Dokumentenmanagement – Erklärung | Software | Vorteile

In Zeiten der Digitalisierung macht diese auch vor der Archivierung der Dokumente in Unternehmen und im Privathaushalt keinen Halt. Denn digitales Dokumentenmanagement ist umweltschonend, effizient und übersichtlich. Zudem werden Sie durch das digitale Dokumentenmanagement und die damit einhergehende Automatisierung zeitlich entlastet.

Dokumentenmanagement – Erklärung

Ein Dokumentenmanagement System kümmert sich um die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten sowie die Archivierung von Dokumenten in einer Datenbank. Darüber hinaus findet eine Automatisierung der Ein- und Ausgabe sowie Verteilung der Dokumente an andere Personen statt. Beim digitalen Dokumentenmanagement können einzelne Dokumente oder Begriffe via Suchfunktion gesucht und gefunden werden.

Infolgedessen gehört das Durchforsten staubiger Akten und Dokumentenstapel der Vergangenheit an. Da die meisten Dokumente und Informationen heute ohnehin schon in elektronischer Form vorliegen, vereinfacht digitales Dokumentenmanagement die Erfassung und langfristige Aufbewahrung. Aber auch Dokumente wie zum Beispiel Briefe und Rechnungen können via Dokumentenscanner erfasst und in das Dokumentenmanagement System integriert werden.

Grundsätzlich können vier unterschiedliche Funktionen unterschieden werden:

Dokumentenmanagement im Unternehmen

Sie und Ihr Unternehmen profitieren in vielfältiger Art und Weise von der Umstellung auf ein digitales System für Dokumentenmanagement. Fortan können Sie weltweit auf alle gespeicherten Dokumente zugreifen und sind nicht mehr davon abhängig, wo sich die Archive mit den jeweiligen Dokumentenordnern befinden. Digitales Dokumentenmanagement wirkt sich also positiv auf die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens aus.

Darüber hinaus werden auch die Mitarbeiter fortan motivierter und zufriedener sein, da eine zeitaufwändige und somit kostenintensive Suche nach den benötigten Dokumenten der Vergangenheit angehört.

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System wird der Suchaufwand deutlich reduziert und Zeit effektiv eingespart. Das alles dank einer übersichtlichen Sortierung. Darüber hinaus ist auch der Platzbedarf im Unternehmen deutlich geringer. Etwaige Lagerräume für die Aufbewahrung der Akten werden nicht mehr benötigt, sodass die Miete sinnvoller investiert werden kann.

Die Umstellung auf ein digitales System für das Dokumentenmanagement hat zur Folge, dass nach der Etablierung keinerlei Platz mehr für die Aktenaufbewahrung benötigt wird. Die wichtigen Dokumente befinden sich auf den Servern Ihres Unternehmens oder externen Speichermöglichkeiten. Ein weiteres Argument für die Nutzung digitaler Managementmöglichkeiten ist die Umweltfreundlichkeit.

Natürliche Ressourcen werden effektiv geschont, da die Papierverschwendung der Vergangenheit angehört. Wenn Sie und Ihr Unternehmen auf Nachhaltigkeit und Umweltschutz Wert legen, geht fortan kein Weg an der Nutzung von digitalem Dokumentenmanagement vorbei. Zusammenfassend sind vor allem

• Umweltschutz und Nachhaltigkeit,
• der geringe Platzbedarf,
• mehr Effizienz durch zeitsparendes Suchen
• sowie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit

unwiderlegbare Gründe für die Einführung von einem digitalen Dokumentenmanagement System.

Dokumentenmanagement privat

Doch nicht nur für den gewerblichen Gebrauch eignet sich das digitale Dokumentenmanagement. Auch als umweltbewusster Verbraucher können Sie auf ein digitales Dokumentenmanagement zurückgreifen. Denn Umweltschutz und Nachhaltigkeit sorgen auch im privaten Bereich dafür, dass die unendliche Papierverschwendung von Gestern ist. Täglich, wöchentlich und erst recht monatlich treffen eine schier unermessliche Zahl an Briefen bei Ihnen Zuhause ein.

Ob Rechnungen, Briefe der Versicherungen oder die Gehaltsabrechnungen – all das muss aufbewahrt werden. Wenn allerdings einer dieser Briefe erneut benötigt wird, beginnt oftmals die große Suche. Mit digitalem Dokumentenmanagement ist zeitaufwändiges Suchen passé. Direkt nach der Eingabe eines geeigneten Suchbegriffs können Sie auf das gewünschte Dokument zugreifen und dieses ggf. auch ausdrucken.

Eine übersichtliche Sortierung ist deutlich einfacher, zu bewerkstelligen als in Papierform. Darüber hinaus können Sie auch unterwegs auf die Dokumente zugreifen, falls Sie zum Beispiel auf einer Geschäftsreise private Dinge erledigen wollen. Hierfür wird noch nicht einmal mehr ein PC benötigt. Selbst mit Smartphone oder Tablet ist dies möglich. Zudem erfolgt die Sicherung der Dokumente online.

Dies minimiert das Risiko eines vollständigen Verlustes der Dokumente zum Beispiel durch eine Naturkatastrophe oder einen Brand. Die Dokumente befinden sich beim digitalen Dokumentenmanagement auf einem Server, sodass kein Brand die Dokumente vernichten kann.

Dokumentenmanagement: Vor- und Nachteile

Bei der Gegenüberstellung von der konventionellen, analogen Verwaltung von Dokumenten und dem digitalen Dokumentenmanagement von heute und morgen, fallen unweigerlich einige Vorteile ins Auge.

Digitales Dokumentenmanagement

Analoges Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement: Software im Vergleich

Das Dokumentenmanagement wird durch eine Software deutlich erleichtert. Mit wenigen Klicks lassen sich die gesuchten Informationen leicht finden, womit effizient Arbeitszeit eingespart wird.

Dokumente scannen und digitalisieren lassen ist das eine, sich für die richtige Dokumentenmanagement Software zu entscheiden das andere. Denn Sie müssen sich immer für eine Lösung entscheiden, die optimal für Sie und Ihr Unternehmen ist. Eine sehr komplexe Software für das Datenmanagement zu wählen, könnte zwar viele wichtige Funktionen beinhalten, aber auch einen großen Lernaufwand mitbringen.

Nicht immer ist das teuerste und komplizierteste Lösung die best. Lassen Sie sich die nötige Zeit um zwischen den verschiedenen Angeboten die richtige Software für sich und Ihre Bedürfnisse zu finden.

In diesem Beitrag finden Sie ganz viele wichtige Informationen zum Thema: Zum Thema Datenmanagement Software

Dokumentenmanagement: Open Source Software

Bei der vielfältigen Auswahl an Software für das Dokumentenmanagement ist Open Source Software eine Art von Programmen, deren Quellcode offen und frei für Jedermann zugänglich ist. Dies bietet dem Nutzer einige Vorteile gegenüber anderen Dokumentenmanagement Softwarelösungen. Denn wenn Sie über Programmierkenntnisse verfügen bzw. IT-Spezialisten im Unternehmen haben, kann das Programm für Dokumentenmanagement ganz nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert werden.

Teilweise müssen Sie eine Gebühr für den Quellcode zahlen, teilweise gibt es die Open Source Software bzw. Dokumentenmanagement Software mitsamt Quellcode kostenlos. Nach der Modifizierung und der individuellen Optimierung des Programms kann die Software für Dokumentenmanagement auch weiterverbreitet werden. Bei einer Open Source Software profitieren Sie infolgedessen von der Flexibilität, da Sie die Funktionen optimieren können. Aus diesem Grund ist die Gefahr einer Fehlinvestition deutlich geringer.

Darüber hinaus besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit der Kompatibilität mit anderen Systemen, da offene Standards und Schnittstellen zu einer Open Source Lösung für Dokumentenmanagement gehören.

Dokumentenmanagement: Fazit