Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen – Kompakte Übersicht
Es gibt einige Schriftstücke und Dokumente, die Sie unter Beachtung unterschiedlicher Fristen aufbewahren müssen. Diese Aufbewahrungsfristen gibt es nicht nur für Unternehmer, sondern auch für Privatpersonen. Die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen liegen zwischen zwei Jahren und einem ganzen Leben lang. Viele Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen sind aber auch nur Empfehlungen und gesetzlich nicht verpflichtend.
Aufbewahrungsfristen Privatpersonen – Die wichtigsten Fragen
In der Folge finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen:
| Was darf auf keinen Fall entsorgt werden? | Alle standesamtlichen Urkunden, wie Geburtsurkunden, Staatsbürgerschaftsnachweise, Heiratsurkunden sowie Sterbeurkunden von Angehörigen, alle Zeugnisse wie Schul- und Hochschulzeugnisse und Berufsabschlüsse, Belege über vorhandenes Wohneigentum und ärztliche Gutachten. |
| Wann müssen Kontoauszüge entsorgt werden? | Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung für die Aufbewahrung von Kontoauszügen, außer Sie verdienen mehr als 500.000 Euro pro Jahr. Dann beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre. |
| Wie lange müssen Röntgenbilder aufgehoben werden? | Die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen regeln auch das Aufbewahren von Röntgenbildern. Diese sollen laut Strahlenschutzverordnung mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufzeichnungen über Behandlungen müssen laut Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen sogar 30 Jahre lang aufbewahrt werden. |
| Welche Arten von Dokumenten sind bei Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen zu beachten? | Im Bereich Haus und Wohnung gibt es einige Dokumente, die Sie laut Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen berücksichtigen müssen. Dazu zählen Dokumente über Baumängel, Handwerkerrechnungen, Mietverträge, Kaufbelege, Nebenkostenabrechnungen, Garantiebelege, Hausratsversicherungspolicen, Produkthaftungen und sonstige Zahlungsnachweise. Des Weiteren sollten Sie unbedingt persönliche Dokumente sowie Schriftliches zu Steuern und Versicherungen aufbewahren. |
Aufbewahrungsfristen Privatpersonen – Erklärung
Die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen regeln, wie lange Sie Unterlagen, wie beispielsweise Dokumente oder Rechnungen, aufbewahren müssen. Oftmals bringt man Aufbewahrungsfristen nur mit Unternehmen in Zusammenhang. Aber auch für Privatpersonen gibt es gesetzliche Regelungen, die etwas darüber aussagen, wie lange welche Schriftstücke aufbewahrt werden müssen. Im Bedarfsfall müssen Sie diese bei Behörden oder im Streitfall vorlegen können.
Bei Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen handelt es sich also um Zeiträume, über die Sie Dokumente, die aufbewahrungspflichtig sind, aufbewahren müssen. Dabei kann es sich beispielsweise um Dokumente handeln, die eine bereits abgeschlossene Sache schriftlich belegen. Oder Sie müssen über noch aktuelle Sachverhalte die schriftlichen Nachweise aufbewahren, um Beweise in der Hand zu haben. Eine Aufbewahrungsfrist beginnt in der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres, in welchem der Beleg erstellt wurde.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen müssen Sie in jedem Fall einhalten. Darüber hinaus gibt es Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen, die empfehlenswert sind, damit Sie später Käufe nachweisen können.
Diese Fristen richten sich nach den Verjährungsfristen für Unternehmen, wie beispielsweise für Gewährleistungs- oder Produkthaftungsfälle. Diese erfordern auch für Privatpersonen längere Aufbewahrungsfristen, damit Sie nicht in Beweisnot kommen. Rechtsstreitigkeiten oder Steuerprüfungen können es ebenfalls erforderlich machen, dass Sie gewisse Dokumente aufbewahrt haben, die vielleicht nicht unter die verpflichtenden Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen fallen.
Ein anderer Anwendungsbereich für Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen sind sämtliche Dokumente, die Ihre Identität und Ihre Nationalität bestätigen. Es wäre fatal, diese Dokumente wegzuwerfen, da Sie diese Ihr Leben lang benötigen. Auch Unterlagen, die Eigentumsverhältnisse, insbesondere im Bereich hoher Werte, belegen, sollten Sie keinesfalls verlieren oder entsorgen. Sie unterliegen ebenfalls den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen. Wichtig dabei ist, dass die Unterlagen für die Dauer der Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen lesbar bleiben.
Überblick der Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
In Deutschland gelten Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen von zwei, sechs und zehn Jahren sowie für einen unbegrenzten Zeitrahmen. In der folgenden Tabelle erhalten Sie einen Überblick über die Zeitangaben der Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen.
| Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren | • Zahlungsbelege und Rechnungen (Empfehlung: 5 Jahre) |
| Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren | • Handels- und Geschäftsbriefe • Bankbürgschaften • Darlehensunterlagen • Schriftwechsel mit Unternehmen • Zollbelege |
| Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren | • Steuerunterlagen • Jahresabschlüsse |
| Aufbewahrungsfrist bis zur Rente | • keine gesetzliche Regelung • Empfehlung: Schulbescheinigungen, Jahressteuerbescheinigungen und Gehaltsnachweise, Immatrikulationsbescheinigungen, Arbeitsverträge, Sozialversicherungsnachweise, Arbeitszeugnisse und Schulzeugnisse |
| Unbegrenzte Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen | • Akten zu Gerichtsverfahren • Grundstücksunterlagen • persönliche Dokumente (Geburtsurkunde, Staatsbürgerschaftsnachweis, Sterbeurkunden von Verwandten) |
Aufbewahrungsfristen Privatpersonen – Beispiel Bankunterlagen
Bei den Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen, die Bankunterlagen betreffen, gibt es gesetzlich keine verpflichtende Regelungen. Kontoauszüge müssen Sie vom Gesetz her nicht aufbewahren, Sie können sie theoretisch sofort ins Altpapier werfen. Dennoch ist es empfehlenswert, Kontoauszüge zumindest drei Jahre lang zur Hand zu haben. Gründe dafür sind beispielsweise Garantiefälle, für die Sie die Kontoauszüge benötigen, um belegen zu können, etwas bei einem Unternehmen gekauft zu haben. Denn Händler und Dienstleister müssen sich an gesetzliche Gewährleistungsfristen halten, falls ein Produkt oder eine Leistung nicht hält, was es versprochen hat.
Die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen von Dokumenten und Schriftstücken zu Bankprodukten, wie Kreditverträge, Girokonto und Geldanlageprodukte, sind an den Laufzeiten der Produkte geknüpft. Für einen Kredit, der über zehn Jahre abgeschlossen wurde, sollte der dazugehörige Vertrag ebenso lange aufbewahrt werden.
Nach Rückzahlung des Darlehens ist ein weiteres Aufheben des Dokuments nicht notwendig. Als möglicher nachträglicher Zahlungsnachweis können Kontoauszüge helfen, die für den gesamten Zeitraum der Vertragsdauer aufbewahrt wurden. Banken müssen die Unterlagen über Ihre Kunden übrigens sechs Jahre lang aufbewahren. Im Notfall können Sie sich auch an Ihre Bank wenden, um fehlende Dokumente zu erhalten. Bedenken Sie jedoch, dass dies immer mit Kosten verbunden ist. Banken verrechnen für Kontoauszugskopien bis zu zehn Euro pro Stück.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen Privatpersonen
Die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen bezüglich Kassenbons, Kaufverträge, Garantieunterlagen, Rechnungen, Handwerkerrechnungen sowie Rechnungen von Anwälten, Notaren und Ärzten sind für zwei Jahre zu empfehlen. Sie sind zwar nur zum Nachweis von Handwerkerrechnungen gesetzlich verpflichtet, können aber um Garantieansprüche umfallen, wenn Sie den Kauf eines Produktes nicht nachweisen können.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gelten jedoch für einige Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Kauf, Bau oder Erhalt eines Eigenheims stehen. Diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen betreffen Sie, wenn Sie Besitzer einer Eigentumswohnung, eines Hauses oder eines Grundstückes sind. Heben Sie deshalb unbedingt Dokumente und Rechnungen für
- planerische Leistungen
- Handwerks- und Renoveriungsarbeiten
- sämtliche Bauleistungen
auf. Grundsätzlich muss sogar der Handwerker auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen hinweisen. Die jeweils geltende Frist finden Sie in der Rechnung des Dienstleisters.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gibt es auch für Vielverdiener. Falls Ihr Einkommen als Arbeitnehmer oder Angestellter mehr als 500.000 Euro im Jahr beträgt, sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre Kontoauszüge sechs Jahre lang aufzubewahren.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen von 30 Jahren betreffen Mahnbescheide, Urteile und Prozessakten. Eine lebenslange Aufbewahrungsfrist, die gesetzlich für Privatpersonen vorgeschrieben ist, gilt für Ausbildungsurkunden, Abschlusszeugnisse, ärztliche Gutachten, Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und Taufscheine sowie Sterbeurkunden von Familienangehörigen und Unterlagen zur Rentenberechnung.
Aufbewahrungsfristen Privatpersonen – Archivieren
Als Privatperson haben Sie die Pflicht, wichtige Dokumente für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Schriftstücke, für die keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gelten, sollten im eigenen Interesse ebenfalls aufbewahrt werden. Damit die Papierstapel zuhause nicht zu groß werden, ist es empfehlenswert, die vorhandenen Dokumenten einmal jährlich auszusortieren und nicht mehr benötigte entsprechend der Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen zu entsorgen.
Als datensicherste Methode eignet sich dafür eine Schreddermaschine, welche die Dokumente zuverlässig und schnell in schmale Streifen schneidet. Dies verhindert, dass persönliche Schriftstücke später über das Altpapier in die Hände fremder Personen gelangen. Typisch für das Sortieren und Aufbewahren von Unterlagen sind Ordner, in denen Schriftstücke abgelegt werden. Urkunden, Zeugnisse und persönliche Dokumente, vor allem solche, für die lebenslange Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gelten, sollten Sie gut geschützt in Klarsichthüllen verstauen, die in Ordner eingelegt werden.
Digitales Archivieren und Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
Mit fortschreitender Technologie sind jedoch auch elektronische Archivierungen von Dokumenten eine Alternative zu Aktenordnern geworden, insbesondere, wenn Sie Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen einhalten möchten. Auf diese Art können Sie vor allem Rechnungen und Belege aufbewahren, die Sie nur für einen gewissen Zeitraum archivieren müssen oder möchten. Der Vorteil an einem solchen System ist, dass Sie gesuchte Belege in sekundenschnelle finden. Das Computerprogramm erinnert Sie an die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen und löscht auf Wunsch Belege, die Sie nicht mehr benötigen.
Natürlich ist die Nutzung von elektronischen Archivierungsprogrammen für die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen auch immer mit einem gewissen Aufwand verbunden. Denn Dokumente müssen eingescannt und mit entsprechenden Informationen versehen werden, um sie später wieder finden zu können. Nicht empfehlenswert ist eine elektronische Aufbewahrung von Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und Taufscheinen.
Denn diese müssen Sie immer in Papierform parat haben. Sehr zu empfehlen aber ist die elektronische Archivierung von Belegen, die auf Thermopapier gedruckt wurden, da die Qualität der Lesbarkeit auf solch einem Material mit den Jahren abnimmt. Das Original müssen Sie jedoch weiterhin laut Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen behalten, um es im Bedarfsfall zur Hand zu haben.