Digitalisieren: So klappt der Einstieg in die digitale Unternehmensführung

Die Digitalisierung ist Zukunftsvision, Geschäftspraxis und Schreckgespenst in einem. Mit wenigen Themen hadern Unternehmer so sehr wie mit einer Aussicht auf das papierlose Büro. Und hier ist noch lange nicht Schluss. Auch Klassenräume, öffentliches Leben, Shopping und Werbung fallen dem Digitalisieren zum Opfer. Was verstehen wir unter dem Digitalisieren von Inhalten und was bietet die Digitalisierung in Unternehmen? Was sind die Chancen & Risiken der Digitalisierung?

Wenn in deutschen Unternehmen die Sprache auf das Digitalisieren kommt, ist man sich meist einig – das dauert noch. Neue Daten könne man gern digitalisieren, aber all die alten Akten, Kundendaten und Steuerordner? All das wofür bisher Lagerräume und Aktenschränke zuständig war, sollte nun in einem Serverraum oder der Cloud untergebracht sein? Mit dem Digitalisieren von Datensätzen tun sich die Unternehmen schwer.

Dabei greift die Digitalisierung in anderen Bereichen durchaus um sich. Durch Industrie 3.0 und Logistik 4.0 entstehen neue Visionen, wie Prozesse schon bald zeitsparend automatisiert sein könnten.

Das Wichtigste zum Digitalisieren auf einen Blick

Definition: Was bedeutet Digitalisierung?

Eine genaue Definition der Digitalisierung ist nur schwer greifbar. Beim Digitalisieren von Dokumenten und der Arbeit mit Text ist die Bedeutung jedoch klar. Analoge, physische Seiten mit Drucken werden in virtuelle Dokumente umgewandelt und archiviert. Das Digitalisieren macht die physische Kopie unnötig.

Durch Digitalisierung erhalten Dokumente und Inhalte wie Fotos und Illustrationen eine neue Aktualität und Detailschärfe. Nur durch Digitalisieren ist zudem gewährleistet, dass alte Akten neuen Sicherheitsbestimmungen gerecht werden. Sie müssten nach der neuen europäischen Richtlinie zum Schutz von Daten, der DSGVO, analog unter verschärften Zutritts- und Zugriffsbedingungen archiviert werden, die auf den Zustand der Datensätze selbst wenig Rücksicht nehmen.

Durch das Digitalisieren werden so auch Daten wieder nutzbar, die in den Firmenarchiven begraben liegen und nie aussortiert wurden. Zugleich können Datensätze, deren Aufbewahrungsfrist vor Jahren abgelaufen ist, fachgerecht entsorgt werden. Neben dem Platz schaffen in den Schränken, schafft Digitalisierung also vor allem Übersicht. Diese Übersichtlichkeit ist es auch, die vielen Angst macht. Das Unternehmen arbeitet nach dem Digitalisieren mit neuen Sicherheitsstrukturen, die erst das Digitalisieren möglich machte.

Geschichte der Digitalisierung 

Die Geschichte der Digitalisierung lässt sich auf etwa das Jahr 1890 zurückführen, als die ersten Computer-Lochkarten das Licht der Welt erblickten. Es dauerte einige Jahre, bis sie sich in verschiedenen Branchen etablierten, doch die unscheinbaren Papierstreifen waren die erste wirkliche Art, Informationen für einen Computer aufzubereiten, die ohne die Technik nicht mehr ausgelesen werden konnten. Auch damals war diese Art der Digitalisierung nicht allen Firmen geheuer. Warum Produktionsprozesse, Arbeitszeiten und Informationen auf einer Lochkarte erfassen, die bis zu 80 Zeichen umfasst, wenn sich mit der Hand Daten schneller notieren lassen.

Dennoch ließ sich die Digitalisierung schon bald nicht mehr aufhalten. Nicht einmal sechzig Jahre nach der ersten Standardisierung der Lochkarte im Jahr 1928 sollten die ersten echten Computer entwickelt werden. Das Digitalisieren hielt Einzug in die Unternehmen und Haushalte. Zuerst in Form von kleinsten Mengen Daten und schließlich durch PCs und Laptops, Smartphones und Chips, die vor einem Jahrhundert als unmöglich gegolten hätten.

Lochkarten, Magnetbänder, Disketten, CDs und USB-Sticks erfüllten jedoch alle den gleichen Zweck. Sie unterstützten die Gesellschaft dabei, ihre Daten zu digitalisieren. Das Digitalisieren hatte dabei ganz verschiedene Gründe von dem Abspielen von Musikaufnahmen bis zum Lesen ganzer Bücher als Textdatei.

Digitalisierung in Unternehmen

Die Digitalisierung im Unternehmen ist ein Feld, das angetrieben durch die digitale Transformation nicht mehr verschwinden wird. Auch in vielen Jahren werden Firmen noch immer daran arbeiten, digitale Prozesse in den Geschäftsalltag einzubinden. Dies stellt eine gewaltige Herausforderung an einfache Mitarbeiter ebenso wie die Führung. Denn: Die Digitalisierung im Unternehmen beginnt nicht in der IT-Abteilung, sondern im gesamten Unternehmen. Ein Umschwenken der Kultur ist notwendig. Mitarbeiter profitieren durch eine Abnahme sinnfreier Arbeiten und setzen ihre kreative Energie zielbringender ein. Soft Skills sind gefragt – und die stoßen durch die Digitalisierung im Unternehmen die Tür auf zu neuen Geschäftsmodellen. In jedem Fall wichtig ist jedoch eine klare Strategie, denn mit „ein bisschen Computer und Internet“ ist es nicht getan.

Dass alle Informationen auf dieser Seite nicht nur eingebildet sind, sondern realen Wert besitzen, zeigen diverse Studien: Sie belegen einerseits, dass die meisten Betriebe Interesse an der Digitalisierung im Unternehmen besitzen. Gleichzeitig fließt bislang jedoch ein recht geringer Prozentsatz des jährlichen Umsatzvolumens auch wirklich in entsprechende Maßnahmen, um den Schritt zumindest zu einem papierlosen Büro wirklich zu vollziehen. Die Herausforderungen der Digitalisierung im Unternehmen sind dabei nicht zwingend die Mitarbeiter selbst: Vor allem in der Führungsetage sehen sich Verantwortliche vor der Aufgabe, in Form des Digital Leadership, nicht einfach neue Prozesse zu integrieren, sondern ganz neue Workflows und Kundenbeziehungen über digitale Kanäle erfolgreich zu integrieren.

Für die Mitarbeiter bedeutet die Digitalisierung im Unternehmen langfristig Vorteile durch den bereits erwähnten Fokus auf echte Kreativität und sinnstiftende Aufgaben. Gleichzeitig müssen sowohl die Mitarbeiter selbst als auch die Entscheider bei der Digitalisierung im Unternehmen aufpassen, dass durch die ständige Verfügbarkeit die Barriere zwischen Berufs- und Privatleben nicht verschwindet. Sonst wird schnell auch in der eigentlichen freien Zeit gearbeitet – was häufig genug der Grund ist für Unzufriedenheit, Burnout und anderen negativen Seiten der Digitalisierung. Insgesamt ist die fortschreitende Digitalisierung im Unternehmen jedoch eindeutig positiv zu bewerten, sofern sie zielorientiert und mit klarer Strategie verfolgt wird.

Digitalisieren: Wozu überhaupt?

Die Frage, warum Unternehmen ihre Datensätze digitalisieren sollten und Konsumenten online shoppen können sollten, ist eher eine philosophische denn sicherheitstechnische. Zwar erhöht das Digitalisieren in vielen Bereichen Genauigkeit, Berechenbarkeit und Sicherheit. Am Ende geht es jedoch hauptsächlich um die Qualität des Lebensstandards.

Eine Ware, die sich mit einem Klick bestellen und über Rezensionen vorher abschätzen lässt, ist bequemer erhältlich, als der Weg in das Fachgeschäft. Doch bereits diese Geschäftsstelle war die Weiterentwicklung davon, einen Experten im Ausland aufsuchen zu müssen, der das spezielle Produkt herstellt.

In diesem Sinne ist die Digitalisierung ein Mittel, die Gesellschaft global voranzutreiben, wirtschaftlich wie für jeden Einzelnen. Die frei werdenden zeitlichen Ressourcen können für persönliche Entwicklung, Forschung und Komfort genutzt werden. Nicht zuletzt werden auch materielle Ressourcen durch das Digitalisieren geschont.

Statt 200 Seiten Papier aus dem Rohstoff Holz wird durch das Digitalisieren für ein Buch lediglich noch eine winzige Fraktion eines Chips benötigt.

Die digitale Personalakte als papierlose Zukunft in Unternehmen

Die digitale Personalakte findet als zukunftsorientierte Lösung im Personalwesen bereits in sehr vielen Unternehmen Anwendung. Die größten Vorteile zeigen sich im Hinzugewinn an Effizienz und Flexibilität, zumal Zugriffsrechte dezentral verwaltet werden können. Da in Zukunft kaum noch Papier archiviert werden muss, brauchen Unternehmen im Wesentlichen nur noch Speicherplatz auf der Festplatte und keine großen Archivräume mehr.

Das schafft im wahrsten Wortsinne Raum für neue Möglichkeiten. Die Nachteile in Bezug auf die digitale Personalakte drehen sich allesamt um rechtliche Aspekte. Nicht zu verschweigen ist, dass die Einführung und Nutzung auch Kosten verursacht, wobei vor allem das Einscannen vieler Dokumente Ressourcen verschlingen wird.

An der Digitalisierung nicht teilnehmen als Option?

Wer sich heute gegen die Digitalisierung seiner Arbeitsprozesse entscheidet, wird schon bald mit dem internationalen Markt nicht mehr Schritt halten können. Selbst Entwicklungsländer nutzen ihre Gelder heute lieber zum Ausbau der digitalen Struktur, denn zur Stützung der Bedürfnisse der Bevölkerung.

Sie wissen, dass digitale Rechenzentren Handel ermöglichen und Unternehmen entstehen lassen, die schneller für Lebensmittel, Wasser und Energie in der Region sorgen, als es eine Autobahn könnte. Das Digitalisieren geschieht also auf jedem Gebiet.

Im privaten Bereich können Menschen in Europa allerdings noch immer auf das Digitalisieren ihres Lebens verzichten. In Ländern wie Estland, in denen Behördengänge, Anmeldung eines Neugeborenen oder Ausstellen von Abschlüssen eine rein digitale Angelegenheit ist, wird das Leben außerhalb der Digitalisierung jedoch immer schwerer.

So funktioniert das Digitalisieren

Um konkrete Dokumente und Daten in Unternehmen zu digitalisieren, wird ein gewisser Grundstock an Technik benötigt. Moderne Endgeräte wie Computer, Laptops und Tablets sind unerlässlich, wenn Mitarbeiter auf digitalisierte Daten zugreifen sollen. Das Einlesen der analogen Daten geschieht über eine Kombination aus Geräten.

Benötigt wird zum Digitalisieren mindestens ein hochqualitativer, leistungsstarker Scanner mit Einzug. Dieses Gerät sollte Seiten automatisch als Datei an ein Gerät der Wahl versenden können, um durch einen Mitarbeiter Akten anlegen zu lassen. Gute Scanner für diesen Zweck beginnen bei rund 2.500 Euro und können häufig auch gemietet werden.

Der Prozess der Digitalisierung der Akten ist zeitaufwendig und langwierig. Durch Outsourcing an einen externen Dienstleister sparen selbst kleine Unternehmen bares Geld. Der Übertrag von der analogen in die digitale Datei ist nach dem Scannen nicht abgeschlossen. Dokumente müssen zusammengefasst, beschnitten und gedreht werden. Aussagekräftige Metadaten und Titel lassen durchsuchbare Strukturen entstehen. Sicherheitsmaßnahmen rund um die neuen digitalen Akten sollten zusätzlich durch Profis überwacht werden.

Mit einem unternehmensweiten Monitoring wird geprüft und festgelegt, wer auf welche Datei Zugriff hat. Dieses Management ist nach dem Digitalisieren unerlässlich, erhöht jedoch auch die allgemeine Sicherheit.

Texterkennung für PDF-Formate

Die Texterkennung für PDF-Files und digitale Scans befreit von der Papierflut. Eine Texterkennung und die PDF-Digitalisierung von Dokumenten schafft Freiraum: durch zeitsparende und sichere Abwicklung von betrieblichen Vorgängen.

Die Sicherung der Unternehmensdaten auf zuverlässigen und modernen Speichermedien schützt vor Verlust, Manipulation und Diebstahl. Eine Texterkennung für PDF-Dokumente und mobile Scans ermöglicht die Auslagerung der Aktenordner auf externe Datenträger oder in die Cloud. Die Texterkennung erreicht für PDF-Dokumente einen noch höheren Wirkungsgrad im Unternehmen, denn Smartphone, Tablet und Computer werden zu mobilen Scannern.

Aufgenommene Dokumente und Dateien werden mit der OCR-Technik für die Texterkennung zu PDF-Dateien, die lesbar und maschinell prozessierbar sind. Mit dem Einscannen und Verarbeiten geschäftlichen Dokumente in ein digitalisiertes Archiv steht das gesamte Unternehmenswissen allen Mitarbeitern zur Verfügung – unabhängig von Zeit und Standort.

Die wachsende Informations- und Wissensbasis des Unternehmens ist weltweit per Mausklick verfügbar. Die Konvertierung mit professioneller OCR-Technologie setzt neue Meilensteine bei der Texterkennung. Die PDF-Archivierung ermöglicht eine zeitgemäße, kostengünstige und sichere Verwaltung der betrieblichen Daten.

Die  Weiterverarbeitung von Informationen bei der OCR-Texterkennung. PDF-Dateien und Scan-Dokumente lassen sich mit einer OCR-Digitalisierung in kürzester Zeit durchsuchen und auswerten. Vor der Texterkennung sind PDF-Dateien eine nicht weiter prozessierbare Sammlung von Pixeln.

Die als Rastergrafiken bezeichneten Pixelsammlungen von PDFs und Scans werden von einer professionellen Software zielgenau in maschinenlesbare Zeichen umgesetzt. Verträge, Veröffentlichungen mit neuen gesetzlichen Bestimmungen, Eingangsrechnung im PDF-Format und vieles mehr wird mit der OCR-Texterkennung lesbar gemacht. Die hauseigenen IT-Systeme und Standardwendungen, wie z. B. Microsoft Office, können die OCR-Daten lesen und weiterverarbeiten.

Suchen, Recherchen und Textanalysen im digitalen Unternehmensarchiv können von anderen Anwendungen gesteuert und genutzt werden. Das digitale OCR-Archiv wird nach der Texterkennung über PDF-Inhalte zur Grundlage für Unternehmensanalysen und Unternehmensentscheidungen.

Gescannte Dokumente bearbeiten – Erklärung & Software

Gescannte Dokumente zu bearbeiten kann aus vielerlei Gründen notwendig sein. Sei es, um Formulare auszufüllen oder einen Vertrag zu unterschreiben, Fehler im Original-Dokument zu beheben oder Kommentare in das Schriftstück einzufügen – wenn gescannte Dokumente zu bearbeiten sind, ist dafür eine entsprechende Vorbereitung vonnöten.

Wichtig ist, dass eine zum Textbearbeitungsprogramm passende Software verwendet wird. Programme um gescannte Dokumente zu bearbeiten, finden sich als Software zum Download, als kostenlose Test- und kostenpflichtige Vollversionen sowie als App und Online. Sogar auf dem Smartphone ist es möglich, gescannte Dokumente zu bearbeiten, wenn die passende App vorhanden ist. Unter diesen Programmen finden sich beispielsweise Adobe Reader, die Texterkennung von Google Drive oder auch Abbyy OCR.

Nach dem Download beziehungsweise dem Öffnen der jeweiligen Software liest das Programm gescannte Dokumente ein. Das Bearbeiten kann erst dann erfolgen, wenn die Zeichen – wie Buchstaben, Zahlen und Satzzeichen – erkannt und „übersetzt“ wurden. Hierbei gibt es deutliche Unterschiede zwischen den Programmen. Das grundlegende Prinzip und Vorgehen sind aber in jedem Fall gleich. Nach dem Öffnen der jeweiligen Datei können gescannte Dokumente zum Bearbeiten und Korrigieren direkt in dem jeweiligen Programm belassen oder in das jeweilige Textbearbeitungsprogramm überführt werden.

In jedem Fall sollten gescannte Dokumente vor dem Bearbeiten nochmals kontrolliert werden. Durch das Übersetzen im Programm können sich Fehler einschleichen und gegebenenfalls werden nicht alle Wörter und Zeichen richtig beziehungsweise komplett erfasst. Es muss daher gegebenenfalls eine Lücke ausgefüllt oder hier und da eine Korrektur durchgeführt werden. Dank des jeweiligen Programms können gescannte Dokumente nach dem Bearbeiten in verschiedenen Formaten gespeichert werden.

Dokumentenmanagement Software vergleichen & finden

Mit der für den jeweiligen Zweck geeigneten Dokumentenmanagement Software lässt sich die Arbeit in Unternehmen in vielerlei Hinsicht optimieren und verbessern. Sämtliche Prozesse und Workflows, bei denen Dokumente und Dokumentationen eine Rolle spielen, sind davon betroffen. Werden sämtliche Dokumente schließlich verschlagwortet und in einem zentralen Bereich abgelegt, können alle zugriffsberechtigten Mitarbeiter einfacher und vor allen Dingen schneller mit den von ihnen benötigten Informationen arbeiten.

In den meisten Fällen verfügt die Dokumentenmanagement Software über eine Funktion, mit der sich die Dokumente automatisch an die jeweils zuständigen Mitarbeiter verteilen lassen. Damit lässt sich die Arbeit effizienter verwalten. Da sämtliche Dokumente nur noch digital vorliegen, werden Kosten für Papier und Druck sowie Platz bei der Archivierung gespart.

Wenn gefordert, lassen sich sämtliche Bearbeitungen lückenlos rückverfolgen. Die meiste auf dem Markt befindliche Dokumentenmanagement Software lässt sich an die Programme von Microsoft Office anbinden. Wird Microsoft Office genutzt, kann für die Speicherung, Verschlagwortung und Archivierung der unterschiedlichen Dokumente die bereits offene Anwendung gleich genutzt werden. Auch die in der Dokumentenmanagement Software abgelegten Dokumente können somit direkt abgerufen werden, vorausgesetzt, der Zugriff auf diese ist gestattet. Das gleiche gilt für den täglichen Mail-Verkehr.

Dieser wird mit der Dokumentenmanagement Softwarein die Datenbank überführt, mitsamt der eventuell angefügten Dokumente. Damit werden sämtliche Nachrichten so gespeichert, wie es vom Gesetzgeber vorgeschrieben ist. Bevor es an die Auswahl der passenden Dokumentenmanagement Software geht, sollte geklärt sein, was diese im Einzelfall kosten darf und welche Funktionen sie erfüllen muss. Neben kostenlosen Open Source Dokumentenmanagement Software gibt es auch umfangreiche und mächtige Bezahlversionen.

Während allerdings bei Problemen der Open Source Varianten die Community um Rat gefragt werden muss, steht bei kostenpflichtigen Versionen in der Regel ein Support zur Verfügung.

Digitalisierung Mittelstand – Fakten & Chancen

Die Digitalisierung im Mittelstand ist eine große Herausforderung für viele Unternehmen in Deutschland. Das zeigt sich auch, wenn man die aktuellen Studien zu diesem Bereich betrachtet. Denn noch immer gibt es einen guten Teil der Unternehmen, welche sich bisher kaum mit der Digitalisierung im Mittelstand beschäftigt haben und somit im Bereich der Digitalisierung und der Industrie 4.0 zu den abgehängten Unternehmen gehören.

Doch immerhin haben rund 20 Prozent der Unternehmen die Zeichen der Zeit erkannt und die eigene Digitalisierung im Mittelstand nachhaltig und zielführend vorangetrieben. Somit konnten diese Unternehmen durchaus bereits die Vorteile der Digitalisierung im Mittelstand genießen und von der Digitalisierung profitieren.

Wichtig ist, dass die Unternehmen in den unterschiedlichsten Bereichen von der Digitalisierung im Mittelstand profitieren. Zum einen ist die eigene IT zu nennen, welche durch die Digitalisierung im Mittelstand schneller und effizienter wurde und viele neue Bereiche innerhalb der Unternehmen abdecken konnte.

Weiter hat bei vielen Unternehmen durch die Digitalisierung im Mittelstand die Servicequalität und die Qualität der Produkte und Dienstleistungen deutlich zugenommen, da unter anderem die Fertigungsmöglichkeiten nachhaltig verbessert wurden. Somit sorgt die Digitalisierung im Mittelstand nicht nur für eine bessere Aufstellung gegenüber der Konkurrenz, sondern vor allem auch gegenüber den eigenen Kunden.

Ein wichtiger Punkt, da die Digitalisierung im Mittelstand vor allem aufgrund der immer stärkeren Konkurrenzsituation für viele kleine und mittelständische Unternehmen keinem reinen Selbstzweck unterliegt. Grundsätzlich bietet die Digitalisierung im Mittelstand dementsprechend viele Vorteile, wenn diese gezielt und strukturiert genutzt wird. Hierzu gibt es unter anderem verschiedene Fördermöglichkeiten durch den Bund, welcher gezielt die verschiedenen kleinen und mittleren Unternehmen bei der Verbesserung der Digitalisierung im Mittelstand unterstützt.

Wenn Unternehmen diese kostenfreien Leistungen in Anspruch nehmen und von diesen profitieren, kann auch der Wirtschaftsstandort Deutschland einen Vorteil verzeichnen. Denn im Rahmen der Industrie 4.0 und den damit einhergehenden Veränderungen in der Industrie spielt die Digitalisierung im Mittelstand eine erhebliche Bedeutung für den gesamtwirtschaftlichen Erfolg.

Digital Workplace – enorme Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter

Um auch künftig im Wettbewerb bestehen zu können, Abläufe zu vereinfachen und effizienter zu gestalten sowie die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen wird ein Digital Workplace zunehmend unerlässlich.

Er erleichtert sowohl die Zusammenarbeit als auch das orts- und zeitungebundene Arbeiten – was bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder Projektgruppen mit räumlich weit verstreuten Mitarbeitern einen entscheidenden Vorteil oder gar eine grundlegende Voraussetzung darstellt.

Die Voraussetzung für die Transformation zum Digital Workplace müssen nur wenige Punkte erfüllt werden.

Aufgrund der Komplexität der Umsetzung ist es jedoch entscheidend für den Erfolg des Digital Workplace, die Transformation professionell durchführen oder zumindest begleiten zu lassen.

Zudem sollte darauf geachtet werden, die Mitarbeiter entsprechend auf die Umstellung vorzubereiten und ihnen auch die Möglichkeit des Feedbacks zu geben, damit der Digital Workplace entsprechend angepasst werden kann.

OCR Software

OCR Software ist ein wertvolles Hilfsmittel für alle, die Dokumente digitalisieren möchten. OCR Software kann eingescannte Texte analysieren und in ein durchsuchbares Format umwandeln. So können die eingescannten Dokumente komfortabel über die Suchfunktion nach wichtigen Schlagworten durchleuchtet werden. Moderne OCR Software arbeitet zuverlässig und hat im Allgemeinen geringe Fehlerquoten.

Wenn Sie hin und wieder wenige private oder geschäftliche Dokumente digitalisieren möchten, kommen Sie in der Regel gut mit preiswerten und kostenlosen Angeboten zurecht. Die OCR Software in diesem Preissegment ist simpel, liefert aber durchaus hilfreiche Ergebnisse. Für die gelegentliche Umwandlung bietet sich auch OCR Software an, die Sie direkt online in Ihrem Browser nutzen können.

Sie müssen hierfür keine OCR Software installieren und können die Dienste im kleinen Rahmen normalerweise gratis verwenden. Da die Software im Browser ausgeführt wird, kann sie normalerweise auf allen Betriebssystemen genutzt werden. Um privat hin und wieder ein wichtiges Schreiben zu digitalisieren ist diese unkomplizierte Variante auf jeden Fall eine Überlegung wert.

Möchten Sie regelmäßig eingescannte Dokumente mit OCR Software verarbeiten, zum Beispiel um den täglichen geschäftlichen Briefverkeher zu digitalisieren, lohnen sich teurere Angebote. Sie verarbeiten schnell und zuverlässig auch größere Mengen gescannter Dokumente und bieten praktische Zusatzfunktionen, welche beispielsweise die Verarbeitung teils oder vollständig automatisieren können.

Zudem haben Sie jederzeit die volle Kontrolle über sensible geschäftliche Daten. Wenn Sie einmalig oder sehr selten viele Dokumente auf einmal scannen und verarbeiten möchten, lohnt sich die Investition in eine Lizenz für teure OCR Software womöglich nicht. Hier bietet sich ein vertrauenswürdiger Dienstleister an, der Ihnen die Arbeit abnimmt. Sie können Ihre Dokumente selbst einscannen und einem Dienstleister übergeben oder direkt einen Komplettservice buchen, bei dem Ihre Akten auf Wunsch vom Dienstleister eingescannt werden.

Solche Angebote sind ideal, wenn Sie zum Beispiel Ihre gesamten Akten der vergangenen Jahre digitalisieren möchten und allein für das Scannen mehrere Tage Aufwand einplanen müssten.

Aufbewahrung von Daten nach dem Digitalisieren

Digitale Daten werden heute in Serverzentren oder in der Cloud aufbewahrt. Unter einer Cloud versteht man die Zusammenschaltung von verschiedenen Servern zu einem riesigen Webspace, in dem die Daten sicher sind. Wer Firmendaten digitalisieren möchte, sollte sich für einen besonders sicheren Cloudanbieter im Businessbereich entscheiden, oder ein eigenes Serverzentrum mieten.

Nach dem Digitalisieren werden in Büros und Lagerräume ganze Gänge frei, wo sich vorher Akten türmten. Eine Chance für Unternehmen, durch die Digitalisierung den Arbeitsstandard zu erhöhen und Mitarbeitern mehr Raum, angenehmere Aufenthaltsräume und zusätzliche Kollegen an die Hand zu geben.

Risiken beim Digitalisieren 

Wie alle technischen Lösungen ist auch das Digitalisieren nicht risikobefreit. Digitale Daten sind jedoch in der Regel heute besser gesichert, als analoge Aktenschränke es je könnten. Ein Risiko ist natürlich dennoch der Datenverlust nach dem Digitalisieren. Daten können durch Systemfehler, Angriffe von Außen oder menschliches Versagen auftreten. Auch eine hohe Kompetenz im Umgang mit Technik schützt nicht davor, dass beispielsweise ein Server ausfällt und Kundendaten vernichtet werden. Auch Cyberangriffe durch Kriminelle sind ein tägliches Risiko.

Der Gesetzgeber schreibt vor, Daten besonders sicher nach DSGVO und ähnlichen Richtlinien aufzubewahren. Doch nicht alle Angriffe und Fehler sind vermeidbar. Für viele Defekte und Arbeitsausfälle, die durch Digitalisierung geschehen, ist darum das Unternehmen selbst verantwortlich. Wer beispielsweise ungeschützt von einem Firmenrechner aus im Internet surft und keine Beschränkung im System installiert hat, das ihm nicht erlaubt, neue Programme zu aktivieren und sich so Viren und Adware herunterlädt, haftet selbst.

Zudem ist der Umgang mit den durch Digitalisieren entstandenen Daten detailliert geregelt. Sie müssen also sicher aufbewahrt werden. Wenn Kundendaten durch ein selbst verursachtes Datenleck entwendet und missbraucht werden, können Unternehmer das Digitalisieren nicht als Ausrede gebrauchen, keine Beschränkungen eingerichtet und Monitoringprogramme im Hintergrund laufen zu haben. Machen Sie sich daher vor dem Digitalisieren mit den Sicherheitsvorkehrungen für digitale Akten vertraut.

Papierloses Büro nach dem Digitalisieren

Wenn Sie ein papierloses Büro erreichen und damit Ressourcen schonend arbeiten wollen, sind dafür mehrere Schritte notwendig. Damit die vorhandenen Unterlagen für ein papierloses Büro sicher gescannt werden, ist oft der Einsatz eines Dienstleisters sinnvoll. Bevor jedoch ein papierloses Büro umgesetzt werden kann, gilt es, die entsprechende Ordnerstruktur festzulegen. Gleichzeitig ist zu klären, ob die Speicherung der Dokumente auf dem firmeneigenen Server oder mittels Cloudbasierter Software erfolgen soll.

Ebenso muss darauf geachtet werden, dass die Vorschriften des Finanzamtes beispielsweise auch für ein papierloses Büro gelten. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie Ihren Bedarf an Papier zwar nicht ganz reduzieren, jedoch auf einen winzigen Teil beschränken. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie für Ihr papierloses Büro die Dokumente nicht redundant nutzen und als Kopien ausdrucken.

Es gibt geeignete Dokumentenmanagementsysteme, mit denen Sie Ihr papierloses Büro nach einer Einarbeitungszeit effizient nutzen können. Planen Sie die Umstellung auf ein papierloses Büro, werden Sie bald merken, welche Vorteile es Ihnen bietet.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung mit sich?

Das große Schlagwort Digitalisierung bringt durch das Digitalisieren von Alltags- und Arbeitsprozessen vor allem positive Effekte mit sich.

Durchs Digitalisieren zur elektronischen Patientenakte

Die elektronische & digitale Patientenakte (ePA) ist eine Datenbank, die mit Gesundheitsdaten von Patienten befüllt wird. Die elektronische Krankenakte dient zur besseren Kommunikation zwischen behandelnden Ärzten sowie zur Verbesserung der gesundheitlichen Betreuungsqualität. Die elektronische Krankenakte steht ab 2019 landesweit allen Ärzten, Krankenhäusern und Apotheken digital zur Einsicht offen. Sie können die digitale Patientenakte mit Informationen befüllen, diese bearbeiten, erweitern und löschen.

Die elektronische Krankenakte verfügt über genormte Eingabemethoden, sodass Informationen leicht abgerufen werden können. Behandlungsereignisse und Maßnahmen, die Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen, Befunde sowie Therapien, sind Inhalte, welche die digitale Patientenakte bietet.

Für die Einführung benötigen Sie einen internetfähigen und leistungsstarken Computer, ein Programm, welches die Funktion „elektronische Krankenakte“ bietet sowie einen Zugang zum CURANET-Server, über den die digitale Patientenakte kommuniziert wird. Außerdem müssen handschriftliche Krankenakten digitalisiert werden. Wichtig zu wissen ist, dass der Patient seine Einwilligung dazu geben muss, dass die digitale Patientenakte mit seinen Daten befüllt wird.

Der Patient hat auch einen digitalen Zugriff auf die Daten und kann den Arzt auffordern, ihm Einblick in die elektronische Krankenakte zu gewähren. Des Weiteren darf der Patient die Daten verändern und eine Löschung von Inhalten verlangen.

Der Patient darf außerdem genau festlegen, welche elektronische Krankenakte-Daten mit wem geteilt werden. Die elektronische Patientenakte hat gegenüber handschriftlich geführten Krankenakten jedenfalls zahlreiche Vorteile, die den Informationsaustausch, die Kosten und die Zeitersparnis betreffen. Die elektronische Krankenakte und ihre enthaltenen Daten müssen zumindest 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Aufgrund von Schadenersatzansprüchen, die erst nach 30 Jahren verjähren, ist jedoch eine längere Aufbewahrung empfehlenswert. Die elektronische Patientenakte bietet den Vorteil, dass sie behandelnden Ärzten sofort Einblick auf alle wichtigen Daten liefert. Nachteilig wird die digitale Patientenakte jedoch hinsichtlich der Datenschutzrechte kritisiert, da man nie weiß, wer in Zukunft auf die elektronische Krankenakte Zugriff erhält.

Cloud Computing

In der heutigen Zeit wird mit großen Datenmengen und „schweren“ (datenintensiven) Programmen gearbeitet, die jeweils eine Menge Rechenleistung und noch viel mehr Speicherplatz beanspruchen. Da Hardware teuer ist und viel Platz beansprucht, sparen insbesondere größere Unternehmen sich diesen Platz gerne. Ein Rechenzentrum muss mit Strom versorgt, klimatisiert und gewartet werden. Die Lösung ist die Cloud: Hierbei spezialisieren sich Unternehmen auf das bauen von großen Servern und Rechenzentren und „vermieten“ den digitalen Speicherplatz an alle, die ihn benötigen. Wie genau der Speicherplatz genutzt wird, bleibt den jeweiligen Nutzern und Nutzerinnen überlassen.

Zusammengefasst werden also die Daten und Anwendungen nicht mehr lokal auf dem Rechner oder im firmeneigenen Netzwerk gespeichert, sondern bei einem externen Anbieter. Eine schnelle Internetverbindung ist für den zuverlässigen Zugriff dann natürlich unerlässlich.

Data Mining

Data Mining ist eine computergestützte Anwendung statistischer Methoden auf große Datensätze. Das Ziel von Data Mining ist es, heraus zu finden welche noch nicht bekannten Zusammenhänge sich aus diesen Daten ergeben.

Wörtlich bedeudet der Begriff „Data Mining“  das Schürfen in Daten. Es geht dabei um das Ermitteln von interessanten Informationen, die in den Daten implizit enthalten sind, aber nur mit einigem Aufwand explizit isoliert werden können. Das erhoffte Ergebnis besteht aus einer höheren Strukturierung der Daten, die Trends klarmacht und die Grundlage für Vorhersagen des Verhaltens komplexer Systeme bieten kann. Data Mining findet zum Beispiel im Bereich der Business Intelligence Anwendung.

Wie beginne ich mit der Digitalisierung?

In Unternehmen ist die Digitalisierung ein langsamer, steter Prozess, der sich besonders gut mit dem nächsten Posteingang beginnen lässt. Beauftragen Sie einen Dienstleister damit, Ihre alten Akten zu digitalisieren und kümmern Sie sich solange um den Ausbau der papierlosen Arbeit innerhalb des Unternehmens. Teilen Sie Kunden Ihre Schritte in Richtung Digitalisierung mit. Bieten Sie Werbung optional rein digital an. Kommunizieren Sie sicher per Mail und nutzen Sie eine digitale Datenverwaltung, um neue Kunden sofort ins System einzupflegen.

Unternehmen, die für Sie passende digitale Lösungen auf Ihr Unternehmen zurechtschneiden und Experten, die das IT-Center in das neue Jahrtausend holen, unterstützen Sie auf dem Weg in die Digitalisierung im Businessbereich.

Digitalisierung 4.0

Digitalisierung 4.0 heißt, zunehmende Vernetzung sowie eine stärkere Integration von Geschäftsprozessen, IT-Systemen, Maschinen und Anlagen. Allerdings gibt es bis jetzt noch keine genaue Definition. Denn die Digitalisierung ist ein sehr dynamischer Prozess und bringt unaufhörlich neue Technologien, Kommunikationsmethoden oder Jobprofile hervor. Obwohl es noch keine einheitliche Definition gibt, ist dennoch klar, dass uns die Auswirkungen der Digitalisierung 4.0 fest im Griff haben – sowohl im Alltag als auch in der Arbeitswelt. Darunter fällt eine verstärkte Automatisierung von Prozessen und eine steigende datengetrieben Dienstleistungsorientierung. Immer wieder neue Möglichkeiten der Kommunikation und neue Arten von Medien bringen stetig Veränderungen in unser Alltags- und Berufsleben. Hinzu kommen höhere Datenmengen und schnellere Abläufe. Ein gutes Beispiel dafür ist Online-Shopping. Vor zehn Jahren war es noch etwas Besonderes, eine Shopping-Tour auf dem Sofa hinzulegen und am nächsten Tag die Waren zu erhalten. Heute ist das selbstverständlich und Kunden müssen nicht mehr lange auf ihre bestellten Produkte warten – die Lieferzeiten haben sich massiv verkürzt.

Durch die 24/7-Erreichbarkeit von Online-Shops ist ein neuer Kundentypus entstanden: Dieser fordert eine schnelle Lieferung ohne Verzögerungen regelrecht ein. Auch aus diesem Grund sind Unternehmen nahezu gezwungen, sich mit der Digitalisierung 4.0 auseinanderzusetzen, um wettbewerbsfähig bleiben zu können. Und nicht nur Waren werden im digitalen Raum angeboten. Auch Online-Dienstleistungen werden zunehmend in Anspruch genommen. So können diverse Kurse, Studien oder Nachhilfe-Einheiten online belegt werden.

Digitale Transformation

Viele Menschen können sich unter dem Buzzword Digitale Transformation noch immer nicht viel vorstellen. Aus der Sicht von Unternehmen, bedeutet die digitale Transformation für jedes Unternehmen etwas anderes, schließlich produziert auch nicht jedes Unternehmen Autoteile am Fließband.

Die digitale Transformation umfasst im Gegensatz zur Digitalisierung, welche dabei hilft analoge Prozesse zu digitalen Prozessen umzuformen, weit mehr. Mit ihr steht das gesamte Geschäftsmodell des Unternehmens auf dem Prüfstand, außerdem verändert Sie die Strukturen im Unternehmen und transformiert die Wertschöpfungskette. Digitale Technologien werden stetig weiterentwickelt, digitale Transformation wirkt nicht nur im Arbeitsalltag, sondern bis in das Privatleben. Die Sozialen Netzwerke sind dafür ein gutes Beispiel, ebenso wie Cloud Computing, KI, Big Data, Deep Learning, IoT, IIoT und die Blockchain-Technologie.

Dadurch, dass sich die Erwartungen von Kunden ändern, müssen Unternehmen ihre Produkte entsprechend anpassen und sie gegebenenfalls durch digitale Produkte ersetzen. Der Kunde kann sich blitzschnell für ein Produkt entscheiden – und ein anderes dafür liegenlassen. Disruptive und gleichzeitig innovative Geschäftsmodelle wie Ebay, Spotify, Uber, Amazon oder Airbnb etablieren sich und bringen damit althergebrachte Branchen ins Wanken.

Datenschutz Grundverordnung

Überall, wo Daten gespeichert werden, bestehen seit Mai 2018 deutlich erweiterte Verpflichtungen in Sachen Datenschutz. Dies betrifft nicht nur die Speicherung der Daten, sondern auch die Verwendung der gespeicherten Daten.

Dabei betrifft der zentrale Ansatz der neuen Regelungen zum Datenschutz die Rechte von Verbrauchern. Für diese sollten gegenüber Unternehmen erweiterte Rechte geschaffen werden, was die Speicherung und Verwendung persönlicher Daten betrifft. Hinsichtlich beider Varianten haben Verbraucher durch die Verordnung deutlich mehr Möglichkeiten an die Hand bekommen, sich mit Hilfe einer Datenschutzrklärung rechtlich gegen eine nicht oder nicht mehr genehmigte Verwendung von Daten zur Wehr zu setzen.

Mit dem Inkrafttreten der Datenschutz Grundverordnung im Mai 2018, hat die breite Mehrheit der Unternehmen und anderen Stellen ihre Praxis inzwischen auf die neuen Regeln hin umgestellt und die notwendigen Genehmigungen für die fortgeführte Speicherung bei ihren Kunden eingeholt. Damit ist eines der zentralen Ziele der Datenschutz Grundverordnung erreicht, da es insbesondere um ein deutlich erhöhtes Maß an Sensibilität beim Umgang mit persönlichen Daten geht.

Dateien verschlüsseln

Dateien verschlüsseln oder die Verschlüsselung der Hardware war lange Zeit nur für Laptopnutzer oder mobile Geräte interessant. Doch auch im Betrieb, in der Wohngemeinschaft oder beim Arbeiten in öffentlichen Netzwerken besteht die Gefahr des Datendiebstahls. Die Verschlüsselung macht aus dem Text ein unleserliches Werk in unverständlicher Zeichenfolge. Was vorher noch der „Klartext“ war, ist nun der „Geheimtext“. Übrigens lassen sich nicht nur Dateien verschlüsseln, sondern auch digitale Bilder. Fotos und Grafiken bestehen aus digitalen Bits in Dateien, die sich so verschlüsseln lassen, dass sich das ursprüngliche Bild nicht mehr rekonstruieren lässt – zumindest nicht ohne den passenden Schlüssel zum Entschlüsseln.

Wir stellen die besten Verschlüsselungsmethoden für Dateien, USB-Sticks und Datenträger vor. Eine sichere und verschlüsselte Datenhaltung muss weder kostspielig, noch kompliziert oder zeitaufwendig sein!