Dokumentenmanagement Software – Übersicht & Vergleich

Moderne Dokumentenmanagement Software ist längst mehr als nur die Verwaltung digitaler Daten. Mit ihrer Hilfe können sämtliche elektronischen Dokumente verschlagwortet und katalogisiert werden. Verwaltung und Archivierung von Dokumenten wird übersichtlich und einfach zugleich.

Dokumentenmanagement Software – Die wichtigsten Fragen und Antworten

Dokumentenmanagement Software – Definition

Mit Hilfe von Dokumentenmanagement Software lassen sich Dokumente erstellen und bearbeiten, verteilen, archivieren und suchen. Sie werden via Schnittstellen in die Prozesse eingebunden, so dass die benötigten Dokumente und Informationen schnell bereitgestellt werden können und die Produktivität erhöht wird. Damit lässt sich der Suchaufwand deutlich minimieren und solche eine Art der digitalen Archivierung.

Einige dieser DMS Software können mobil geöffnet werden und erlauben so ein Arbeiten auch von unterwegs. Die digitalisierten Dokumente können schnell gesucht, gefunden und bearbeitet werden. Ohne eine gute Dokumentenmanagement Software dürfte heutzutage kaum noch ein Unternehmen auskommen, besonders wenn es sich an die Vorschriften der Finanzbehörden bezüglich der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten halten muss.

Dokumentenmanagement Software – So funktioniert sie!

Setzt ein Unternehmen Software zum Dokumentenmanagement ein, können die Mitarbeiter Informationen gezielt bearbeiten, speichern und wieder darauf zugreifen. Die Hauptaufgabe des Dokumentenmanagements ist dabei die Speicherung sämtlicher elektronischen Dokumente mit ihren Schlagworten. Je nach Befugnis können diese entsprechend zugänglich gemacht werden. Die DMS Software unterstützt diesen Prozess. Das jeweilige Dokument bildet mit seinen Schlagworten, Kategorien und Metadaten eine Einheit, das sogenannte Asset. Je nach eingesetzter Software werden entweder die Metadaten in der Datenbank abgelegt und das Dokument im sogenannten Filesystem, oder es werden Metadaten gemeinsam mit Dokument gespeichert.

Den Vorgang bei einer DMS Software:

Die Vorteile von Dokumentenmanagement Software auf einen Blick

Mit ihr lassen sich sämtliche elektronischen Dokumente so organisieren und speichern, dass sie leicht wieder auffindbar sind. Damit lohnen sie sich nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Privatanwender.

• Sie sparen Kapazität, archivieren sicher, erlauben jederzeit schnellen Zugriff auf die Dokumente.
• Dank Kategorien und Schlagworten können Dokumente thematisch einfach gefiltert werden.
• Die Bearbeitung der Dokumente ist im gesamten Unternehmen transparent, optimiert und nach verfolgbar.
• Mit Dokumentenmanagement Software werden die gesetzlichen Bestimmungen nach GoBD eingehalten.

Dokumentenmanagement Software – So funktioniert sie!

Setzt ein Unternehmen Software zum Dokumentenmanagement ein, können die Mitarbeiter Informationen gezielt bearbeiten, speichern und wieder darauf zugreifen. Die Hauptaufgabe des Dokumentenmanagements ist dabei die Speicherung sämtlicher elektronischen Dokumente mit ihren Schlagworten. Je nach Befugnis können diese entsprechend zugänglich gemacht werden. Die DMS Software unterstützt diesen Prozess. Das jeweilige Dokument bildet mit seinen Schlagworten, Kategorien und Metadaten eine Einheit, das sogenannte Asset. Je nach eingesetzter Software werden entweder die Metadaten in der Datenbank abgelegt und das Dokument im sogenannten Filesystem, oder es werden Metadaten gemeinsam mit Dokument gespeichert.

Der Vorgang einer DMS Software:

Diese Dokumente kann eine Dokumentenmanagement Software verarbeiten:

• Dokumente aus Tabellenkalkulationen und Programmen zur Textverarbeitung
• E-Mails und Fax
• Bilddateien
• digitale Grafiken
• Auszüge aus Datenbanken
• gescannte analoge Dokumente
• Listen
• Pläne und Konstruktionszeichnungen
• Audio- und Videodateien

Es wird festgelegt, welche Mitarbeiter jeweils den Zugriff auf die entsprechenden Dokumente oder Prozesse, zu denen beispielsweise die Bearbeitung gehört, haben. Werden Dokumente bearbeitet, speichert die DMS Software jede Version und legt für jede Änderung ein neues Dokument an. Damit lässt sich jede Bearbeitung und Änderung rückverfolgen. Muss sich ein Unternehmen an die Vorschriften der DIN EN 9100 halten, ist eine solche Rückverfolgung beispielsweise zwingend vorgeschrieben. Die jeweiligen Dokumente übernimmt die Dokumentenmanagement Software direkt aus anderen Systemen, beispielsweise der Finanzbuchhaltung, dem ERP-System oder der digitalen Post. Selbstverständlich können Dokumente auch gescannt oder händisch eingegeben werden. Sind Dokumente bearbeitet und werden nicht mehr benötigt, können sie archiviert werden.

Ursprünglich wurde mit dem Begriff Dokumentenmanagement nur die Verwaltung, Verschlagwortung und Katalogisierung elektronischer Dokumente bezeichnet. Während die ersten Versionen von DMS Software noch wenig wirtschaftlich waren, änderte sich das im Lauf der Entwicklung. Längst können neben digitalen Schriftstücken sämtliche elektronischen Dokumente verwaltet, verschlagwortet und katalogisiert werden. Die Möglichkeit automatischen Imports vereinfachte die Aufnahme von Dokumenten und deren Katalogisierung und dank OCR-Texterkennung werden Dokumente automatisch verschlagwortet.

Dokumentenmanagement Software: Im Vergleich

Auf dem IT-Markt gibt es eine große Auswahl an verschiedener Dokumentenmanagement Software, die allesamt effizientes und komfortables Datenmanagement bezwecken. Die diversen Programme helfen Ihnen bei der übersichtlichen Aufbewahrung und Sortierung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen oder Privathaushalt. Im Nachfolgenden sollen exemplarisch einige Dokumentenmanagement Software und ihre Vorzüge dargestellt werden:

AMAGNO:

✔ flexibles Preismodell
✔ automatische E-Mail und Anhang Erfassung

✖mobile Kompatibilität

Mit Amagno können Sie die Abläufe im Dokumentenmanagement automatisieren. Dank einem flexiblen Preismodell können Sie je nach Ihrem persönlichen Bedarf und Ihren Präferenzen die geeignete Version auswählen. Bei der mobilen Kompatibilität besteht momentan noch Verbesserungsbedarf.

Amagno bietet Ihnen allerdings eine automatische E-Mail- und Anhang-Erfassung an. Darüber hinaus können Papierdokumente einfach via Scan importiert werden. Zahlreiche weitere Funktionen wie die automatische Dokumentenklassifikation oder eine automatische Indizierung runden die Software erfolgreich ab.

Doxis4:

✔ hohe Datensicherheit

✖ kein gemeinsames Bearbeiten an einem

Die Dokumentenmanagement Software Doxis4 bietet Ihnen einen enormen Umfang an vielfältigen Funktionen. Zudem steht das Programm für eine hohe Datensicherheit, sodass der Verlust Ihrer Daten nahezu unmöglich ist. Der Schutz Ihrer Daten wird jederzeit mit Doxis4 gewährleistet. Allerdings ist es nicht möglich, dass verschiedene Nutzer ein Dokument gemeinsam bearbeiten.

Alfresco:

✔ kostenlose Software
✔ Zugriff auch vom Tablet & Smartphone

✖ kein Support bei der kostenlosen Variante

Alfresco ist eine kostenlose Software, die dem Dokumentenmanagement dient. Für Verwaltungen, Versicherungen, Unternehmen aus dem Gesundheitswesen oder dem Finanzwesen bietet Alfresco die Möglichkeit, sämtliche Dokumente entweder zentral oder unabhängig vom Speicher zu verwalten. Die Dokumentenmanagement Software lässt sich jederzeit erweitern und in bereits vorhandene Prozesse integrieren.

Der Zugriff auf die Dokumente ist dank der Alfresco Apps für iOS und Android auch mobil möglich. Dank der Hybrid-Cloud lassen sich die Dokumente von mehreren Nutzern gemeinsam bearbeiten. Die Dokumentenmanagement Software kann an die spezifischen Gegebenheiten angepasst und bei Bedarf erweitert werden. Selbstverständlich sind die Daten gesichert und der Zugriff kontrolliert.

DocuWare:

✔ entspricht gesetzlichen Vorgaben

Die Software DocuWare steht für gesetzeskonforme Archivierung, die sämtlichen gesetzlichen Vorgaben entspricht. Die erstmalige Integration in Ihren Betrieb ist problemlos und schnell möglich. Anschließend automatisiert die Software das Dokumentenmanagement. Sie profitieren bei DocuWare von einer automatischen Erfassung der E-Mails und Anhängen sowie der Direktarchivierung aus Ihrem Büro. Aus diesen Gründen haben Sie eine große Zeitersparnis und einen deutlich geringeren Arbeitsaufwand.

eco DMS:

✔ für Unternehmen & Privatkunden
✔ nur bei Inanspruchnahme des Supports muss man zahlen

Das Dokumentenmanagement Programm ecoDMS ist eine plattformübergreifende Lösung, die sich sowohl für gewerbliche Kunden als auch Privatanwender eignet. Die preiswerte Software funktioniert plattformübergreifend. Kunden bezahlen hier erst, falls der Support notwendig wird. Sie können mit eco DMS die vorhandenen Dokumente via Scan in das Dokumentenmanagement System integrieren.

E-Mails und Anhänge werden nach Etablierung des Dokumentenmanagement Systems automatisch erfasst, sodass die Zeitersparnis immens ist.

TMS Archiv:

✔ über den Browser möglich, somit auch von jedem Gerät aus

✖ wenige Features, eher für den Privatanwender

Das TMS Archiv ist eine Datenschutzmanagement Lösung, die online erhältlich ist. Aus diesem Grund muss hierbei keinerlei Software auf Ihrem PC installiert werden, da der Zugriff über Browser mit jedem Gerät möglich ist. Die Benutzerverwaltung erfolgt komfortabel und ein übersichtliches Dokumentenmanagement ist die Folge. Allerdings ist das Online TMS Archiv eine einfach konzipierte Lösung mit wenigen weiteren Features, sodass sich diese Lösung vornehmlich an Privatanwender richtet.

nscale:

✔ hohe Sicherheit für Ihre Dokumente

✖ längere Einarbeitung in DMS Software

Diese Dokumentenmanagement Software bietet neben dem Managen der Dokumente auch die Möglichkeit ihrer rechtskonformen Archivierung. Sämtliche Dokumente und Informationen können optimiert verwaltet werden. Unterschiedliche Formen elektronischer Akten erlauben unter anderem das Anlegen von Kundendokumenten, Personaldokumenten, Vertragsdokumenten oder Baudokumenten. E-Mails werden ebenso rechtssicher archiviert wie alle anderen Dokumente. Die DMS Software selbst lässt sich nach den jeweiligen Anforderungen flexibel anpassen und in die vorhandene IT-Struktur integrieren.

ELOoffice:

✔ einfache und intuitive Bedienung

✔ mobile Erfassung

✖ Premium-Updates nötig

Diese Dokumentenmanagement Software ist für Einsteiger in diesem Bereich geeignet. Die Bedienung ist intuitiv und einfach, trotzdem bietet die DMS Software eine Menge Funktionen. Sämtliche Dokumente können nicht nur im Büro selbst, sondern auch mobil erfasst werden. Sie werden zentral verwaltet und rechtskonform aufbewahrt. Sämtliche Dokumente werden in elektronischen Akten abgelegt, so dass Projekte, Aufträge und Kundendaten nicht nur verwaltet, sondern auch schnell auffindbar sind.

Soll die DMS Software umfangreicher sein, bietet sie mit dem Upgrade ELOprofessional neben der automatisierten Erfassung von Dokumenten und Informationen, Automatisierung der Bearbeitung beispielsweise auch eine direkte Verarbeitung der Eingänge. Für große Unternehmen und Organisationen ist ELOenterprise gedacht: Hier können große Dokumenten- und Datenmengen übersichtlich und automatisiert bearbeitet werden. ELOenterprise ist robust, skalierbar und mandantenfähig.

Dokumentenmanagement Software – Open Source

Neben der Dokumentenmanagement Software, für die neben einer Lizenzgebühr oft auch Zahlungen für Wartung und Service fällig sind, gibt es die sogenannten Open Source Lösungen. Diese sind in der Regel kostenlos oder zu einem relativ geringen Preis erhältlich. Diese werden von einem ganzen Kollektiv an Entwicklern gepflegt und auch öffentlich dokumentiert.

Es gibt in vielen Fällen eine rege Community dieser Art von DMS Software, in der ein lebhafter Austausch stattfindet. Allerdings ist nicht immer sicher, dass die Schnittstellen zu anderen Programmen auf Anhieb funktionieren. Während bei bezahlter DMS Software der Support enthalten ist, muss dieser bei Open Source Software in der Regel selbst geleistet werden. Tritt ein Problem auf, hilft die Community oft weiter.

Von vielen Kaufversionen gibt es kostenlose Open Source Dokumentenmanagement Software: Mit dieser kann die Funktionalität zunächst auch ohne Budget getestet werden. Muss ein Unternehmen oder eine Behörde jedoch die Compliance-Standards einhalten, ist Open Source Dokumentenmanagement Software nur sehr selten geeignet.

Knowledge Tree:

✔ sehr beliebte DMS Software

✔ mobile nutzbar

Die Dokumentenmanagement Software gibt es sowohl als kostenlose Open Source Software, aber auch in einer Bezahlvariante. Dateien unterschiedlichster Struktur können gespeichert und abgelegt werden, der Zugriff ist dank der Metadaten von der Struktur selbst unabhängig. Die Oberfläche ist einfach und intuitiv bedienbar, über das Dashboard lässt sich schnell auf Dokumente zugreifen. Da der Zugriff auch mobil möglich ist, eignet sich Knowledge Tree auch für Unternehmen mit Mitarbeitern im Außendienst.

Feng Office:

✔ Vielseitigkeit

✔ viele kostenpflichtige Features

Ursprünglich unter dem Namen OpenGoo bekannt, hilft Feng Office bei der Verwaltung von Aufgaben, Dokumenten und Wissen, lässt sich aber auch zur Erfassung von Zeiten nutzen. Die Plattform gestattet eine Zusammenarbeit von Teams, die Dokumente können aber auch für Kunden zur Einsicht gegeben werden. Auch wenn die Open Source Software kostenlos ist, lässt sie sich leicht bedienen. Leider verschwinden bei fast jedem Update beliebte Features und werden kostenpflichtig.

Dokumentenmanagement Software – Privat

Wer für seine Unterlagen und Dokumente mit einem einzigen Ordner auskommt, für den wird sich eine Dokumentenmanagement Software sicher nicht lohnen. Wer jedoch die Briefe von der Krankenkasse, Lohnabrechnungen, Rechnungen fürs Finanzamt und viele andere Dokumente sicher aufbewahren und schnell wiederfinden möchte, für den kann sich der Einsatz einer DMS Software auch privat lohnen.

Für viele Dokumentenmanagement Software wird allerdings ein Dokumentenscanner benötigt, um die Unterlagen erst einmal zu digitalisieren und auf dem PC zu speichern. Inzwischen gibt es aber auch Apps, die sich zur Erfassung von Dokumenten nutzen lassen. Nach dem Scan lassen sich die Dokumente taggen, also verschlagworten und weiter verarbeiten. Allerdings ist die Texterkennung nicht immer ausreichend gut für eine Suchfunktion.

Dokumentenmanagement Software – Fazit

Eine Dokumentenmanagement Software, kurz DMS Software, ist sowohl für Unternehmer als auch für Privatpersonen eine sehr gute Lösung, um digitalisierte Dokumente zu archivieren. Besonders Firmen profitieren durch eine enorme Zeitersparnis und können auf diese Weise Arbeitsprozesse optimieren. Die richtige DMS Software zu finden, ist dabei leichter als die meisten glauben, wenn man sich bewusst ist, welche Ansprüche man an diese stellt.

Ist Ihnen beispielsweise der mobile Zugriff auf die DMS Software besonders wichtig, sollten Sie genau nach dieser Funktion bei der Dokumentenmanagement Software suchen. So können z.B. Außendienstmitarbeiter auf die gewünschten digitalen Akten zugreifen und Informationen schneller abrufen oder an Kunden weitertragen.

Neben vielen kostenpflichtigen DMS Software, gibt es einige, welche Sie gratis runterladen können. Diese sind nicht unbedingt gleich schlechter, verfügen aber oftmals nicht über viele Features die es gegen einen Aufpreis gibt. Wenn das Thema Dokumentenmanagement neu für Sie ist, lohnt es sich auf jeden Fall eine Software mit einem guten Support zu suchen.