Aufbewahrungsfristen für Personalakten – Das müssen Arbeitgeber beachten

Welche Aufbewahrungsfristen für Personalakten beachtet werden müssen, ist für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen relevant. Im folgenden Beitrag informieren wir Sie eingehend zu den wichtigsten Vorgaben und Regelungen, nennen Ihnen die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten und geben Ihnen Einblicke in die neuen Regeln zum Datenschutz.

Aufbewahrungsfristen bei Personalakten: Ein Überblick

Aufbewahrungsfristen bei Personalakten: Aufgaben des Arbeitgebers

Als Arbeitgeber sind Sie nicht zur Führung einer Personalakte verpflichtet, es ist jedoch im Sinne aller Beteiligten, wenn für jeden Arbeitnehmer eine eigene Akte geführt wird. Die Ausgestaltung der Personalunterlagen sowie der inhaltlichen Kriterien werden vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. Es gibt jedoch für bestimmte Dokumente genaue Aufbewahrungsfristen bei Personalakten, die für Sie als Arbeitgeber relevant sind. Welche Dokumente in den Personalakten verwahrt werden, kann jeder Arbeitgeber selbst bestimmen. Bestimmte Dokumente gehören jedoch nicht in eine Personalakte, so sind beispielsweise Listen über Krankentage oder Daten zu privaten Social-Media-Konten der Arbeitnehmer nicht zulässig. Folgende Unterlagen sind in Personalakten üblich:

• Bewerbungsunterlagen
• Arbeitsvertrag
• Anmeldung bei Krankenkasse
• Lohn- / Gehaltsbescheinigungen
• Nachweis zu vermögenswirksamen Leistungen
• Lohnsteuerunterlagen
• Sozialversicherungsunterlagen

• Kopien von amtlichen Unterlagen (Schwerbehindertenausweis, etc.)
• Personalbogen
• Personalentwicklungsplan
• Weiterbildungsnachweise
• Abmahnungen
• allgemeiner Schriftverkehr Arbeitgeber/Arbeitnehmer

Welche Aufbewahrungsfristen für Personalakten gelten, hängt von den verwahrten Dokumenten ab. Generell dient die langfristige Aufbewahrung der Personalunterlagen dazu, bei Bedarf den Zugriff auf wichtige Informationen zu gewährleisten. Dies kann der Fall sein, wenn ein ehemaliger Arbeitnehmer später die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses verlangt oder andere Ansprüche geltend macht. Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten enden, wenn diese Rechte des Arbeitnehmers verjährt sind. Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfristen für Personalakten entfällt für Sie als Arbeitgeber die Verpflichtung zur Aufbewahrung der Unterlagen. Diese Dokumente können nach Ende der Aufbewahrungsfristen aus den Personalakten entfernt werden.

Diese Aufbewahrungsfristen gelten bei Personalakten

Welche Aufbewahrungsfristen für Personalakten Sie beachten müssen, richtet sich grundsätzlich nach der Art der dokumentierten Daten. Nach § 195 BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre. Diese Frist gilt auch für die Ansprüche von ehemaligen Mitarbeitern und bezieht sich in Hinblick auf die Aufbewahrungsfristen für Personalakten beispielsweise auf Schadenersatzansprüche oder arbeitsrechtliche Forderungen wie die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses. Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters beginnen die Aufbewahrungsfristen für Personalakten mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete.

Für viele Unterlagen gelten abweichende Aufbewahrungsfristen, die Personalakten können somit nicht einfach ungeprüft nach drei Jahren entsorgt werden. Die abweichenden Aufbewahrungsfristen für Personalakten sind je nach Dokumentenart im Sozialversicherungsrecht, Lohnsteuerrecht oder Arbeitsrecht geregelt. In Bezug auf Meldungen und Abrechnungen der Sozialversicherungsbeiträge gibt das Sozialgesetzbuch abweichende Aufbewahrungsfristen für Personalakten vor. Hier werden in § 165 Abs. 4 SGB VII für die entsprechenden Dokumente Aufbewahrungsfristen für Personalakten von mindestens fünf Jahren genannt.

Nach den Vorgaben im Steuerrecht (§ 41 EStG) gelten für Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie alle weiteren Dokumente aus dem Bereich Lohnsteuerabzug Aufbewahrungsfristen für Personalakten von sechs Jahren. Wenn Unterlagen zur Gewinnermittlung eines Unternehmens dienen, gelten abweichende Aufbewahrungsfristen für Personalakten, die erst nach zehn Jahren enden.

Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung besitzen einen Sonderstatus. Im Grunde gelten hier die sechsjährigen Aufbewahrungsfristen für Personalakten aus dem Bereich Lohnsteuer. Dies ist dann der Fall, wenn der Versorgungsfall mit dauerhaften Versorgungsleistungen während des Arbeitsverhältnisses oder bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers eintritt. Ist dies jedoch nicht der Fall, gelten längere Aufbewahrungsfristen für diese Personalakten.

Hier müssen Sie als Arbeitgeber längere Aufbewahrungsfristen für Personalakten beachten, damit eine korrekte Besteuerung betrieblicher Altersversorgungsbezüge zu einem späteren Zeitpunkt uneingeschränkt gewährleistet bleibt. Bei Altersvorsorgeansprüchen über Pensionskassen gilt eine Verjährungsfrist von 30 Jahren, entsprechend verlängern sich auch die Aufbewahrungsfristen der Personalakten.

Nachstehend finden Sie eine tabellarische Auflistung zu den unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten:

Nicht für alle Unterlagen schreibt der Gesetzgeber bestimmte Aufbewahrungsfristen zu Personalakten vor, generell ist jedoch eine Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren sinnvoll. Sie sollten die Aufbewahrungsfristen für Personalakteneinhalten, bis alle juristischen Ansprüche verjährt sind. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen für Personalakten werden die betreffenden Unterlagen gemäß den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes vernichtet.

Aufbewahrungsfristen bei Personalakten: Archivieren im digitalen Zeitalter

Die Führung von Personalakten in Papierform erfordert großen Aufwand und insbesondere in großen Unternehmen kann zudem ein erheblicher Platzbedarf bestehen, wenn für jeden Mitarbeiter ein eigener Ordner geführt wird. Aus diesem Grund sind zahlreiche Unternehmen bereits auf die Führung digitaler Personalakten umgestiegen.

Dies bietet entscheidende Vorteile, denn die Dokumente können zeit- und kosteneffizient verwaltet werden, benötigen nur wenig Speicherplatz und die Aufbewahrungsfristen der Personalakten können einfacher kontrolliert werden. Inzwischen wird diese Art der Verwaltung von Personalunterlagen auch in kleinen und mittelständischen Betrieben vermehrt eingesetzt und reduziert die Papierberge auf ein Minimum.

Eine digitale Personalakte kann die Papierakte ergänzen oder sogar komplett ersetzen. Dabei handelt es sich um eine spezielle Software, mit der elektronische Dokumente verarbeitet, verwaltet und archiviert werden können. Meist ist die digitale Personalakte in ein spezielles Personalverwaltungssystem integriert und es können von den Bewerbungsunterlagen bis zur Kündigung mit wenigen Ausnahmen nahezu alle relevanten Dokumente erfasst werden. Die Archivierung erfolgt übersichtlich, nachvollziehbar und fälschungssicher.

Die Beachtung der Aufbewahrungsfristen für Personalakten erfolgt deutlich einfacher, da bei der digitalen Variante nicht mehr ganze Aktenberge durchsucht werden müssen. Bei der Umstellung von Papierdokumenten auf digitale Personalakten müssen Sie mit etwas Aufwand rechnen, der sich jedoch aufgrund der entscheidenden Vorteile durchaus lohnt:

• Reduzierung der Papierberge
• Kostenersparnis (geringer Papierverbrauch, weniger Druckkosten)
• Gewährleistung der Zugriffssicherheit (nur berechtigte Personen)
• Zeitersparnis (schneller Zugriff & weniger Aufwand für Suche, Ablage, etc.)
• Verbesserung der Transparenz (Mitarbeiter können Einblick in eigene Personalakte erhalten)
• Reduzierung des Platzbedarfs

Die Umstellung von Papierakten zu digitalen Personalakten kann zu einer großen Herausforderung werden. Neben der Aufbereitung digitaler Informationen und dem Scannen von Papierdokumenten gehört auch das Anlegen einer Dokumentenstruktur zu den wichtigen Faktoren dieser Umstellung. Mit geeigneter Software kann diese Aufgabe von der Personalabteilung Ihres Unternehmens ausgeführt werden, allerdings kann dies je nach Mitarbeiterzahl durchaus mehrere Wochen oder sogar Monate dauern. Aus diesem Grund ist professionelle Hilfe durch einen versierten Dienstleister absolut empfehlenswert. Bei ScanProfi finden Sie beispielsweise unterschiedliche Angebotspakete, die unterschiedliche Aspekte von individueller Profi-Beratung über Belegaufbereitung bis zur Aktenvernichtung enthalten.

Aufbewahrungsfristen bei Personalakten: Das sagt die DSGVO

Seit 25.05.2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der gesamten EU als gemeinsamer Datenschutzrahmen. Neben den Aufbewahrungsfristen für Personalakten müssen Sie als Arbeitgeber somit auch strenge Richtlinien zum Datenschutz beachten. In Verbindung mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bildet die DSGVO die Rechtsgrundlage für die korrekte Handhabung der Personalakten im Unternehmen.

Einer der wichtigsten Aspekte ist die absolute Vertraulichkeit der Akten, daher müssen sie gemäß § 9 BDSG zwingend vor unbefugter Einsichtnahme geschützt werden. Einsicht in die Akte erhalten ausschließlich Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie autorisierte Mitarbeiter der Personalverwaltung. Die Einsicht ist jedoch nur zulässig, wenn bestimmte Gründe vorliegen, beispielsweise bei Personalangelegenheiten oder zum Zweck der Personalverwaltung.

Der Gesetzgeber räumt dem betreffenden Mitarbeiter ausdrücklich ein Recht zur Einsichtnahme seiner Personalakte ein. Für den Arbeitnehmer gelten insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Information über Datenverarbeitung (Art. 13, Art. 14 DSGVO)
• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Korrektur & Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf eingeschränkte Verarbeitung bei besonderen Fällen (Art. 18 DSGVO)

In § 32 BDSG ist klar geregelt, dass ausschließlich solche Daten gesammelt werden dürfen, die zur Aufnahme, Durchführung sowie Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Die speziellen Regelungen zum Datenschutz betreffen keineswegs ausschließlich die digitale Personalakte – § 32 Absatz 2 BDSG weitet die Regelungen explizit auch auf Papierakten aus. Die Akten dürfen keinesfalls allgemein zugänglich sein, damit das Persönlichkeitsrecht Ihrer Mitarbeiter jederzeit gewahrt wird.

Nach abgelaufenen Aufbewahrungsfristen Personalakten richtig vernichten

Wenn die Aufbewahrungsfristen für die Personalakten überschritten sind, ist der Papierkorb sicher nicht der richtige Ort für diese Dokumente. Ihre Verpflichtung zum Schutz der Daten endet keinesfalls mit der Überschreitung der Aufbewahrungsfristen für Personalakten, daher gehört auch eine ordnungsgemäße und sichere Vernichtung der Dokumente zu Ihren Pflichten. Diese beziehen sich gleichermaßen auf die Art der Vernichtung sowie auf den eigentlichen Ablauf. In DIN 66399 sind drei Schutzklassen genannt, die zur Einordnung der Schutzbedürftigkeit von Dokumenten dienen:

Personaldaten gehören in die Schutzklasse 2 und interne Unterlagen der Geschäftsleitung oder Finanzdaten des Unternehmens unterliegen in der Regel der Schutzklasse 3. Bei der Vernichtung dieser Dokumente nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfristen für Personalakten ist somit besondere Sorgfalt erforderlich. Damit nach dem Ende der Aufbewahrungsfristen für Personalakten eine ordnungsgemäße Vernichtung erfolgt, ist die Einhaltung der strengen Richtlinien zum Datenschutz wichtig. Empfehlenswert sind diesbezüglich spezielle Dienstleister für professionellen Aktenvernichtung wie beispielsweise ScanProfi, die eine Vernichtung nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfristen von Personalakten nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) gewährleisten.