Aufbewahrungsfristen privat – Was bringt die private Archivierung?

Für Unternehmen gibt der Gesetzgeber im Steuerrecht durch die Abgabenordnung (AO) sowie im Handelsrecht durch das Handelsgesetzbuch (HGB) strenge Aufbewahrungsfristen vor. Häufig ist Privatpersonen jedoch nicht bewusst, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen auch privat eine Rolle spielen können. Neben den Vorgaben des Gesetzgebers sollten Sie weitere Aufbewahrungsfristen als Privatperson beachten, damit Sie die Beweissicherung für unterschiedliche Vorgänge gewährleisten können.

Diese privaten Aufbewahrungsfristen sind beispielsweise in Bezug auf Geburtsurkunden, Gehaltsabrechnungen oder Versicherungsunterlagen besonders wichtig. Hier existieren keine rechtlichen Aufbewahrungsfristen, die Privatpersonen einhalten müssen – dennoch sollten Sie im eigenen Interesse Aufbewahrungsfristen auch privat beachten. Wir informieren Sie zu den unterschiedlichen Verpflichtungen, zu Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen sowie zur richtigen Aufbewahrung der unterschiedlichen Dokumente.

Aufbewahrungsfristen privat: Eine Übersicht

Aufbewahrungsfristen privat: verpflichtende Aufbewahrungsfristen

Jeden Tag landen Schriftstücke in Ihrem Briefkasten, beim Einkauf erhalten Sie einen Kassenzettel und bei Abschluss eines Versicherungsvertrages wird Ihnen eine Kopie des Antragsformulars ausgehändigt. Es gibt unzählige Dokumente, Unterlagen und Bescheinigungen, die sich im Laufe der Zeit auf dem Schreibtisch, in Schubladen und Ordnern ansammeln. Es ist daher durchaus sinnvoll, nach dem Ende von Aufbewahrungsfristen im Privaten einige Dokumente zu entsorgen. Wenn Sie diese Papierflut eindämmen möchten, sollten Sie unbedingt einige Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen beachten, die eine wichtige Rolle spielen.

Der Wunsch nach einer deutlichen Reduzierung der Papierberge in Ihrem Haushalt ist verständlich, dennoch kann sich eine vorschnelle Vernichtung von Unterlagen als erheblicher Nachteil erweisen, wenn Sie nicht auf die Aufbewahrungsfristen für privat verwendete Dokumente achten. Es gibt jedoch auch viele Menschen die unsicher vor dem Papierstapel stehen und zur Vorsicht selbst einfache Quittungen mehrere Jahrzehnte aufheben, da Sie die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen nicht kennen. Eine vorschnelle Vernichtung ist genauso wenig sinnvoll, wie eine ewig lange Aufbewahrung von Unterlagen. Aus diesem Grund informieren wir Sie eingehend, welche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen relevant für Sie sind.

Jeder Händler muss für Gebrauchtware 12 Monate und für Neuware 24 Monate Gewährleistung einräumen. Diese Pflicht zur Gewährleistung gibt der Gesetzgeber vor und sie wird bezugnehmend auf das Kaufrecht beispielsweise durch § 437, § 439 und § 476 BGB geregelt. Bei Mängeln können Sie somit in der Regel innerhalb von 24 Monaten nach dem Kauf die Gewährleistung geltend machen, wenn Sie die Belege gemäß der privaten Aufbewahrungsfristen vorlegen können.

Häufig gewähren Hersteller für Ihre Produkte eine Garantie mit einer Dauer von 12 bis 24 Monaten, hier gibt es jedoch keine gesetzliche Regelung. Wenn Sie Ansprüche auf Gewährleistung oder Garantie anmelden möchten, ist es erforderlich, dass Sie bei Belegen die Aufbewahrungsfristen privat einhalten und den Kauf nachweisen können. Aus diesem Grund sollten Sie bei einem Kauf unbedingt die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen beachten und den Kassenzettel oder die Quittung mindestens für den Zeitraum von 24 Monaten aufbewahren.

Auch bei Mietverhältnissen spielen Aufbewahrungsfristen privat eine Rolle. Als Mieter sollten Sie alte Mietverträge, Kautionsquittungen und bei Auszug angefertigte Übergabeprotokolle mindestens drei Jahre aufbewahren, damit Sie diese Dokumente im Falle von späteren Ansprüchen im Rahmen der Aufbewahrungsfristen privat als Beweise vorlegen können. Dies kann beispielsweise sehr wichtig sein, wenn im Übergabeprotokoll beide Parteien (ehemaliger Mieter & Vermieter) unterschrieben haben, dass keine Mängel festgestellt wurden. So kann der Vermieter später keine Ansprüche anmelden, da er das Übergabeprotokoll unterschrieben hat und Sie dieses Protokoll gemäß den Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen sicher verwahrt haben.

Bei Dokumenten wie Sozialversicherungsnachweisen oder Gehaltsabrechnungen sollten Sie Aufbewahrungsfristen privat bis zur Rente einhalten, damit Sie diese Unterlagen bei Unstimmigkeiten vorlegen können. Diese empfohlenen Aufbewahrungsfristen dienen privat der Wahrung Ihrer eigenen Interessen. Lebenslange Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gelten für folgende Dokumente:

• Geburtsurkunden
• Heiratsurkunden
• Sterbeurkunden von Angehörigen
• Schulzeugnisse

• Hochschulzeugnisse
• Berufsabschlüsse
• Belege zu Wohneigentum
• ärztliche Gutachten

Bei den Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen handelt es sich nahezu ausschließlich um Empfehlungen. Lediglich in § 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG nennt der Gesetzgeber verpflichtende Aufbewahrungsfristen, die privat gelten. Diese Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gelten für die Aufbewahrung von Rechnungen, Zahlungsbelegen oder ähnlichen Nachweisen zu steuerpflichtigen Leistungen. Hier werden Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen genannt, die zur Aufbewahrung für einen Zeitraum von zwei Jahren verpflichten.

Diese Vorgaben des Gesetzgebers zu Aufbewahrungsfristen für privat beauftragte Leistungen dienen in erster Linie zur Eindämmung der Schwarzarbeit, daher sollten Sie Handwerkerrechnungen nach den Aufbewahrungsfristen privat für mindestens zwei Jahre aufbewahren. So kann innerhalb der Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen bei Bedarf nachgewiesen werden, dass eine offizielle Rechnung ausgestellt wurde und der beauftragte Handwerker die Leistungen nicht in Schwarzarbeit erbracht hat.

Diese Aufbewahrungsfristen für Privat wird auf den Handwerkerrechnungen vermerkt, da der Gesetzgeber die Unternehmer dazu verpflichtet. Eine Einhaltung dieser gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen sollten Sie unbedingt einhalten, denn wenn Sie bei möglichen Ermittlungen keine Rechnungen vorweisen können, kann aufgrund der Nichtbeachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen eine Strafe von bis zu 500 Euro fällig werden. Da, für handwerkliche Leistungen eine Gewährleistungspflicht gilt, sind längere Aufbewahrungsfristen auch privat bei Handwerkerrechnungen sinnvoll. In diesem Fall sind privat Aufbewahrungsfristen von fünf Jahren empfehlenswert.

Aufbewahrungsfristen privat: Steuerunterlagen, Lieferscheine, Kontoauszüge und Co.

Mit Ausnahme der Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen bei Handwerkerrechnungen (siehe § 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG) und der Frist für Vielverdiener sind Aufbewahrungsfristen privat keine Pflicht. Dies gilt beispielsweise auch für Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen in Bezug auf Steuerunterlagen, dennoch ist die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen durchaus empfehlenswert, denn hier kann das Finanzamt noch für 10 Jahre rückwirkend relevante Belege anfordern, falls der Verdacht einer Steuerhinterziehung besteht.

Aufbewahrungsfristen privat: Gehaltsabrechnung

Als Arbeitnehmer erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber jeden Monat eine schriftliche Gehaltsabrechnung. Im Laufe der Zeit sammeln sich so zahlreiche Dokumente an, die Sie gemäß den Aufbewahrungsfristen privat sorgfältig aufbewahren sollten. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gibt es auch für die Gehaltsabrechnungen nicht. Sie sollten diese Dokumente dennoch nicht als lästigen Papierkram ansehen und einfach entsorgen, da sie später durchaus zu wichtigen Nachweisen werden könnten. Aus diesem Grund ist auch hier die Beachtung von empfohlenen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen durchaus sinnvoll.

Wenn Sie die empfohlenen Aufbewahrungsfristen privat nicht einhalten, können später möglicherweise Probleme auftreten. Dies ist nicht nur bei Aufnahme von Krediten oder bei Klärung von Unterhaltsansprüchen der Fall – so kann es beispielsweise durchaus vorkommen, dass Sie im Zuge der Kontenklärung von der Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (Rentenversicherung) zur Vorlage von Gehaltsabrechnungen aufgefordert werden. Dies ist immer dann der Fall, wenn Unklarheiten über die Beschäftigung während bestimmter Zeiträume bestehen.

Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen privat nicht und entsorgen die Unterlagen, ist ein Nachweis zu den Beschäftigungsverhältnissen meist nicht mehr möglich. Für die Verwahrung von Sozialversicherungsnachweisen und Gehaltsabrechnungen sollten Sie bis zur Rente private Aufbewahrungsfristen einhalten. So können Sie diese aufgrund der eingehaltenen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen problemlos vorlegen, falls es im Zuge der Berechnung Ihrer Rentenansprüche zu Unstimmigkeiten kommt.

Wenn Sie jährlich Einkünfte von mehr als 500.000 EUR verzeichnen, gehören Sie zur Gruppe der Vielverdiener und unterliegen somit bestimmten Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen. Zu den positiven Überschusseinkünften zählen dabei neben dem Einkommen als Arbeitnehmer auch Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung sowie Kapitalvermögen. Nach § 147a AO müssen Sie als Vielverdiener Aufbewahrungsfristen privat einhalten. Diese Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen betreffen Belege und Dokumente, die für die Einkommenssteuer relevant sind und die für einen Zeitraum von mindestens sechs Jahren aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungsfristen privat: So archivieren Sie Ihre Dokumente

Bei der Beachtung von Aufbewahrungsfristen sollten Privatpersonen auch die Art der Archivierung bedenken. Die ungeordnete Lagerung von Dokumenten in Schubladen und Schränken ist nicht sinnvoll, denn ein schnelles Auffinden von wichtigen Dokumenten ist so meist nicht möglich. Viele Papierdokumente werden in Ordnern abgelegt, bei manchen Unterlagen ist jedoch ebenfalls eine digitale Aufbewahrung möglich. So können beispielsweise Kontoauszüge ohne Probleme digital verwahrt werden. Am besten bringen Sie Ordnung in Ihre Papierflut, wenn sie Briefe direkt öffnen und Werbung oder unnötige Mitteilungen direkt entsorgen. Eine digitale Aufbewahrung von Dokumenten kann auch bei Privatpersonen sinnvoll sein, besonders wenn nur ein begrenzter Raum zur Lagerung der Unterlagen zur Verfügung steht.

Bei Anfragen und anstehenden Anfragen sollten Sie umgehend eine Bearbeitung vornehmen, damit es nicht zu unangenehmen Verzögerungen kommt. Sie können die Aufbewahrungsfristen privat problemlos im Auge behalten, wenn Sie Ihre Unterlagen sinnvoll nach unterschiedlichen Lebensbereichen sortieren. Empfehlenswert sind beispielsweise jeweils eigene Ordner für Haus, Auto, Rente, Beruf, Geldanlage und Steuern. So können Sie schnell und einfach regelmäßig alle Unterlagen auf Einhaltung der Aufbewahrungsfristen privat überprüfen.