Digitale Personalakte – Definition | Aufbau | Einführung

Eine digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte genannt) visualisiert am Computerbildschirm, wie weit die Digitalisierung in Unternehmensprozessen vorangeschritten ist. Dokumente aus einer Personalakte, die bis vor wenigen Jahren überwiegend in Papierform archiviert wurden, werden eingescannt und mit einer Softwarelösung sodann digital verwaltet.

Prozesse können auf diese Weise durch eine digitale Personalakte beschleunigt und Kosten für Unternehmen nachhaltig gesenkt werden. Der Zugriff auf die digitale Personalakte lässt sich mit entsprechenden Rechten dezentral steuern. Das Grundprinzip samt Aufbau ähnelt sehr stark einer konventionellen Personalakte. Papier wird aber durch das Digitalisieren komplett ersetzt. Aktuelle Zahlen zeigen, dass die große Mehrheit der Unternehmen bereits auf die digitale Personalakte als moderne Alternative setzt.

Definition: Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte bezeichnet eine strukturierte Sammlung von digitalisierten Aufzeichnungen, die anhand definierter Merkmale langfristig und vor allem sicher aufbewahrt werden müssen. Was einst eine Papierakte mit Daten für einen Mitarbeiter war, ist heute in vielen Unternehmen zu einem digitalen Mitarbeiterprofil geworden, das sich mit Softwarelösungen professionell verwalten lässt.

Generell kann eine digitale Personalakte in zwei inhaltliche Grundtypen unterteilt werden: einfache und qualifizierte Variante. Eine einfache digitale Personalakte enthält z.B. folgende Elemente:

• Entgeldabrechnung
• Meldepflichten
• Angaben zur Sozialversicherung

• Bescheinigung
• Urlaubsanträge

Eine qualifizierte digitale Personalakte hingegen kann darüber hinaus folgende Elemente enthalten:

• Beurteilungen
• Informationen zu beruflichen Werdegang
• Hinweise zur Personalentwicklung und -planung

Im Wesentlichen besteht eine digitale Personalakte aus eingescannten Dokumenten, die durch eine Software in einen übersichtlichen Verwaltungsrahmen gebracht werden. Der Zugriff auf bestimmte Informationen ist somit schnell möglich, ohne suchen zu müssen.

Schnittstellen zu anderen betrieblichen IT-Systemen sind ebenfalls denkbar, sodass weitere Informationen hinzugefügt werden können. Zu den klassischen Dokumenten, die eine digitale Personalakte enthält, zählen vor allem:

• Arbeitsverträge
• Bescheinigung
• rechtlich bedeutsamer Schriftverkehr

• Bewerbungsunterlagen
• Arbeitszeugnisse

Digitale Personalakte: Aufbau

Generell werden Sie nicht DIE allgemeingültige Struktur für eine digitale Personalakte finden. Hierin zeigt sich der große Vorteil, dass eine digitale Personalakte individuell an die betrieblichen Erfordernisse angepasst werden kann. Normen und gesetzliche Vorgaben gibt es noch nicht, was sich in naher Zukunft aber ändern kann (zu beachten sind natürlich Datenschutzgesetzte, dazu später mehr).

Eine Struktur für eine digitale Personalakte ist gut respektive besser gesagt funktional, wenn sie zu den jeweiligen Prozessen der Personalabteilung passt. Das ist in der Praxis das entscheidende Kriterium für den Aufbau einer digitalen Personalakte, um ein hohes Maß an wünschenswerter Produktivität zu nutzen. Je schlanker die Struktur ist, desto schneller lassen sich relevante Informationen finden. Sinnvoll ist es mit Blick auf eine digitale Personalakte, beim Aufbau nach der Art der Dokumente zu klassifizieren (z.B. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen).

Für den Aufbau einer Struktur sind also Ordnungskriterien bzw. Register zu finden, sodass eine hierarchische Struktur nutzbar wird, die ggf. Unterkategorien enthalten kann. Wenn Sie auf vorhandene Softwarelösungen für eine digitale Personalakte zurückgreifen, können Sie in der Regel ein grundlegendes Gerüst nutzen, das dann mit wenigen Klicks an die spezifischen Erfordernisse angepasst werden kann.

Was darf nicht in die digitale Personalakte?

Die Datenschutzerklärung und vor allem im Grundgesetz festgeschriebene Persönlichkeitsrechte sind die wesentlichen Gründe dafür, dass bestimmte Informationen/Dokumente in einer digitalen Personalakte nichts zu suchen haben. Wenn der Arbeitnehmer nicht ausdrücklich damit einverstanden ist, dürfen keine Listen über Abwesenheitszeiten oder Notizen zu privaten bzw. sexuellen Vorlieben festgehalten werden.

Auch Auswertungen oder Dokumentationen von Aktivitäten in sozialen Netzwerken wie Facebook und Twitter haben in einer Personalakte nichts zu suchen. Grundsätzlich dürfen keine Dokumente in die digitale Personalakte, die das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter in irgendeiner Weise einschränken. Insbesondere Dokumentationen zum Gesundheitszustand von Mitarbeitern sollten tunlichst nicht gespeichert werden, ebenso wenig etwaige ärztliche oder psychologische Gutachten. Falls ein Betriebsarzt vorhanden ist, so unterliegt dieser ohnehin der Schweigepflicht.

Einführung einer digitalen Personalakte

Wer den Abschied vom Papier einleiten will, sollte mit einer durchdachten Planung die Basis für einen deutlichen Effizienzzugewinn legen. Da alles mit vorhandenen Papierakten startet, die digitalisiert werden müssen, sollten diese bereinigt werden.

Zu klären ist, was wirklich gebraucht wird bzw. gemäß Archivierungsvorgaben noch aufzubewahren ist. Daraus ergibt sich dann die individuelle Struktur mit relevanten Inhalten für die digitale Personalakte.

Existenzgründer genießen den Vorteil, die ‚Altlast‘ aus Papier vorher nicht durcharbeiten zu müssen, sie starten digital bei null!

Natürlich muss klar sein, welche Ressourcen für diesen zukunftsorientierten Bereich im Betrieb genutzt werden können. Zu prüfen ist, welche Softwarelösung in Betracht kommt und welches Know-how im Betrieb vorhanden ist, um diese professionell zu implementieren. Personelle bzw. zeitliche Ressourcen wird vor allem das eigentliche Digitalisieren einnehmen, denn alle Dokumente müssen gescannt werden.

Daher gilt es, entsprechende Angebote von Anbietern in diesem Bereich zu prüfen, damit der Umstieg sich nicht über einen langen Zeitraum hinzieht. Das würde nur zu Chaos zwischen Papier und Digitalem führen. Für den operativen Geschäftsbetrieb erweist sich die Gestaltung von Zugriffsrechten als sehr wichtig: Wer darf/muss mit Blick auf die betrieblichen Prozesse Zugriff auf eine digitale Personalakte haben?

Nicht für alle Unterlagen schreibt der Gesetzgeber bestimmte Aufbewahrungsfristen zu Personalakten vor, generell ist jedoch eine Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren sinnvoll. Sie sollten die Aufbewahrungsfristen für Personalakten einhalten, bis alle juristischen Ansprüche verjährt sind. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen für Personalakten werden die betreffenden Unterlagen gemäß den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes vernichtet.

Digitale Personalakte: Verwaltung

Für die Verwaltung werden die Mitarbeiter in der Personalabteilung zuständig sein. Je nach Komplexität des Softwareprogrammes ist eine einführende Schulung im Hinblick auf das Themenfeld digitale Personalakte sinnvoll, wobei ggf. weitere Kosten im Budget einzuplanen sind. Software für die Digitalisierung von Personalakten gibt es teils als Basisversionen kostenlos.

Der nutzbare Funktionsumfang wird aber den betrieblichen Ansprüchen meistens nicht gerecht. Der Preis für ein Programm für die Verwaltung von digitalen Personalakten hängt im Wesentlichen vom gewünschten Funktionsumfang ab. In der Regel werden daher mehrere Varianten angeboten. Als Orientierung seien monatliche Kosten für die Verwaltung von digitalen Personalakten in einem moderaten dreistelligen Bereich angegeben.

Wenn Sie zu verschiedenen Angeboten recherchieren, werden Sie feststellen, dass einige Preise nur auf konkrete Anfrage kommuniziert werden. Zu einem späteren Zeitpunkt wird das Einscannen einzelner Dokumente nicht länger dauern als das Suchen und Bearbeiten einer konventionellen Personalakte aus Papier.

Was gibt es in Bezug auf eine digitale Personalakte zu beachten?

Wie bereits einleitend angedeutet, gibt es noch kein spezifisches Gesetz, das Themen rund um die digitale Personalakte einheitlich regeln würde. Aufbau, Struktur und Inhalte bleiben jedem Unternehmen selbst überlassen. Und natürlich sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet, eine digitale Personalakte einzuführen, wobei es sich klar um eine zukunftsorientierte Maßnahme handelt.

All diese Rahmenbedingungen bedeuten aber natürlich nicht, dass sich Unternehmen in puncto digitale Personalakte im rechtsleeren Raum befinden. Ganz im Gegenteil! Neben Persönlichkeitsrechten und dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, das vor allem im Bewerbungsprozess eine große Rolle spielt, sind strenge Datenschutzrechtlinien zu beachten. Mit dem Jahr 2018 greifen nun in Folge der neuen Datenschutzrechtlinie DSGVO europaweit viel strengere Regeln für den Umgang mit persönlichen Daten. Ferner greifen die Aufbewahrungsfristen für Personalakten.

Unternehmen müssen ihren umfassenden Dokumentationspflichten auch im Falle der Digitalisierung nachkommen. Insofern ist es notwendig, dass bei der Einführung von digitalen Personalakten im Betrieb ein umfassendes rechtliches Wissen vorhanden sind, sodass die Daten gemäß der aktuellen Gesetzeslage erhoben und gespeichert werden. In diesem Kontext rücken ebenfalls Zugriffrechte und deren Limitierung in den Fokus. Wer als Arbeitgeber das Recht bricht, riskiert neben empfindlichen Geldbußen auch eine Gefährdung des eigenen Images.

Datenschutz und digitale Personalakte

Seit Mai 2018 gelten mit der DSGVO neue Bestimmungen, die als Ziel den besseren Schutz von personenbezogenen Daten haben. In Unternehmen betrifft diese Neuregelung sowohl Daten von Mitarbeitern als auch von Kunden. Laut Richtlinie muss sichergestellt werden, dass die Daten in einem absolut sicheren Umfeld gespeichert werden. Ferner müssen alle Prozesse, die sich in Personalabteilungen rund um die digitale Personalakte abspielen, auf ihre DSGVO-Konformität geprüft werden.

Gleiches gilt für die Einstellungen der genutzten Software selbst, was in der Praxis vor allem Nutzungsrechte angeht. Unternehmen sollten von Beginn an sicherstellen, dass sie den strengeren Datenschutzregelungen gemäß DSGVO in allen Belangen nachkommen. Auf keinen Fall darf es evidente Sicherheitslücken geben. Zertifizierte Sicherheitsstandards zeigen, dass es Unternehmen mit dem Schutz der Daten ihrer Mitarbeiter ernst nehmen.

Digitale Personalakte: der Betriebsrat und sein Mitspracherecht

In größeren Betrieben (mindestens fünf ständige Mitarbeiter) sorgt ein Betriebsrat für die Überwachung sowie Durchsetzung der Interessen der Arbeitnehmer. Dazu werden Vertreter in regelmäßigen Abständen in den Betriebsrat gewählt. Ist ein Betriebsrat im Unternehmen vorhanden, so muss dieser mit Blick auf das Thema digitale Personalakte eingebunden werden.

Zu beachten in sind in diesem Kontext Mitbestimmungsrechte des Personalrates, etwa Paragraf 87 Absatz 1 Nr. 6: Dort ist von der Mitbestimmung bei der Anwendung von technischen Einrichtungen die Rede, um das Verhalten bzw. die Leistung von Mitarbeitern überwachen zu wollen.

Eine qualifizierte digitale Personalakte dürfte in diesen Bereich fallen. Insofern kann der Betriebsart durchaus mitbestimmen, welche Dokumente in welcher Form digital erhoben und gespeichert werden können. Eine klare Rechtsprechung hierzu gibt es allerdings noch nicht. Um Probleme langfristig zu vermeiden, sollte der Betriebsart bei der Digitalisierung von Personalakten von Beginn an aktiv eingebunden werden.

Digitale Personalakte: Vor- und Nachteile in der Übersicht

Welche Ansprüche hat der Arbeitnehmer in Bezug auf seine digitale Personalakte?

Aus den aufgeworfenen rechtlichen Rahmenbedingungen ergibt sich mit Blick auf die digitale Personalakte natürlich auch die Frage, welche Möglichkeiten Mitarbeiter selber haben. In dieser Hinsicht kann jeder Mitarbeiter:

• ohne Grund Einsicht in seine digitale Personalakte verlangen
• Kopien von Inhalten anfordern
• Stellungnahmen zu Inhalten beziehen oder anfordern
• falsche Inhalte entfernen lassen
• ggf. Änderungen gerichtlich geltend machen

Rechte in Bezug auf die angefertigte digitale Personalakte bleiben auch dann in Kraft, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Um immer auf dem Laufenden zu sein, sollten Mitarbeiter von sich aus regelmäßig in die digitale Personalakte schauen.