service!
Bequeme Datenbearbeitung nach dem Scannen & Digitalisieren mit der OCR-/ICR-Technologie
Das ADVANCED Paket beinhaltet sehr viele nützliche Leistungen, die wichtig sind, wenn sie aktiv mit den Akten nach dem Scannen und Digitalisieren weiterarbeiten wollen – alle Leistungen aus dem BASIC Paket sind inklusive.
Bei diesem Upgrade wird Ihr Scan in Farbe gespeichert und Dank der modernen OCR-Texterkennung bleibt die Datei bearbeitbar. Für Sie bedeutet es, dass der Text im Scan eben als solcher nach der Digitalisierung erkannt wird. Sie möchten darüberhinaus Ihre Akten noch schneller finden? Dann nutzen Sie die Barcode-Erkennung, die Teil dieses Paketes ist.
Wenn Ihre Akten nun vollständig digitalisiert sind, können wir im Anschluss, als besondere Leistung, die Akten vorschriftsmäßig vernichten.
Unsere Empfehlung: Die digitalisierten Akten werden anschließend für die Weiterverarbeitung und Geschäftsalltag benötigt? Dieses Paket ist genau die richtige Variante für Sie.
Das PREMIUM Paket – inkl. Abholung & Vernichtung/Rücktransport
Akten Scannen & Digitalisieren mit einer Auflösung bis zu 400 dpi
Bei diesem Paket erhalten Sie die Leistungen aus dem BASIC & ADVANCED Paket plus viele weitere hilfreiche Scan-Angebote. Beim Premium-Paket können Sie sich über einen besonders scharfen Scan freuen mit einer Auflösung bis zu 400 dpi.
Diese Scan-Variante für Ihre Akten beinhaltet auch eine manuelle Indexierung. Bei dieser werden digitale Schlagwörter bei Ihren Akten hinterlegt, wodurch das Arbeiten mit diesen maximal optimiert wird.
Bei dieser Paket-Variante bieten wir Ihnen die Abholung und die Vernichtung bzw. den Rücktransport der Akten an.
Unsere Empfehlung: Wenn Sie eine sehr große Menge an Akten haben, sollten Sie sich unbedingt für dieses Paket entscheiden und von den Vorteilen der Abholung und des Rücktransports profitieren.
Unkompliziert Anfrage stellen
Wir wollen genau das passende Angebot für Sie finden! Kontaktieren Sie uns ganz einfach und wir suchen nach der passenden Lösung für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten.
Nutzen Sie einfach das Anfrageformular und unsere Mitarbeiter werden sich umgehend bei Ihnen melden.
Jetzt unverbindlich anfragen
Sie haben Fragen oder möchten ein unverbindliches Angebot?
Wir setzen uns umgehend mit lhnen in Verbindung und bieten Ihnen eine individuelle Beratung!
Kompetente Beratung
Individuelle Scan-Lösungen
Professionelle Digitalisierung
Allgemeine Scan-Infos
| Scanbare Formate | • Kleinformat: Vom Kassenbeleg – DIN A3 • Großformat (Pläne, etc): Bis 1 Meter Breite • Scanmöglichkeiten: Simplex (einseitig) & Duplex (beidseitig) |
| Ausgabemöglichkeiten nach dem Scannen | • Dateiformate: PDF-A, JPEG, TIFF • Farben: Farbe, Graustufen, schwarz-weiß |
| Auflösung beim Scannen & Digitalisieren von Akten | • Standard: 200-300 dpi (nach Absprache) • Upgrade auf 600 dpi möglich |
| Technologien zur Scanbearbeitung | OCR- Technologie (=optische Texterkennung von maschinellen Schriftstücken) & ICR- Technologie (=optische Texterkennung von handschriftlichen Texten) |
| Möglichkeiten der Archivierung | • Archivierung von Akten, Dokumenten, Belegen & Datenträgern • Einlagerung, sichere Aufbewahrung, & digitale Verwaltung bei der Archivierung Ihrer Akten • Aktenarchivierung nach Datenschutz |
| Datenschutz beim Digitalisieren | • Gesichert durch ScanLOCK©-Prozess • Datenschutz nach Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes, Bestimmungen gemäß GOBS/GoBIT und GDPdU |
Ablauf
Schritt 1: Angebot
Im ersten Schritt stellen wir Ihre individuellen Wünsche und Anforderungen an das Scannen und Digitalisieren in einem persönlichen Gespräch fest und bieten Ihnen ein auf Sie zugeschnittenes Angebot.
Schritt 2: Abholung
Anschließend kümmern wir uns um die Abholung Ihrer Akten für die Digitalisierung. Hier senden wir einen Kurier, der Ihre Akten in speziellen Aktenbehältern transportiert.
Schritt 3: Vorbereitung zum Scannen
Sobald Ihre Akten bei uns eingetroffen sind, machen wir uns an die Vorbereitung Ihrer Akten auf das Scannen und Digitalisieren. Hierbei werden z. B. störende Gegenstände, wie etwa Büroklammern oder Post-its entfernt.
Schritt 4: Scannen & Digitalisieren Ihrer Akten
Nun beginnt der eigentliche Scan-Prozess. Standardmäßig scannen wir Akten mit einer Auflösung von 300 dpi, jedoch sind Auflösungen von 50dpi bis 600dpi möglich.
Optional – Schritt 5: Texterkennung mit OCR/ICR-Technologie, Sortieren & Indizieren Ihrer Akten
Zusätzlich können wir bei Ihren digitalisierten Akten eine Texterkennungssoftware anwenden, die es Ihnen später ermöglicht, einfach in Ihren digitalen Akten zu suchen.
Schritt 6: Zusendung Ihrer Daten
Ihre Daten können Sie in allen gängigen Formaten erhalten, wie etwa wie PDF, TIFF, JPG, JPEG oder PNG. Diese senden wir Ihnen entweder als DVD, USB-Stick oder mit verschlüsseltem Download zu. Auch die Einspeisung in ein Datenmanagementsystem ist möglich.
Schritt 7: Vernichtung oder Rücktransport Ihrer Dokumente
Auf Wunsch kümmern wir uns für Sie um die Vernichtung Ihrer Akten oder transportieren diese zu Ihrem Unternehmen zurück.
Kundenbeispiel
Der Geschäftsführer eines kleinen, mittelständigen Unternehmens, nennen wir ihn beispielsweise Herr Müller, klagt über Platzprobleme in seinem Archiv. Aufgrund der Aufbewahrungspflicht häufen sich die Akten. Viele dieser Akten sind bereits über 10 Jahre alt und Herr Müller müsste sie eigentlich nicht mehr aufbewahren. Aus Sicherheitsgründen und zu Recherchezwecken möchte er die Daten aus diesen Akten aber gerne behalten – und dennoch Platz sparen.
Herr Müller sucht nun nach einer Möglichkeit, seine Daten zu behalten und dennoch mehr Platz in seinem Archiv zu schaffen und stößt auf den Service von ScanProfi. Direkt kontaktiert er uns wegen der Digitalisierung seiner Akten. Bereits am Telefon wird er beraten und anschließend sein Archiv vor Ort begutachtet.
ScanProfi leitet nun die Digitalisierung der Akten für Herrn Müller ein. Zunächst werden die Akten direkt bei Herrn Müller im Archiv abgeholt und anschließend zum Scannen und Digitalisieren bei ScanProfi gebracht.
Nach einem ausführlichen Gespräch vor Ort und der Begutachtung seines Archivs, werden die Akten und Dokumente von ScanProfi direkt bei Herrn Müller abgeholt. Schon zwei Wochen später erhält Herr Müller seine Akten nach dem Digitalisieren im PDF-Format zurück. Angepasst auf seine speziellen Wünsche, werden die Daten von Herrn Müller noch indiziert und erhalten mit der OCR-Technologie eine Suchworterkennung. Auf Wunsch werden die alten Akten von Herrn Müller nach Datenschutzrichtlinien fachgerecht entsorgt.
Sein Archiv hat er jetzt handlich auf einem USB-Stick und kann den Lagerraum stattdessen für sein Kerngeschäft weiter nutzen!
Warum Scan-Profi
Ihr Experte für den Mittelstand und Konzerne
Gerne passen wir unseren Scan Service auch bei Ihrem Unternehmen an Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche an! Profitieren Sie von den verschiedenen Scanformaten, Farben, Programmen zur Texterkennung und der Wahl der Auflösung im Angebot von ScanProfi, wenn Sie Ihre Akten scannen und digitalisieren lassen.
Sie möchten Ihre Daten nach dem Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten sinnvoll organisieren? Dann empfehlen wir ein Datenmanagementsystem (DMS). Auch hier beraten wir Sie gerne, welche Software-Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Egal wo Ihr Unternehmen sich befindet, wir helfen Ihnen zum papierlosen Büro durch das Scannen & digitalisieren Ihrer Akten. Auf Wunsch kümmern wir uns gerne auch um die Abholung sowie den Rücktransport Ihrer Akten oder um die ordnungsgemäße Archivierung oder Aktenvernichtung, denn wir kümmern uns rundum um die Digitalisierung Ihrer Akten in Berlin, Hamburg, München, Köln, Essen, Duisburg, Bochum, Aachen und deutschlandweit.
Unsere Kernkompetenz ist das Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten
ScanProfi hat sich auf das Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten spezialisiert. Dabei legen wir Wert darauf, die Digitalisierung Ihrer Akten schnellstmöglich und professionell abzuwickeln und Ihr Unternehmen so dabei zu unterstützen wertvollen Platz zu sparen und dabei trotzdem Ihre Unterlagen entsprechend der Aufbewahrungspflicht griffbereit und sicher zu archivieren.
Folgende Akten scannen und digitalisieren wir gerne für Sie: Preislisten, Personalunterlagen, ausgedruckter Mail- und Schriftverkehr, Lieferscheine, Rechnungen, Angebote, Belege, Zertifikate, Kaufverträge, Urkunden, Steuerbescheide, Mietverträge, Fotos und ganze Archive von sonstigen Unterlagen.
So können Sie alle Akten, die Ihnen in ausgedrucktem oder beschriebenem Format vorliegen mit ScanProfi scannen und digitalisieren zu lassen.
Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!
Wir schaffen Ihnen neuen Raum und sichern Ihre Daten.
Jetzt unverbindlich anfragenHäufig gestellte Fragen zum Scannen und Digitalisieren von Akten
Mit OCR- und ICR-Technologie sekundenschnell digitalisierte Akten durchsuchen
Nach dem Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten ist es sinnvoll, die digitalisierten Dateien auch elektronisch auslesbar zu machen. Durch OCR (= Optical Character Recognition) und ICR-(= Intelligent Charakter Recognition-)Technologie können Sie Ihre Texte in Dateiformat digital auslesbar machen. So können Sie den Rechercheaufwand in Ihrem Unternehmen auf ein Minimum reduzieren, denn das Suchen nach Informationen im Archiv, dass vorher mühsam und zeitaufwendig war, ist jetzt in Sekundenschnelle mit nur einem Mausklick erledigt dank der Digitalisierung Ihrer Akten und der anschließenden Anwendung einer Texterkennungs-Software.
Die OCR/ICR-Technologie arbeitet mit gängigen Formaten wie PDF, JPEG, JPG, TIFF, PNG, GIF, DOC usw. Meistens wird eine Texterkennung vor allem bei der Digitalisierung von Akten bzw. Texten ins PDF Format benötigt um diese einfach digital auslesbar zu machen.
Wir empfehlen Ihnen nach dem Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten ebenfalls auf ein Datenmanagementsystem (DMS) zu setzen, denn so können Sie Ihre Akten nach dem Scannen, Digitalisieren und Auslesbar-machen auch einfach verwalten. So entsteht aus platz- und zeitraubenden Unterlagen ein nützliches elektronisches Archiv.
Scannen und digitalisieren von Akten mit höchstem Datenschutz
Gerade bei unternehmensinternen Akten ist es besonders wichtig auf Datensicherheit zu achten. Wir von ScanProfi sind uns dieser Verantwortung bewusst, deshalb werden Ihre Akten von unseren gut geschulten Mitarbeitern nach strengen Datenschutzvorgaben gescannt. Dabei achten wir besonders auf die Einhaltung der Vorgaben im Bundesdatenschutzgesetz und den Bestimmungen gemäß GOBS/GoBIT und GDPdU. So können Sie sich auf höchste Sicherheit und Diskretion beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten verlassen.
Und so kommt unser Datenschutz zustande: Wir arbeiten beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten mit mehreren Firewalls, die Ihre Daten vor externen Zugriffen schützen. So bleiben Ihre Daten in geschützter Umgebung. Zusätzlich arbeiten wir für höchsten Datenschutz mit dem ScanLOCK©-Prozess. Mehr dazu erfahren Sie hier: ScanLOCK©
Damit das Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten für Sie auch 100% transparent bleibt, dokumentieren wir den Verarbeitungsprozess für Sie genau. Seien Sie sich sicher: Datenschutz und Verschwiegenheit stehen bei unserem Scan Service ganz oben!
Akten scannen und digitalisieren mit der besten Technik
Zum Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten nutzen wir die modernste Technik. Unsere Hochleistungsscanner ermöglichen es uns, Ihre Akten binnen kürzester Zeit zu scannen und zu digitalisieren.
Dabei können die Scanner Ihre Akten sowohl einseitig als auch beidseitig scannen, also im Simplex- oder im Duplexverfahren. Haben Sie Akten die Sie beidseitig scannen und digitalisieren lassen möchten, werden die digitalen Unterlagen nach der Digitalisierung automatisch in die richtige Reihenfolge gebracht.
Beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten mit ScanProfi können Sie wählen, welche Auflösung für Ihre Akten am besten geeignet ist. Die digitalen Akten haben dann entsprechend Ihrer Vorstellung eine Auflösung von 200 dpi bis ultrahochauflösende 600 dpi. Zudem können Sie wählen, ob Sie Ihre Akten in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen digitalisieren lassen möchten. So bekommen Sie das beste Ergebnis mit naturgetreuen Abbildungen und Farben, wenn Sie Ihre Akten scannen und digitalisieren lassen.
Akten scannen und digitalisieren zu lassen, kann Ihnen einige Vorteile bringen:
- Effizientere Arbeitsweise dank digitaler Vernetzung
- Kerngeschäft stärken durch Vermeidung zusätzlicher Arbeit bei der Recherche
- Akten scannen & digitalisieren und so Kosten & Platz sparen
- Verfügbarkeit von Informationen unternehmensintern beschleunigen
Schicken Sie uns ganz einfach eine Anfrage und wir besprechen mögliche und effektive Lösungen für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten.
Vorteile eines digitalen Archivs Ihrer Akten:
- kontrollierte Zugänge
- schnelle Verfügbarkeit
- bessere Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen
- perfekter Überblick
- Platzersparnis
- modernes Arbeiten
Kostenlose Profi-Beratung
Christian Hörl
Geschäftsführer
0800 – 888 24 00
[email protected]
Mo.-Fr. 9:00-17:00 Uhr