Dokumentenscanner – Digitalisierung leicht gemacht!
Dokumentenscanner sind eine spezielle Art der elektronischen Scanner und können Papierdokumente in einem Arbeitsgang digitalisieren. Aufgrund der einfachen Bedienung und der vielseitigen Nutzungsmöglichkeiten eignen sie sich ebenso für den privaten wie den beruflichen Bereich. Bei der Auswahl des passenden Modells müssen jedoch einige Faktoren berücksichtigt werden.
Dokumentenscanner – Die wichtigsten Fragen & Antworten
Ein Dokumentenscanner ist für jeden geeignet, der regelmäßig Dokumente digitalisieren und so sichern und organisieren möchte. Ob es sich dabei um Korrespondenz, Fotos, wichtige Belege oder Grafiken handelt ist unerheblich. Auch, wenn eine Umstellung auf ein möglichst papierloses Büro erfolgen soll, ist das Gerät eine sinnvolle Anschaffung.
Einen speziellen Dokumentenscanner-Test der Stiftung Warentest gibt es nicht. Es werden jedoch kombinierte Geräte mit Drucker- und Kopierfunktion getestet. Hierdurch können zumindest Hinweise auf die Auswahlkriterien und empfehlenswerte Hersteller aus dem Test entnommen werden.
Es lassen sich abhängig von dem gewählten Modell lose und / oder gebundene Dokumente einscannen. Bilder, Grafiken und Texte zu digitalisieren ist in jedem Fall möglich.
Ja, im Handel werden verschiedene Arten angeboten. Darunter Varianten mit einem automatischen Einzug, der die Dokumente Blatt für Blatt selbstständig über die Scan-Einheit leitet. Diese Modelle sind besonders praktisch, wenn eine größere Anzahl an losen Blättern digitalisiert werden soll. Flachbettscanner eignen sich hingegen für gebundene Dokumente, wie beispielsweise Seiten aus einem Buch.
Kombi-Scanner verbinden weitere Funktionen mit dem Einscannen, während Mini-Scanner problemlos auch mobil eingesetzt werden können.
Wenn Dokumente digitalisiert aber nicht bearbeitet werden sollen, können sie auch über entsprechende Handy-Apps oder eine Kamera abfotografiert werden. Der Aufwand hierfür ist jedoch vor allem bei einer größeren Anzahl an Dokumenten erheblich.
Weitere Alternativen stellen Foto-Scanner, kombinierte Geräte oder spezielle Service-Anbieter dar.
Was ist ein Dokumentenscanner?
Bei Dokumentenscannern handelt es sich um elektronische Geräte, die Papierdokumente digitalisieren können. Das heißt, dass Text, Grafiken oder Fotos von dem Scanner erfasst und in eine Datei umgewandelt werden.
Die so kreierten Dateien können gespeichert, bearbeitet und übersichtlich organisiert werden. Zudem wird der Zugriff durch mehrere Nutzer – beispielsweise in einem Büro – deutlich erleichtert und der Papierverbrauch wird reduziert.
Funktionsweise eines Dokumentenscanners
Die grundlegende Funktionsweise eines Dokumentenscanners ist vergleichsweise einfach und kann in wenigen Schritten erklärt werden.
- Sensoren erfassen die Kontraste auf den Dokumenten und wandeln diese in digitale Bildpunkte um.
- Die digitalen Bildpunkte werden in einer Datei wieder zusammengesetzt und damit zu einer Kopie des originalen Dokuments.
- Die Datei kann abgespeichert oder bei Fehlern verworfen werden, um eventuell im Scanner vorhandene Fremdkörper und Verschmutzungen zu entfernen beziehungsweise das Dokument zu glätten.
Im Gegensatz zum reinen Kopieren wird das Ausgangsdokument also nicht einfach abfotografiert und erneut ausgedruckt. Es findet eine Umwandlung- die Digitalisierung – statt. Daher ist es im Anschluss an das Einscannen, abhängig vom gewählten Dateiformat, beispielsweise auch möglich das Dokument zu bearbeiten.
So praktisch diese Vorzüge aber auch sind, bei sehr großen Mengen an Dokumenten und Fotos, ist der Aufwand für das Einscannen vergleichsweise hoch. Soll beispielsweise eine ganze Bildersammlung digitalisiert werden oder fallen beruflich Tag für Tag hunderte von Dokumenten an, dauert der Vorgang auch mit schnellen Geräten und großen Kapazitäten wenigstens mehrere Stunden.
Eine sinnvolle Alternative hierzu stellen entsprechende Service-Anbieter wie ScanProfi dar. Sie übernehmen das Einscannen, Digitalisieren und Organisieren. Hierdurch kann die Arbeitskraft und -zeit auf das Kerngeschäft konzentriert bleiben und die Dateien liegen schneller sowie geordnet vor. Ein weiterer Vorteil von hochwertigen Scandienstleistern wie ScanProfi ist es, dass moderne Technik verwendet wird und dadurch eine gute Qualität erreicht werden kann.
Arten von Dokumentenscannern
Die Arten von Dokumentenscannern werden grundlegend in drei Kategorien unterteilt. Welche Variante am besten zum eigenen Bedarf passt, ist abhängig den individuellen Ansprüchen und dem Aufkommen an einzuscannenden Dokumenten.
1. Klassische Dokumentenscanner
Klassische Dokumentenscanner sind als Flachbettscanner und als Scanner mit Einzug erhältlich. Beide Varianten haben sowohl Vorzüge als auch Nachteile. Auf Flachbettscannern werden die Dokumente einzeln aufgelegt. Der Vorzug hieran ist, dass Sie auch gebundene Materialien digitalisieren können. Das betrifft unter anderem:
- einzelne Seiten aus Büchern
- gebundene Ordner
- zusammengeheftete Blätter
- Texte, Grafiken und Fotos auf dickeren, stärkeren Materialien
Der Nachteil ist allerdings, dass Sie die Originaldokumente jeweils einzeln auflegen müssen. Der Aufwand ist also größer und teilweise davon abhängig, wie schnell Sie arbeiten. Bei größeren Mengen ist das unpraktisch und zeitraubend.
Klassische Dokumentenscanner mit automatischem Einzug sind ausschließlich für lose Dokumente geeignet. Dafür können diese jedoch in größerer Anzahl eingelegt werden. Das Gerät führt die Blätter selbstständig über die Sensoren und gibt sie wieder aus. Der Aufwand beschränkt sich auf das Einlegen, Nachlegen und das Entnehmen der Papiere. Ein Nachteil ist allerdings, dass Sie mit diesen Modellen keine gebundenen Dokumente digitalisieren können. Auch stärkere Materialien, wie Fotopapier oder Pappe sind ungeeignet. Zudem kann es bei dem Einzug zu einem Papierstau kommen. Falten und Risse sind mögliche Folgen einer solchen Fehlfunktion.
2. Mini-Dokumentenscanner
Mini-Dokumentenscanner sind auch unter anderen Bezeichnungen erhältlich. Gängig sind beispielsweise:
- mobile Scanner
- tragbare Scanner
- kabellose Scanner
Von einem kompakten Gerät für den Tisch bis hin zum Scanner im Kugelschreiber ist die Auswahl in dieser Kategorie sehr groß.
Klar zu unterscheiden sind Modelle, bei denen die Dokumente automatisch eingezogen und über die Sensoren geführt werden – und Varianten, bei denen das Gerät manuell über das Dokument geführt werden muss.
Scanner mit einem Einzug erbringen schneller und einfacher gute Ergebnisse. Manuell einsetzbare Dokumentenscanner sind kleiner und leichter, dafür jedoch auch anfälliger für Fehler.
3. Kombi-Scanner
Kombi-Scanner haben den Vorteil, dass sie mehrere Funktionen miteinander verbinden. Scannen, Drucken, Kopieren und gegebenenfalls sogar Faxen sind möglich. Hierdurch wird Platz gespart und die Geräte sind ideal für kleinere Räume. Potenzielle Nachteile sind allerdings, dass bei dem Ausfall einer Funktion auch andere Bereiche beeinträchtigt werden können.
Über welche Möglichkeiten verfügt ein Dokumentenscanner?
Welche hilfreichen Funktionen vorhanden sind, hängt von dem jeweiligen Modell ab. Gängig sind unter anderem:
- Fehlerkorrektur:
Eine Falte oder ein Knick auf dem Original-Dokument zeichnet sich häufig als schwarzer Strich auf dem eingescannten Abbild ab. Scanner mit automatischer Fehlerkorrektur vermeiden derlei Probleme. - Beidseitiges Scannen:
Bei doppelseitig bedruckten Dokumenten ist ein automatischer Einzug nicht sinnvoll. Es sei denn, der Dokumentenscanner ermöglicht beidseitiges Scannen. Hierdurch wird der Aufwand erheblich reduziert und sowohl Arbeitskraft als auch Arbeitszeit können eingespart werden. - Leere Seiten erkennen:
Durch ein versehentlich eingelegtes leeres Blatt oder eine umgedrehte Seite kann es dazu kommen, dass der Scanner kein Dokument, sondern eine leere Fläche digitalisiert. Die nachträgliche Korrektur erfordert Aufwand und Speicherplatz geht verloren. Kann der Dokumentenscanner hingegen leere Seiten erkennen, entfallen diese potenziellen Probleme.
Aufgrund der mittlerweile zahlreichen zusätzlichen Funktionen kann bei der Auswahl sehr genau abgestimmt werden, was für den individuellen Bedarf sinnvoll ist.
Zusammenfassung
Ein Dokumentenscanner kann eine notwendige und praktische Bereicherung für das Arbeitszimmer im eigenen Heim oder das Büro sein. Sie können damit Papiertürme reduzieren und das Auffinden sowie Sichern von Dokumenten und Daten deutlich vereinfachen.
Damit das nützliche Gerät aber auch wirklich Zeit spart und Aufwand reduziert, muss es passend für den eigenen Bedarf ausgewählt werden. Aufgrund der zahlreichen verschiedenen Varianten und möglichen Funktionen kann für nahezu jede Gegebenheit die richtige Variante gefunden werden. Alternativ bieten Scandienstleister wie ScanProfi die Möglichkeit, die Digitalisierung mit einem Dokumentenscanner extern durchzuführen. Die Daten werden dabei umgewandelt, kontrolliert und archiviert. Ihr Aufwand beschränkt sich damit auf die Übergabe der Dokumente und das Empfangen der digitalen Dateien. Zeit und Arbeit muss bei dieser Variante nicht investiert werden. Bei einem täglich hohen Aufkommen an einzuscannenden Dokumenten ist diese Lösung allerdings wenig praktikabel.