Sichere Aktenvernichtung für Unternehmen nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
ScanProfi bietet für Unternehmen und Firmen eine professionelle Aktenvernichtung für ihre sensiblen Dokumente an. Dieser Aktenvernichtungs-Service wird als integrativer Bestandteil der Digitalisierung Ihrer Dokumente angeboten oder als gesonderter Service für Unternehmen bereitgestellt.
ScanProfi arbeitet bei der Aktenvernichtung mit seinem Partner REISSWOLF, dem größten Aktenvernichtungsbetrieb Deutschlands, zusammen. Durch die enge Partnerschaft werden Preisvorteile durch Skaleneffekte direkt an unsere Kunden weitergegeben. Neben der Aktenvernichtung bieten wir Ihnen ebenfalls eine professionelle Aktenlogistik bzw. Abholung der Akten und Ordner an.
ScanProfi Service
Vernichtung und Entsorgung Ihrer kompletten Ordner, Akten und Dokumente nach BDSG
Haben Sie streng vertrauliche Daten und möchten diese im Anschluss an das Scannen und Digitalisieren vernichten lassen? Wir bieten Ihnen gerne die Möglichkeit der Aktenvernichtung Ihrer kompletten Dokumente, Ordner und Aktenmappen nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Haben Sie weitere Fragen zum Thema Aktenvernichtung, dann nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf. Wir finden gemeinsam die passende Lösung für Ihr Aktenvernichtungskonzept.
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Schutzklassen bei Dokumenten
Dokumente werden in unterschiedliche Schutzklassen eingeteilt, es gibt drei an der Zahl. Sie geben an, wie sensible die Daten sind un mit welchen Sicherheitsvorkehrungen sie zu behandeln sind. Die Schutzklassen richten sich danach, wie viel Schaden eine Person erleiden könnte, wenn ihre Daten in die falschen Hände geraten würde. Die drei Stufen unterscheiden dabei zwischen der Gefahr für die Stellung und wirtschaftlichen Verhältnisse des Betroffenen, eine erhebliche Gefahr für die gesellschaftliche und wirtschaftliche Stellung der betroffenen Person und der Gefahr für Leib, Leben und persönliche Freiheit des Betroffenen. Letzteres kommt z. B. bei Militär oder Forschungsunterlagen vor und betrifft eher selten Privatpersonen oder kleinere Unternehmen.
Welche Sicherheitsklasse ein Aktenvernichter für die jeweilige Schutzklasse benötigt, sehen Sie in der nachstehenden Tabelle.
| Schutzklasse | Erklärung |
| Schutzklasse 1 | Datenträger der Schutzklasse 1 dürfen mit Aktenvernichtern der Sicherheitsstufe 1, 2, oder 3 vernichtet werden. Handelt es sich um personenbezogene Daten, ist nur die Sicherheitsstufe 3 erlaubt. |
| Schutzklasse 2 | Datenträger der Schutzklasse 2 können mit Aktenvernichtern der Sicherheitsstufen 3, 4, und 5 vernichtet werden. |
| Schutzklasse 3 | Bei Daten der Schutzklasse 3 kommen Aktenvernichter mit den Sicherheitsklassen 4, 5, 6 und 7 infrage. |
Sicherheitsstufen bei der Aktenvernichtung
Aktenvernichter werden in sieben Sicherheitsstufen eingeteilt. Diese geben an, in welchem Ausmaß die Unterlagen geschreddert und zerkleinert werden. Je nach Schutzklasse der Dokument wird ein Aktenvernichter mit einer entsprechenden Sicherheitsstufe benötigt. Für Privathaushalte ist ein Aktenvernichter mit einer Sicherheitsstufe von 3 bis 5 empfohlen, Unternehmen müssen und sollten ihre Unterlagen mit einer höheren Sicherheitsstufe vernichten.
| Aktenvernichter Sicherheitsstufe 1 | Allgemeine Daten sind so zu zerkleinern, dass eine Wiederherstellung nicht ohne Fachkenntnis beziehungsweise Hilfsmittel möglich ist. Die Aktenvernichter-Sicherheitsstufe ist allerdings nicht ausreichend, um persönliche Daten zu vernichten. Beim Kreuzschnitt dürfen die Partikel eine maximale Fläche von 1000 mm² aufweisen. Beim Streifenschnitt dürfen die Streifen maximal 12 Millimeter breit sein. |
| Aktenvernichter Sicherheitsstufe 2 | Nicht personenbezogene Daten, die auch nicht besonders vertraulich sind, können mit der Sicherheitsstufe 2 zerkleinert werden. Beim Streifenschnitt dürfen die Streifen eine maximale Breite von sechs Millimeter aufweisen. Beim Kreuzschnitt darf die Partikelfläche eine Größe von 400 mm² nicht überschreiten. |
| Aktenvernichter Sicherheitsstufe 3 | Ist geeignet für vertrauliches Schriftgut, welches zwar persönlichen Daten beinhaltet jedoch keiner besonderen Geheimhaltung untersteht. Beim Kreuzschnitt darf die Partikelfläche 240 Millimeter nicht überschreiten. Beim Streifenschnitt dürfen die Streifen eine maximale Breite von zwei Millimetern nicht überschreiten. |
| Aktenvernichter Sicherheitsstufe 4 | Die Sicherheitsstufe 4 legt die Technik der Aktenvernichtung fest. Es darf nur der Kreuzschnitt und Partikelschnitt angewendet werden. Die Partikelfläche darf bei zehn Prozent der Partikel maximal 480 Quadratmillimeter betragen. Gefordert sind maximal 160 Quadratmillimeter pro Partikel. Auf diese Weise wird ein DIN A4-Blatt in wenigstens 420 Teile zerkleinert. Aktenvernichter mit dieser Sicherheitsstufe empfehlen sich für geheimzuhaltendes Schriftgut und wird den Schutzklassen 2 und 3 zugeordnet, daher kann sie sehr häufig zum Einsatz kommen. |
| Aktenvernichter Sicherheitsstufe 5 | Ist geeignet für die maximale Sicherheitsanforderungen. Die Partikelfläche darf 12 Quadratmillimeter nicht überschreiten. Dadurch werden aus einem DIN A4-Blatt 2.100 Partikel erzeugt, was nochmals eine deutliche Steigerung zur Sicherheitsstufe 4 darstellt. |
| Aktenvernichter Sicherheitsstufe 6 | Wir für geheimdienstliche Sicherheitsanforderungen verwendet. Die Partikelfläche darf maximal 5 mm² betragen. |
| Aktenvernichter Sicherheitsstufe 7 | Für streng geheim zu haltende Daten wird diese Aktenvernichter-Sicherheitsstufe verwendet. Eine Reproduktion ist hierbei ausgeschlossen. |
Weitere Informationen zu Datenschutz, Sicherheitsstufen und Schutzklassen finden Sie in unserem Beitrag Aktenvernichter Sicherheitsstufe.
Aufbewahrungsfristen
Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Bevor Sie Ihre Unterlagen zur Aktenvernichtung sollten Sie natürlich sicher gehen, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und Sie die Unterlagen tatsächlich nicht mehr benötigen. Geschäftsunterlagen haben meist ein Aufbewahrungsfrist von sechs oder zehn Jahren, in Ausnahmefällen können es auch 30 Jahre sein.
Eine ausführliche Aufschlüsselung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen finden Sie in unserem Blog-Beitrag Aufbewahrungsfristen im Überblick. Wichtig! Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst nach Ende des Kalenderjahres in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.
FAQs zur Aktenvernichtung
Ein Nichteinhalten der Sicherheitsstufen und ein daraus resultierender Datenverlust ist ein Verstoß gegen die DSGVO. Je nach schwere des Verstoß können enorme Bußgelder fällig werden. Diese können bis zu 20 Millionen Euro oder aber bis zu 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes betragen. Eine DSGVO-konforme Aktenvernichtung ist deshalb ununerlässlich.
Die Zeiten in denen wichtige Daten nur auf Papier gedruckt und in Ordnern und Akten gelagert wurden sind lange vorbei, deswegen bietet unser Partner REISSWOLF nicht nur die Aktenvernichtung von Dokumenten in Papierformat an, sondern auch alle Art von Datenträgern.
Kostenlose Profi-Beratung
Christian Hörl
Geschäftsführer
0800 – 888 24 00
[email protected]
Mo.-Fr. 9:00-17:00 Uhr
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