Ordner scannen und digitalisieren lassen
Wir scannen und digitalisieren Ihre kompletten Ordner deutschlandweit! Sparen Sie Platz und reduzieren Sie Ihre Kosten durch modernes, elektronisches Archivieren Ihrer kompletten Ordner. Konzentrieren Sie sich ganz auf Ihr wesentliches Kerngeschäft und überlassen Sie uns das Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner. Bei uns sind Ihre kompletten Geschäftsordner in professionellen Händen. Wir analysieren Ihren Digitalisierungs- und Scanbedarf und stimmen uns ganz auf Ihre individuellen Wünsche beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner ab.
Lassen Sie sich von echten Profis individuell beraten. Wir verwalten Ihre Unterlagen streng geschützt und arbeiten beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner nach höchsten Datenschutzrichtlinien
Ihre Vorteile
Modernste Scantechnik
Zuverlässige Datensicherheit durch ScanLOCK©
Persönliche Beratung
Service-Angebot
Unser BASIC Paket zum Scannen und Digitalisieren von Ordnern
Einfaches & kostengünstiges Scannen und Digitalisieren von Ihren Unterlagen
Das BASIC Paket beinhaltet einen Standard-Service der für Sie das Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner übernimmt. Dazu gehört eine ausführliche Beratung durch unsere fachlich versierten Mitarbeiter, die für Sie immer als Ansprechpartner verfügbar sind. Darüber hinaus können Sie sich sogar beim BASIC Paket auf unser zuverlässiges Sicherheitsverfahren ScanLOCK verlassen.
Mit diesem Paket können Sie richtig sparen, wenn Sie Ihre Ordner scannen und digitalisieren lassen wollen und Ihnen dabei eine Auflösung bis zu 300 dpi völlig ausreicht. Das Speicherformat und Medium entscheiden Sie, wählen Sie zwischen PDF-A, JPEG oder TIFF auf einer hochwertigen DVD oder einem praktischen USB-Stick. Als besonders Angebot bieten wir Ihnen ohne weitere Kosten die Belegaufbereitung!
Die hier genannten Leistungen sind natürlich auch in allen weiteren Paketen mitinbegriffen.
Unsere Empfehlung: Wir empfehlen dieses Paket kleinen Firmen, die zwar aufgrund der Aufbewahrungsfristen z.B. Rechnungen und Belege archivieren müssen, mit diesen aber nicht ständig arbeiten müssen.
Unser ADVANCED Paket mit OCR-Service beim Scannen & Digitalisieren
Scannen & Digitalisieren von Ordnern mit OCR-/ICR-Technologie zur Datenbearbeitung und Texterkennung
Neben den Serviceleistungen die Sie bereits im BASIC-Paket erhalten, wenden wir beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner beim ADVANCED Paket die innovative OCR-Texterkennung an.
Das bedeutet, dass der Inhalt der Ordner beim Scannen als Text erkannt wird und so verarbeitet wird, dass das Dokument in der digitalen Version weiterhin bearbeitet werden kann. Sie erhalten sogar die Möglichkeit Ihre Ordner mit einem Barcode versehen zu können oder es farbig zu scannen, um die spätere Bearbeitung Ihrer Unterlagen noch angenehmer zu gestalten.
In diesem Paket ist außerdem die vorschriftsmäßige Aktenvernichtung inklusive!
Unsere Empfehlung: Möchten Sie nach dem Scannen und Digitalisieren bequem, modern und effizient mit den Dokumenten arbeiten können, dann nutzen Sie das ADVANCED Paket
Unser absolutes PREMIUM Paket inkl. Transport für Ihre Ordner
Super Angebot für das Scannen & Digitalisieren Ihrer Ordner – Abholung, sowie Vernichtung bzw. Rücktransport nach dem Scannen & Digitalisieren
Das PREMIUM-Paket besteht aus den Leistungen die Sie beim Scannen und Digitalisieren der Ordnern in den BASIC- und ADVANCED-Paketen erhalten, plus weitere hochwertige Leistungen. Dazu zählt, dass die Dokumente in Ihren Ordnern in einer besonders hohen Auflösung bis zu 400 dpi gescannt werden und Ihre Ordner von einer manuellen Indexierung profitieren. Die digitale Version Ihrer Ordner können Sie dann bequem als Download erhalten.
Wenn Sie ein Abholung Ihrer Dokumente wünschen und die fertigen Ordner vernichtet oder zurück zu Ihnen gebracht werden sollen, ist das ein Service der im Premium-Paket enthalten ist.
Unsere Empfehlung: Wenn Sie einen zuverlässigen Service von Abholung bis Digitalisierung und Indexierung Ihrer Ordner und sogar Rücktransport bzw. Vernichtung wünschen, sollten Sie sich für dieses äußerst umfassende Paket entscheiden.
Individuelle Anfrage stellen
Wir wollen Sie bestmöglich beraten und verstehen es als Selbstverständlichkeit, dass Sie uns sehr gerne vorab kontaktieren können und eine ausführliche Beratung erhalten, um die perfekte Lösung für Ihr Anliegen zu finden.
Nutzen Sie ganz einfach das Anfrageformular und wir melden uns umgehend bei Ihnen – Wir sind für Sie dann wenn Sie Ihre Ordner Scannen & Digitalisieren lassen möchten!
Jetzt unverbindlich anfragen
Sie haben Fragen oder möchten ein unverbindliches Angebot?
Wir setzen uns umgehend mit lhnen in Verbindung und bieten Ihnen eine individuelle Beratung!
Kompetente Beratung
Individuelle Scan-Lösungen
Professionelle Digitalisierung
Allgemeine Scan-Infos
| Scanbare Formate | Kleinformat • Vom Kassenbeleg – DIN A3 Großformat (Pläne, etc) • Bis 1 Meter Breite Scanmöglichkeiten: • Simplex (einseitig) • Duplex (beidseitig) |
| Ausgabe Dateiformate & Farben | in folgenden Dateiformaten: PDF-A, JPEG, TIFF in folgenden Farben: Farbe, Graustufen, schwarz-weiß |
| Auflösung beim Scannen & Digitalisieren von Ordnern | • Standard: 200-300 dpi (nach Absprache) • Upgrade auf 600 dpi |
| Technologien zur Scanbearbeitung | • OCR-Technologie = optische Texterkennung von maschinellen Schriftstücken • ICR-Technologie = optische Texterkennung von handschriftlichen Texten |
| Möglichkeiten der Archivierung | • Archivierung von Akten, Dokumenten, Belegen & Datenträgern • Aktenarchivierung nach Datenschutz • Einlagerung, sichere Aufbewahrung, & digitale Verwaltung bei der Archivierung Ihrer Ordner |
| Datenschutz | Gesichert durch ScanLOCK© & Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und den Bestimmungen gemäß GOBS/GoBIT und GDPdU |
Ablauf
Schritt 1: Angebot
Unser Scanservice beginnt mit einem individuellen Beratungsgespräch, aus dem Ihre Anforderungen und Wünsche hervorgehen. Wir bieten Ihnen daraus ein auf Sie zugeschnittenes Scan-und Digitalisierungskonzept für Ihre Ordner an.
Schritt 2: Abholung
Haben wir eine optimale Lösung für Ihre Ordner gefunden, so holen wir diese mit unserem Kurier bei Ihnen ab. Für den Transport werden spezielle Ordnerbehälter zur Verfügung gestellt, damit Ihre Ordner sicher und wohlbehalten bei uns in der Produktion ankommen.
Schritt 3: Vorbereitung zum Scannen
Die Scanvorbereitung umfasst das Entfernen von Büroklammern, Klarsichtfolien, Post-its, Tackernadeln und weiteren angehefteten Notizen, um ein einwandfreies Scannen und Digitalisieren des Ordnerinhaltes zu ermöglichen.
Schritt 4: Scannen & Digitalisieren Ihrer Ordner
Wir scannen mit einer Standardauflösung von 300 dpi. Auf Wunsch können Sie zwischen einer Auflösung von 50-600 dpi wählen. Sie erhalten im Anschluss Ihre gescannten Ordnerdaten in allen gängigen Formaten wie PDF, JPG, JPEG, TIFF, PNG und vielen anderen mehr.
Optional – Schritt 5: Texterkennung mit OCR/ICR-Technologie, Sortieren & Indizieren Ihrer Daten
Während des Scannens werden Ihre Ordnerdaten mit einer OCR/ICR-Technologie versehen, um eine Volltextsuche in der digitalisierten Datei zu ermöglichen. Auf Wunsch werden Ihre nun digitalisierten Daten sortiert und indiziert.
Schritt 6: Zusendung Ihrer Daten
Wir senden Ihnen nach erfolgreicher Digitalisierung Ihren elektronischen Ordnerinhalt per DVD, USB-Stick oder verschlüsseltem Download zu. Wenn Sie bereits ein Online-Portal für Ihr DMS besitzen, spielen wir Ihnen gerne die aufbereiteten Daten direkt auf Ihren Server.
Schritt 7: Vernichtung oder Rücktransport Ihrer Dokumente
Auf Wunsch transportieren wir Ihre Ordner nach dem Scannen und Digitalisieren zu Ihnen zurück oder kümmern uns auf Wunsch, um die Vernichtung der Ordner.
Kundenbeispiel
Herr Meier (Name geändert) ist Vertriebsleiter eines mittelgroßen Unternehmens. Seine Mitarbeiter klagen über den sehr eingeschränkten Platz der Kundenordner im Archiv. Ihm kommt die Idee eines digitalen Archivs, von dem er schon von Kollegen gehört hat. Nach erfolgreicher Internetrecherche nimmt Herr Meier Kontakt zu ScanProfi auf und schildert seinen Bedarf für das Scannen und Digitalisieren seiner Geschäftsordner.
Gemeinsam mit Herrn Hörl, Geschäftsführer der MH Scan & Print GmbH, wird rasch eine optimale Lösung für das Digitalisierungskonzept gefunden. Darauf holt ein Kurier von ScanProfi ca. 200 Ordner bei Herrn Meier ab. Die kompletten Ordner werden mit den Hochleistungsscannern digitalisiert und mittels OCR/ICR-Technologie ausgestattet. So kann der alte Index der Ordner beibehalten und die Daten können mit einer Volltextsuche im PDF versehen werden.
Da die Firma von Herrn Meier kein DMS besitzt, wurden die einzelnen PDF-Ordnerdateien zu einem großen elektronischen PDF-Archiv zusammengefasst. Das neue elektronische PDF-Archiv wurde per verschlüsselten Download Herrn Meier zur Verfügung gestellt. Nun ist es allen Mitarbeitern möglich, in Sekundenschnelle zu den gewünschten Daten zu gelangen. Der Inhalt der ursprünglichen Ordner wurde vorschriftsgemäß entsorgt und die leeren Leitz-Ordner wieder an die Firma von Herrn Meier zurückgeschickt.
Warum Scan-Profi
Ihr Experte für den Mittelstand und Konzerne
Unsere Zielgruppe sind Mittelständler und Konzerne, die dem Trend der Zukunft folgen und Ihr Unternehmen nachhaltig digitalisieren wollen. Durch jahrelange Erfahrung beim Scannen und Digitalisieren von kompletten Ordnern haben wir uns dabei das Vertrauen unserer Kunden aufgebaut, die zum Scannen & Digitalisieren von Ordnern nur noch auf ScanProfi setzen!
Dies gelang uns durch stetige Investition in modernste Digitalisierungs- und Scantechnik und ein offenes Ohr für Ihre Kundenwünsche. Wir kommen Sie deutschlandweit besuchen, um unseren Scanservice ganz auf Ihr Unternehmen anzupassen.
Durch unser Know-how beschleunigen wir die Verfügbarkeit von Informationen innerhalb Ihres lokalen Unternehmens oder filialübergreifend ohne Standortbegrenzung. Wir sorgen mit unserem Scan- und Digitalisierungsservice für effiziente Arbeitsprozesse und stärken das Potenzial Ihres Kerngeschäftes. Wir digitalisieren und scannen Ihre kompletten Ordner in Hamburg, Frankfurt, Berlin, Essen, Köln, Bochum, München, Duisburg, Mainz, Aachen, Münster, Dresden und in ganz Deutschland.
Unsere Kernkompetenz ist das Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner
ScanProfi hat sich auf das schnelle und professionelle Scannen und Digitalisieren Ihrer kompletten Ordner spezialisiert. Dadurch schaffen wir neuen, wertvollen Raum in Ihrem Archiv und sichern den Inhalt Ihrer Ordner digital und in bester Qualität. Bei dem Scannen und Digitalisieren des Inhaltes Ihrer Ordner sind wir komplett flexibel. Egal ob ausgedruckter Schriftverkehr, Rechnungen, Angebote, Urkunden, Zertifikate, Kaufverträge, Lieferscheine und andere beschriftete Blätter, wir digitalisieren den kompletten Ordnerinhalt originalgetreu und behalten dabei Ihre vorhandene Ordnerstruktur bei.
Wir schaffen Ihnen neuen Raum und sichern Ihr komplettes Ordnerarchiv zeitlos und digital. Nutzen Sie Ihre Archivfläche effizienter, indem Sie Ihre alten Ordner ab jetzt digitalisieren lassen und für neue, relevante Informationen Platz schaffen.
Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!
Wir schaffen Ihnen neuen Raum und sichern Ihre Daten.
Jetzt unverbindlich anfragenHäufig gestellte Fragen zum Scannen und Digitalisieren von Ordnern
Moderne OCR- und ICR-Technologie sorgt für leichtes Suchen und Finden des Inhaltes der gescannten und digitalisierten Ordner
Ihre gescannten und digitalisierten Ordner können durch OCR-(Optical Character Recognition-), bedeutet optische Texterkennung und ICR-(Intelligent Character Recognition-) Technologie auf alle Zahlen und Wörter durchsucht werden. Hierzu erkennt OCR und ICR vollautomatisch alle Schriften, digital oder per Hand erfasst und bringt Sie zum gewünschten Suchziel. Dadurch bekommt der digitalisierte Inhalt des Ordners eine viel höhere Wertigkeit, denn Sie sind nun in der Lage, in Sekundenschnelle per Mausklick Ihren kompletten Ordner oder Ihr gesamtes Ordnerarchiv zu durchsuchen.
Sie können ganz beliebig Ihr gewünschtes Datenformat mit der OCR- und ICR-Technologie versehen. Egal ob PDF, TIFF, JPEG, JPG, GIF, DOC und vieles mehr. Allerdings nutzen die meisten Mittelständler bzw. Konzerne das PDF-Format für das Digitalisieren und Scannen ihrer Ordner.
Machen Sie aus Ihrem platzraubenden Archiv ein professionelles, elektronisches Datenmanagementsystem (DMS) – mittels einer geeigneten Software wie ELO oder Docuware. Dadurch ist es Ihnen möglich, Ihre gescannten und digitalisierten Ordner auf Ihrem Server abzulegen und Ihre Daten konzernübergreifend zu verwalten.
Sie haben dank OCR- und ICR-Technologie auch die Möglichkeit, Ihre Ordnerdaten neu zu sortieren bzw. zu indizieren oder Sie behalten Ihre Ausgangsstruktur bei. Wir können Ihnen ein automatisches oder ein manuelles Anlegen Ihrer Suchindizes für Ihre digitalen Ordner anbieten, ganz wie Sie wünschen. Auch Barcodes können mit dem OCR/ICR-Verfahren ausgelesen werden.
Höchste Datenschutz-Richtlinien für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner
Sie können höchste Sicherheit und Diskretion beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner genießen, da sich unsere sehr gut geschulten Mitarbeiter streng nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und den Bestimmungen gemäß GOBS/GoBIT und GDPdU richten. Darüber hinaus verfügen wir über ein hochmodernes IT-System, welches durch mehrere Firewalls vor externen Zugriffen abgesichert ist. Ihre kompletten Ordnerdaten bleiben so in sicherster Umgebung und Sie können unserer digitalen Archivierung Ihr absolutes Vertrauen schenken.
Bei uns sind Ihre Ordner in sicheren Händen, denn wir arbeiten nach höchsten Sicherheitsrichtlinien. Für eine transparente Verfolgung unseres Scan- und Digitalisierungsprozesses führen wir ausführlich Dokumentation über die Abläufe beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner. Verschwiegenheit und Datenschutz hat bei ScanProfi höchste Priorität, nur so wurden wir ein kompetenter und vertrauensvoller Geschäftspartner für unsere Kunden.
Professionelle Technik für das Scannen und Digitalisieren der Ordner
Wir können mit unseren Hochleistungsscannern Ihre kompletten Ordner in kürzester Zeit scannen und digitalisieren. Unsere Scanner arbeiten dabei sowohl im Simplex- als auch im Duplexverfahren. Das bedeutet, dass Sie auch beidseitig beschriftete Blätter durch unsere Scanner digitalisieren lassen können und Ihre Struktur stets beibehalten wird.
Die Qualität gleicht dabei dem Originalinhalt Ihrer Ordner. Sie erhalten Ihre digitalisierten Ordnerdaten in Farbe, Schwarz-Weiß oder in Graustufen, ganz nach Ihrem Wunsch. Unsere Hochleistungsscanner arbeiten standardmäßig bei Kleinformaten (bis DIN A3) mit einer hohen Auflösung von 300 dpi. Dies sorgt für originalgetreue Abbildungen und natürliche Farben des Inhalts Ihrer Ordner. Wünschen Sie sich eine höhere Auflösung, so können wir die Scanqualität auf ultrahochauflösende 600 dpi anheben.
Das Scannen und Digitalisieren von Ordnern hat diese Vorteile für Sie:
- Verfügbarkeit von Informationen innerhalb des Unternehmens wird beschleunigt
- Kerngeschäft stärken durch Vermeidung von zusätzlicher (Recherche-)Arbeit
- effizientere Arbeitsprozesse durch digitale Vernetzung & Datenmanagement
- Platz sparen & Kosten reduzieren durch Scannen & Digitalisieren von Ordnern
Vorteile eines digitalen Archivs für Ihre Dokumente:
- Mit digitaler Vernetzung und Datenmanagement zu effizienteren Arbeitsweisen
- Zusätzliche Arbeit bei der Recherche vermeiden & dadurch Ihr Kerngeschäft stärken
- Dokumente scannen & digitalisieren und dadurch Platz und Kosten sparen
- Informationsverfügbarkeit unternehmensintern beschleunigen
Kostenlose Profi-Beratung
Christian Hörl
Geschäftsführer
0800 – 888 24 00
[email protected]
Mo.-Fr. 9:00-17:00 Uhr