OCR Software

Eingescannte Dokumente zu digitalisieren ist dank moderner Technologie beinahe schon trivial – vorausgesetzt man verwendet eine professionelle OCR Software. Diese spezielle Software kann Texte aus Bildern oder PDFs zuverlässig auslesen und daraus zum Beispiel ein PDF mit Texterkennung erzeugen, das durchsucht und beliebig weiterverarbeitet werden kann. OCR Software automatisiert Prozesse, die normalerweise viel Zeit kosten und fehleranfällig sind.

OCR Software – Erklärung

OCR (optical character recognition, deutsch optische Zeichenerkennung) ist eine Technologie, mit der man aus Bildern maschinell Texte auslesen kann. Eingescannte oder abfotografierte Texte werden auf bestimmte Muster untersucht, in diesem Fall Buchstaben und Zahlen. Aus gedruckten Texten lassen sich relativ zuverlässig Fließtexte erkennen. In den letzten Jahren hat die Technologie große Fortschritte gemacht.

OCR Software ist sehr zuverlässig und wird von vielen Firmen für die tägliche Arbeit eingesetzt. Neben Fließtext können einige Systeme auch QR-Codes oder Barcodes erkennen, die zum Beispiel Anweisungen für die weitere Verarbeitung der Dokumente liefern.

Die Fehlerquoten moderner Anwendungen sind sehr gering und es können teils auch die Formatierungen von Texten mit übernommen werden. Professionelle OCR Software kann problemlos mit schief gescannten Dokumenten umgehen und stört sich nicht an Verzerrungen, wie sie zum Beispiel am innenliegenden Rand bei eingescannten Buchseiten typisch sind. Auch die Erkennung von Handschriften ist mit einer guten OCR Software möglich:

Neuronale Netze können anhand von Schriftproben lernen, menschliche Handschriften immer zuverlässiger auszulesen, oder die erkannten Zeichen anhand des Kontexts zu korrigieren. Diese Technologie bezeichnet man als ICR oder intelligent character recognition, also intelligente Zeichenerkennung. OCR Software digitalisiert eingescannte Dokumente in Sekundenschnelle und spart Ihnen somit wertvolle Zeit, die Sie in Ihr Kerngeschäft investieren können. Auch für private Anwender kann OCR Software im Alltag gute Dienste leisten, zum Beispiel, wenn Sie hin und wieder Briefe digitalisieren möchten.

Mögliche Anwendungsbereiche für OCR Software:

• Digitalisierung eingescannter Briefe und Rechnungen
• eingescannte Dokumente leicht am PC oder Mac durchsuchbar machen
• Archivierung von Dokumenten und Akten
• Vorbereitung für Verarbeitung durch andere Software (z. B. automatische Belegerfassung, Dokumentenmanagement)
• eingescannte oder abfotografierte Texte bearbeiten

OCR Software im Test

OCR Software: Mac

Sie Nutzen einen Mac für Ihre Bürotätigkeiten? Kein Problem: Auch für Apples Plattform finden Sie OCR Software, die Sie bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente unterstützt. Namhafte Produkte für den professionellen Einsatz wie den ABBYY FineReader gibt es in der Regel sowohl für Windows als auch für Mac.

OCR Software: Vorteile

OCR Software kann Text auf eingescannten Bildern erkennen und die so gefundenen Informationen auf verschiedene Weise zur Verfügung stellen. Am gebräuchlichsten ist es, ein Bild oder ein PDF-Dokument ohne Texterkennung in ein PDF-Dokument mit Texterkennung umzuwandeln. Diese Umwandlung ist so beliebt, weil sich die so aufbereiteten PDF-Dokumente komfortabel durchsuchen lassen.

Einerseits können Sie das geöffnete Dokument direkt mit der Suchfunktion Ihres PDF-Readers durchsuchen, um schneller die relevanten Stellen in einem langen Text zu finden. Andererseits können Sie aber auch die Suchfunktion Ihres Betriebssystems nutzen, um schnell und unkompliziert alle Dokumente zu finden, in denen ein bestimmtes Stichwort vorkommt. Gerade, wenn Sie viele ähnliche Dokumente wie Rechnungen oder Anschreiben archiviert haben, können durchsuchbare PDF-Dateien eine große Hilfe im Alltag sein.

Einen eingescannten Text, den Sie mit einer OCR Software umgewandelt haben, können Sie außerdem wie jeden herkömmlichen digitalen Fließtext kopieren. So können Sie zum Beispiel ein Schreiben einscannen, per OCR Softwarekonvertieren und den Inhalt in ein Textverarbeitungsprogramm kopieren und weiter bearbeiten. Außerdem können mit Text ausgestattete PDFs von anderen Programmen weiterverarbeitet werden.

Mit eingescannten Rechnungen, die per OCR Software mit Volltext ausgestattet wurden, lässt sich zum Beispiel die Belegerfassung in der Buchhaltung vereinfachen: Die Buchhaltungssoftware kann automatisch aus der umgewandelten PDF-Datei bestimmte Daten auslesen und die entsprechenden Felder selbst ausfüllen. Ohne OCR Software müssten Sie die Informationen von Hand eintippen.

Das kostet nicht nur unnötig viel Zeit, sondern ist fehleranfälliger als die maschinelle Texterkennung – Leichtsinnsfehler wie Zahlendreher in Rechnungsnummern, Bankverbindungen oder Kundennummern kommen bei maschineller Texterkennung praktisch nicht vor.

OCR Software: Vergleich Kostenlos – Kostenpflichtig

Die automatische Texterkennung funktioniert heute sehr zuverlässig und bequem. Sie haben die Wahl aus vielen verschiedenen Produkten, die jeweils ihre eigenen Stärken und Schwächen mit sich bringen. OCR Software gibt es in allen Preisklassen: Von kostenloser Software bis hin zu teuren Lizenzmodellen für den professionellen Einsatz hat der Markt für nahezu jeden Bedarf etwas zu bieten.

Aber worin unterscheiden sich die Gratisprogramme von kostenpflichtiger OCR Software? Die folgenden Beispiele sollen einen kleinen Überblick über aktuelle Softwareprodukte zur maschinellen Texterkennung geben.

Kostenlose OCR Software

Wenn Sie nicht häufig OCR Software nutzen, könnten die kostenlosen Angebote bereits eine zufriedenstellende Lösung für Sie sein. Sie erhalten solide Grundfunktionen, müssen allerdings sehr viel manuell erledigen, zum Beispiel das Auswählen und Speichern von Dateien. Für vereinzelte Dateien ist das kein Problem, doch bei regelmäßiger Anwendung kostet das unnötig Zeit. Zudem bieten die Gratisprogramme nur grundlegende Funktionen wie reine Texterkennung und können mit handschriftlichen Partien nicht umgehen. Auch Formatierungen werden nicht übernommen und das Ergebnis kann nur in ausgewählten Formaten gespeichert werden.

Kostenpflichtige OCR Software

Kostenpflichtige OCR Software richtet sich normalerweise an Personen oder Unternehmen, die größere Mengen an Dokumenten zu geschäftlichen Zwecken verarbeiten möchten. Deshalb finden sich unter den kostenpflichtigen Angeboten sehr viele ausgereifte Produkte mit niedriger Fehlerquote und hoher Zuverlässigkeit. Außerdem gibt es unter den professionellen Programmen viele nützliche Zusatzfunktionen, die das tägliche Verarbeiten großer Datenmengen effizienter gestalten.

Es ist möglich, PDFs mit Volltexterkennung auszustatten und den erkannten Text in viele unterschiedliche Dateiformate zu konvertieren, sei es in durchsuchbare PDF/A-Dateien, verschiedene Bildformate oder Word- und Excel-Dokumente.

OCR Software Online

OCR Software gibt es inzwischen auch von vielen Anbietern als Onlinevariante. Hier können Sie ebenfalls Ihre eingescannten Dokumente in ein durchsuchbares Format umwandeln lassen. Großer Vorteil: Sie müssen keine OCR Software installieren und updaten, denn die Onlinevariante können Sie in quasi jedem modernen Browser und in der aktuellsten Version verwenden. Nachteil ist, dass Sie eine Internetverbindung benötigen und Ihre gescannten Dateien zunächst hochladen müssen, um sie zu konvertieren.

Kostenlose online OCR Software richtet sich in der Regel an Anwender, die hin und wieder wenige Dateien konvertieren möchten. Das Angebot ist relativ groß und es gibt viele zuverlässige Dienste. Das Tool Kami bietet zum Beispiel eine solide OCR Funktion, die Bilder und PDFs einliest und daraus PDFs mit Volltexterkennung erzeugt. Auch Google Drive beherrscht OCR: Hochgeladene Scans können per Rechtsklick in Googles Textverarbeitungsprogramm Google Docs geöffnet werden, um eine rudimentäre Texterkennung anzustoßen.

Wer zusätzliche Funktionen einer guten OCR Software benötigt oder viele Dokumente auf einmal umwandeln möchte, arbeitet mit der klassischen OCR Software komfortabel. Für die Onlinevariante müssen alle Dateien zuerst zum Anbieter hochgeladen werden, was die Verarbeitung größerer Datenmengen vergleichsweise langsam gestaltet. Zudem darf die Ausgangsdatei häufig eine bestimmte Dateigröße nicht überschreiten, wenn Sie die Tools kostenfrei nutzen möchten.

OCR Software: Fazit