Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung – wichtige Übersicht!

Bei den Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung handelt es sich um keine Empfehlung. Denn jeder, der zur Buchhaltung für den eigenen Betrieb verpflichtet ist, unterliegt den speziellen Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung. Sind Sie also Kaufmann oder Kauffrau im Sinne des Handelsgesetzbuches oder ein anderer Gewerbetreibender oder Selbstständiger, müssen Sie die Buchhaltungsunterlagen auch dann noch aufbewahren, wenn das Gewerbe oder der Betrieb nicht mehr existiert. Zudem sollten Sie auch als Privatperson die Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung kennen. Alles Wichtige und Wissenswerte rund um die Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung erfahren Sie hier!

Aufbewahrungsfristen der Buchhaltung – Die wichtigsten Fragen

Aufbewahrungsfristen Buchhaltung – Erklärung

Bei Geschäftsdokumenten unterschiedlicher Art gelten prinzipiell auch unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Die Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung sind jedoch klar geregelt und betragen stets zehn Jahre.

Die Pflichten, steuerliche und handelsrechtliche Buchführungsunterlagen aufzuheben, sind nach dem Steuer- und Handelsrecht geregelt und besagen, dass Bücher und Aufzeichnungen laut den Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung immer aufbewahrt werden müssen.

Diese steuerliche Aufbewahrungspflicht betrifft vor allem Kaufleute, die grundsätzlich den handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung unterliegen. Die Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung sind aber auch in anderen Gesetzen, wie beispielsweise dem Umsatzsteuergesetz, verankert.

Denn die Finanzbehörde kann jederzeit eine Prüfung veranlassen. In diesem Fall winken Ihnen Sanktionen und rechtliche Folgen, wenn Sie die Papiere nicht vollständig vorweisen können. Es gelten aber nicht nur für geschäftlich tätige Menschen Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung, sondern auch für Vereine und Privatpersonen. Näheres dazu erfahren Sie weiter unten.

So lange gelten die Aufbewahrungsfristen der Buchhaltung: 

Aufbewahrungsfristen der Buchhaltung: Diese Unterlagen müssen aufbewahrt werden

Neben dem rechtlichen Aspekt der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung, ist vor allem wichtig zu wissen, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Jeder Steuerpflichtige muss alle Bücher und Aufzeichnungen aufbewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu zählen vor allem die folgenden Unterlagen:

• Rechnungsbücher
• Rechnungsaufzeichnungen
• Jahresabschlüsse (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung)
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen
• Lageberichte
• Unterlagen, die zum Verständnis der Buchhaltung dienen, wie Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen
• Geschäfts- und Handelsbriefe
• Buchungsbelege
• Rechnungen
• Zollanmeldungen
• Alle anderen Dokumente, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

Ein Kaufmann muss außerdem die Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung zusätzlich für weitere Dokumente einhalten:

• Handelsbücher
• Einzelabschlüsse
• Konzernabschlüsse
• Konzernlageberichte
• Belege für Buchungen

Aufbewahrungsfristen Buchhaltung –  Bei Unternehmen

Im Folgenden Abschnitt erfahren Sie, wie die Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung für Unternehmen aussehen. Die Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung für Unternehmen sind relativ leicht erklärt, denn sie betragen meistens 10 Jahre lang. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Unternehmen gilt für folgende Unterlagen:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen
• Buchungsbelege
• Rechnungen
• Zollanmeldungen

Des Weiteren finden Sie unter den Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung für Unternehmer auch eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist, die allerdings die Geschäftsunterlagen betreffen und nicht direkt die Buchhaltung. Sollten diese Geschäftsunterlagen jedoch für die Buchhaltung von Bedeutung sein, sollten Sie diese ebenfalls entsprechend der Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung aufbewahren.

Die Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung können sich manchmal auch verlängern. Das trifft beispielsweise dann zu, wenn eine Finanzprüfung gerade am Laufen ist oder wenn eine sogenannte Fristsetzungsfrist für Steuern nach der Abgabenordnung noch nicht abgelaufen ist. Diese Steuerfestsetzungsfrist beträgt für Verbrauchssteuern und Verbrauchssteuervergütungen ein Jahr und für alle anderen Steuern und Vergütungen vier Jahre. Wurde eine Steuer hinterzogen, verlängert sich diese Festsetzungsfrist auf zehn Jahre. Wurde die Steuer verkürzt, verlängert sich die Frist auf fünf Jahre.

Aufbewahrungsfristen Buchhaltung –  Korrekte Aufbewahrungsart in Unternehmen

In Sachen Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung sollten Sie sich auch mit den Formen der Aufbewahrung auseinandersetzen. Egal, für welche Aufbewahrungsform Sie sich entscheiden, die Unterlagen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gut lesbar bleiben. Rechnungen auf Thermokopierpapier müssen im Original aufgehoben werden, zusätzlich aber abfotografiert oder eingescannt werden, da Gedrucktes auf Thermokopierpapier mit den Jahren erlischt und unlesbar wird.

Geschäftsunterlagen, die für die Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung relevant sind, müssen wie folgt aufbewahrt werden:

Original: Unterlagen im Original müssen genau so aufbewahrt werden, wie man sie erhalten hat. Natürlich können Sie alle Originaldokumente zur Wahrung der Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung auch einscannen. Die Originaldokumente dürfen Sie allerdings nicht entsorgen, sondern müssen sie stets gut sortiert im Fall einer Prüfung zur Hand haben.

Elektronisch: Bei elektronischen Rechnungen müssen Sie stets die Echtheit und die Herkunft dieser nachweisen können. Dies kann entweder über qualifizierte elektronische Signaturen passieren oder über einen elektronischen Datenaustausch (EDI), durch den die Echtheit des Dokuments bestätigt wird.

Bildliche Wiedergabe: Ist von einer bildlichen Wiedergabe eines Dokuments die Rede, dann kann damit ein Foto oder ein Scan gemeint sein. Diese bildliche Wiedergabe muss aber im Sinne der Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung ausgedruckt am Original angebracht und aufbewahrt werden.

Inhaltliche Wiedergabe: Die inhaltliche Wiedergabe beschreibt eine Information, die auf das Speichermedium übernommen wird, ohne, dass sie nachträglich verändert werden kann. Auch die Wiedergabe muss für die gesamte Laufzeit der Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung möglich sein.

Aufbewahrungsfristen Buchhaltung – Privat

Privatpersonen sind von Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung ebenfalls betroffen. Denn als Nicht-Unternehmer haben Sie die Pflicht, Rechnungen und Zahlungsbelege, die in Zusammenhang mit Leistungen für ein Grundstück stehen, zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei solchen Leistungen kann es sich um Rechnungen von Handwerkern handeln oder um Bauleistungen oder planerische Leistungen sowie um Zahlungsbelege für Renovierungsarbeiten, Gartenarbeiten oder ähnliches.

Grundsätzlich muss Sie das rechnungsausstellende Unternehmen über diese Aufbewahrungspflicht informieren. Handelt es sich um eine Handwerkerrechnung für einen Umbau oder eine Reparatur an einem Gebäude oder einem Neubau, dann besteht eine fünfjährige Verjährungsfrist im Fall von Mängeln.

Deshalb ist es zwar nicht verpflichtend, jedoch ratsam, die Belege als Privatperson sogar fünf Jahre lang aufzubewahren, auch wenn die Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung für Privatpersonen nur zwei Jahre betragen. Denn nur so können Sie Ansprüche geltend machen. Können Sie die entsprechenden Belege bei Nachfragen der Finanzbehörde innerhalb der Zweijahresfrist nicht nachweisen, kann ein Bußgeld von bis zu 500 Euro ausgesprochen werden.

Falls Sie neben Ihrem Einkommen als Privatperson positive Überschusseinkünfte haben, also Einkünfte über Vermietung und Verpachtung oder aus Kapitalvermögen, müssen Sie die entsprechenden Belege dazu insgesamt sechs Jahre lang aufbewahren, allerdings nur, wenn die Summe dieser mehr als 500.000 Euro pro Jahr beträgt.

Aufbewahrungsfristen Buchhaltung – Für Vereine

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung für Vereine ist immer dann relevant, wenn Sie Platz in Schränken schaffen möchten. Für Vereine gelten prinzipiell die gleichen Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung, die auch für Unternehmer gelten, als die 10-Jahres-Frist. Das bedeutet, dass Sie nach Ablauf von zehn vollständigen Vereinsjahren Unterlagen wie Folgende entsorgen dürfen:

• Bücher
• Journale
• Lageberichte
• Kontenaufzeichnungen
• Jahresabschlüsse und
• Eröffnungsbilanzen

Lohnkonten, falls vorhanden, und die dazugehörigen Unterlagen, Unterlagen für die Besteuerung sowie Geschäftsbriefe dürfen Sie bereits nach sechs Jahren wegwerfen. Alle anderen Unterlagen müssen Sie nur drei Jahre lang aufbewahren. Damit Sie die Dokumente nicht ein Jahr zu früh entsorgen, beachten Sie bitte den Beginn der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Diese beginnt immer zum Ende eines Kalenderjahres. So dürfen Sie Dokumente zum Jahresabschluss 2006, die Sie 2007 erstellt haben, erst am Ende des Jahres 2018 entsorgen.