Aufbewahrungsfristen im Überblick

Aufbewahrungsfristen gelten für Dokumente, Belege, Rechnungen und Unterlagen. Diese Nachweise müssen über einen festgelegten Zeitraum gespeichert oder aufbewahrt werden, um die Rechtsgültigkeit einer Transaktion über Jahre hinweg nachweisen zu können. Schadensersatzansprüche, Erbschaftsregelungen, die Einhaltung von Kaufverträgen, steuerliche Nachweise oder ein Ehevertrag – die Aufbewahrungsfrist dient in jedem Fall einem konkreten Zweck.

Für Gewerbetreibende mag es zeitaufwendig sein, jede Transaktion dokumentieren zu müssen. Kommt es jedoch zu einer Betriebsprüfung, müssen alle betrieblichen Vorgänge auch für vergangene Jahre lückenlos nachvollziehbar sein. Durch die Aufbewahrungsfristen können alle Handelsgeschäfte eingesehen sowie die Lage des Vermögens nachvollzogen werden. Buchungsbelege, Kontoauszüge oder betriebliche Unterlagen bilden in diesem Fall die Grundlage für eine Überprüfung. Vielen Menschen ist nicht bewusst, dass auch Privatpersonen einer Aufbewahrungspflicht unterliegen. Welche Unterlagen das umfasst, wie lange diese aufbewahrt werden müssen und welche Folgen die Missachtung der Aufbewahrungsfristen hat, erfahren Sie im Folgenden.

Aufbewahrungsfristen – Das Wichtigste auf einen Blick

Anwendung der Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich in der Regel auf zwei wesentliche Bereiche. Die steuerrechtlich oder handelsrechtlich begründete Aufbewahrungspflicht. Damit ist jeder Gewerbetreibende verpflichtet, seine geschäftlichen Unterlagen über einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen werden durch die Abgabenordnung (AO) geregelt, handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) hinterlegt. Beide Rechtsgrundlagen sind weitgehend identisch.

Neben dem Steuer- und dem Handelsrecht existieren vorgegebene Aufbewahrungsfristen in weiteren Rechtsgebieten. Dazu gehören beispielsweise:

• Arbeitsrecht
• Produkthaftungsgesetz
• Sozialversicherungsgesetz

Sind Sie nach dem Steuer- oder Handelsrecht verpflichtet, Bücher oder Aufzeichnungen zu führen, müssen Sie diese über einen bestimmten Zeitraum aufbewahren, der sich Aufbewahrungsfristen nennt. Dabei gilt:

• das Überschreiten bestimmter Umsatzzahlen oder Gewinne führt zur Aufzeichnungspflicht. Die Umsatzgrenze liegt bei 600.000 Euro (§ 141 Abs. 1 Nr. 1 AO), die Gewinngrenze liegt bei 60.000 Euro (§ 141 Abs.1 Nr. 4,5 AO)
• in Einzelfällen kann das Finanzamt Erleichterungen hinsichtlich der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht aussprechen

Einzelheiten der steuerlichen Aufbewahrungspflicht sind in § 147 AO geregelt. Außerdem gibt es weitere Gesetze (HGB und Verordnungen), die die Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungsfristen für ganz bestimmte Berufe und Tätigkeiten regeln.

Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

Als Unternehmer müssen Sie nicht jedes Dokument aufbewahren. Beispielsweise gehört die Korrespondenz mit Privatpersonen nicht zu den Unterlagen, die den Aufbewahrungsfristen unterliegen. Die Aufbewahrungsfristen werden in sechs und zehn Jahre unterschieden. Zu den wichtigsten Geschäftsunterlagen, die für diese Zeiträume aufbewahrt werden müssen und den entsprechenden Aufbewahrungsfristen unterliegen, gehören:

Die beiden Aufbewahrungsfristen sind im § 147 Abs. 2 AO geregelt. Aufbewahrungsfristen beginnen in der Regel am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung oder Buchung erfolgte oder Aufzeichnungen entstanden sind. Bei Verträgen ist nicht das Datum des Vertragsbeginns entscheidend, die Aufbewahrungsfristen beginnen hier erst mit dem Ablauf des Vertrages. Darum müssen Mietverträge auch nach dem Auszug aufbewahrt werden

Bei einer kontenblattlosen Buchhaltung müssen Sie alle Vorgänge durch Belege nachweisen. Angebote, auch in Form von Flyern oder Prospekten, die sich auf konkrete Geschäfte beziehen, aber nicht zum Erfolg führten, müssen dagegen nicht aufbewahrt werden. Alle Buchungen, die sich auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens auswirken, dienen als Nachweis für Geschäftsvorgänge und unterliegen den Aufbewahrungsfristen.

Aufbewahrungsfristen von Personalakten

Die Personalakten enthalten sensible Daten und sollten sorgfältig aufbewahrt werden – für Sie als Arbeitgeber ist dies ohne Zweifel keine bahnbrechende Neuigkeit. Wenn ein Arbeitnehmer Ihr Unternehmen verlässt, wird die betreffende Personalakte nicht umgehend entsorgt, da dies erst nach Ablauf bestimmter Aufbewahrungsfristen für Personalakten erfolgen sollte.

Erst wenn die gesetzlichen Ansprüche eines Arbeitnehmers verjährt sind, können die Unterlagen nach dem Ende der Aufbewahrungsfristen für Personalakten endgültig vernichtet werden. Auch wenn der Gesetzgeber in § 195 BGB eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren vorgibt, sind die Aufbewahrungsfristen der Personalakten nach Ablauf dieser gesetzlichen Frist nicht bei jedem Dokument überschritten.

Je nach Art der Unterlagen gelten für bestimmte Dokumente unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, die Personalakten von ausgeschiedenen Mitarbeitern werden daher häufig weit länger aufbewahrt. Im Arbeitsrecht, im Steuerrecht sowie bei den Unterlagen zur Sozialversicherung gelten je nach Art der Dokumente unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten. Neben den unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten müssen Sie als Arbeitgeber auch die strengen Regelungen zum Datenschutz beachten.

Das Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung zum 25.05.2018 brachte umfassende Änderungen, die beispielsweise die Informationspflicht gegenüber der betreffenden Person umfassen.

Sind die Aufbewahrungsfristen für die Personalakten abgelaufen, spielt die Beachtung dieser Vorgaben auch bei der endgültigen Vernichtung eine große Rolle. Nach dem Ende der Aufbewahrungsfristen für Personalakten können die entsprechenden Dokumente nicht einfach im Papierkorb entsorgt werden, denn der Datenschutz muss auch bei der Vernichtung der Unterlagen jederzeit beachtet werden.

Bei der Beachtung der Aufbewahrungsfristen für Personalakten spielt es keine Rolle, ob es sich um eine herkömmliche Papierakte oder eine digitale Personalakte handelt.

In welcher Form müssen Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfristen gelagert werden?

In welcher Weise Sie Ihre Dokumente lagern, um den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nachzukommen, ist Ihnen überlassen. Es müssen lediglich eine klare und übersichtliche Buchführung vorhanden und die Unterlagen jederzeit einsehbar sein. Sie sind dafür verantwortlich, dass Ihre Unterlagen auch nach zehn Jahren Lagerung noch lesbar sind (§14b Abs. 1 Satz 2 UStG). Bestimmte Papierarten, z. B. das Thermopapier von Kassenbons, lassen die Schrift über die Jahre hinweg verblassen. In diesem Fall sind Sie aufgefordert, Kopien von den Rechnungen und Unterlagen anzufertigen, die innerhalb der Aufbewahrungsfristen zusammen mit den Originalen aufbewahrt werden müssen. Dokumente können als Original, elektronisch oder als bildliche und inhaltliche Wiedergabe aufbewahrt werden.

Aufbewahrung im Original

Ein Original muss während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in seinem bestehenden Zustand aufbewahrt werden. Originale in Papierform müssen vor Feuchtigkeit und Feuer geschützt sein und entsprechend sicher untergebracht werden. Digitale Originale müssen in digitaler Form erhalten werden und dürfen nicht ausgedruckt werden. Für die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht müssen Sie diese Belege daher digital archivieren. Konvertierungen in ein weiter verarbeitbares Format sind zulässig, das elektronische Original muss jedoch im Zeitraum der Aufbewahrungsfristen zusätzlich aufbewahrt werden.

Aufbewahrung als Wiedergabe

Diese Aufbewahrungsform kann als bildliche Wiedergabe oder inhaltliche Wiedergabe erfolgen. Dabei dürfen die entsprechenden Unterlagen auf Bildträgern oder Datenträgern aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen – Bildliche Wiedergabe:

Das Bild muss originalgetreu auf ein Speichermedium übertragen werden. Sie dürfen ein kleineres Wiedergabeformat verwenden, alle auf dem Original befindlichen Vermerke müssen jedoch ersichtlich sein. Jedes originale Detail sollte mit der Wiedergabe übereinstimmen, da im Zweifelsfall auch der Belegfarbe Beweiskraft zugesprochen wird. Hier empfiehlt sich innerhalb der Aufbewahrungsfristen die Speicherung als Farbgrafikdatei. Die bildliche Darstellung kann analog oder digital erfolgen.

Das Original wird in Form und Farbe exakt auf einem Bildträger abgebildet (Farbkopie)

Das Original wird exakt auf einem elektronischen Datenträger abgebildet

Das Gesetz gestattet Ihnen, Papierrechnungen einzuscannen und auf diese Weise die Aufbewahrungsfristen und -formen einzuhalten. Sie dürfen die originalen Papierrechnungen anschließend entsorgen, wenn der Scanvorgang nach einer genauen Abfolge verläuft und das Original als Scandatei gesichert wird. Folgende Anweisungen müssen dafür erfüllt werden:

• Angaben der Person, die scannen darf
• Angabe des Zeitpunktes des Scannens
• Angabe der Objekte, die gescannt werden

• das Gescannte muss mit dem Original übereinstimmen
• Lesbarkeit und Vollständigkeit müssen geprüft werden
• eventuelle Fehlerquellen müssen protokolliert werden

Aufbewahrungsfristen – Inhaltliche Wiedergabe:

Bei der inhaltlichen Wiedergabe müssen alle Informationen komplett und korrekt auf das Speichermedium übertragen werden. Es muss gewährleistet sein, dass der Inhalt während der Aufbewahrungsfristen nicht verändert werden kann. Die Wiedergabe muss während der Aufbewahrungsdauer jederzeit möglich sein.

Bevor Sie ein Original innerhalb der Aufbewahrungsfristen vernichten wollen, sollten Sie sich daher immer fragen, ob im Streitfall die Vorlage des Originals verpflichtend wäre. Beispielsweise werden Vollmachten oder Wertpapiere nur im Original anerkannt. Das gilt ebenso bei Rechnungen, mit denen der Vorsteuerabzug geltend gemacht wird.

Aufbewahrungsfristen – Archivierung von Unterlagen

Sie dürfen entscheiden, wie Sie Ihre Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungsfristen archivieren möchten, wo Sie diese aufbewahren, wird hingegen vom Gesetz vorgeschrieben. § 146 Abs. 2 AO legt fest, dass Aufzeichnungen und Bücher im Geltungsbereich des Gesetzes aufbewahrt werden müssen. Elektronisch gespeicherte Bücher und digitale Aufzeichnungen dürfen auf Antrag auch außerhalb Deutschlands aufbewahrt werden. Für die Bewilligung braucht es nach § 146 Abs. 2a AO eine Genehmigung, die auf einen schriftlichen Antrag erteilt werden kann. Weiterhin gilt:

• das Finanzamt muss den Standort des Datenverarbeitungssystems kennen
• die Mitwirkungs- und Auskunftspflichten des Steuerpflichtigen muss gewährleistet sein
• das Finanzamt muss auf die Daten ungehindert zugreifen können
• trotz außerhalb Deutschlands gelagerter Daten muss eine ungehinderte Besteuerung möglich sein

Für die vorgegebenen Aufbewahrungsfristen weist die digitale Archivierung klare Vorteile gegenüber der Aufbewahrung von Unterlagen in Papierform auf:

• digitale Daten sind schnell abrufbar
• sie können problemlos weitergeleitet werden, der Transportweg von Papierakten entfällt
• die Nutzung von Papier entfällt
• Lagerkosten (Aktenordner) entfallen, dadurch entsteht eine höhere Umweltfreundlichkeit
• mehrere Personen können gleichzeitigen Zugriff auf die Daten ausüben
• deutliche Kostenreduzierung

Wenn Sie die Unternehmensstruktur vereinfachen und Platz schaffen, gleichzeitig aber den Aufbewahrungsfristen nachkommen wollen, können alte Akten oder Dokumente durch einen Archivierungsdienstleister in eine digitale Form umgewandelt werden. Das Unternehmen ScanProfi bietet diesen Service für alle, die im digitalen Zeitalter auf das Vereinfachen und die Übersichtlichkeit im Betriebsablauf setzen. Ob Geschäftsunterlagen, komplette Ordner, technische Pläne oder Rechnungen, Fotos und Bilder – Sie bestimmen die Struktur der digitalen Archivierung, ScanProfi setzt diese für Sie um und erleichtert Ihnen das Einhalten der Vorgaben der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Aufbewahrungsfristen privat – Was bringt die private Archivierung?

Im Gegensatz zu Unternehmen müssen Privatpersonen nur in Einzelfällen Aufbewahrungsfristen privat einhalten. In erster Linie schreibt der Gesetzgeber zur Bekämpfung der Schwarzarbeit in § 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen vor. In diesem Paragrafen sind für Handwerkerrechnungen und vergleichbare Belege Aufbewahrungsfristen privat von zwei Jahren genannt. Wenn Sie als Eigenheimbesitzer Ihr Recht auf mögliche Gewährleistungsansprüche gegenüber Handwerkern wahren möchten, sollten Sie bei Handwerkerrechnungen sogar Aufbewahrungsfristen privat von fünf Jahren einhalten.

Nach einem Kauf sind gewerbliche Verkäufer gesetzlich zur Gewährleistung verpflichtet, daher sollten Sie im eigenen Interesse für Quittungen und andere Kaufbelege ebenfalls Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen von zwei Jahren einhalten.

Bei den meisten Aufbewahrungsfristen privat handelt es sich lediglich um Empfehlungen, die jedoch zur Wahrung Ihrer eigenen Interessen sinnvoll sind. Dies betrifft beispielsweise die lebenslangen Aufbewahrungsfristen privat von wichtigen Dokumenten wie Geburtsurkunde, Abschlusszeugnis oder Berufsabschluss. Für Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und ähnliche Unterlagen gibt der Gesetzgeber keine Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen vor.

Dennoch sollten Sie diese Dokumente mindestens bis zur Rente aufbewahren und somit den Empfehlungen für Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen folgen. Bei der Aufbewahrung von Steuerunterlagen müssen ebenfalls keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen beachtet werden. Vielverdiener mit jährlichen Einnahmen ab 500.000 Euro müssen jedoch Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen beachten, daher müssen Unterlagen mit Relevanz für die Einkommenssteuer mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.

Damit Sie die Unterlagen gemäß der empfehlenswerten Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen ordnungsgemäß aufbewahren und bei Bedarf vernichten können, ist eine übersichtliche Verwahrung von Papierdokumenten in Ordnern sinnvoll. So können Sie die Unterlagen regelmäßig schnell und einfach auf abgelaufene Aufbewahrungsfristen privat überprüfen. Bei einigen Dokumenten wie Kontoauszügen kann auch eine digitale Aufbewahrung sinnvoll sein. In diesem Fall ist die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen privat ebenfalls kein Problem.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind Zeitspannen, die vom Gesetzgeber zur Aufbewahrung von Daten und Unterlagen geregelt sind. Für Unternehmen sind in erster Linie gesetzliche Aufbewahrungsfristen relevant, die im Steuerrecht durch die Abgabenordnung (AO) und im Handelsrecht durch das Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt werden. Grundsätzlich gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren für Lieferscheine, Quittungen und Geschäftsbriefe.

Folgen beim Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen

Jeder Steuerpflichtige muss den Beweis für steuerentlastende und steuermindernde Fakten erbringen. Die seit 1989 geltende Beweislastgrundregel sagt aus, dass Unterlagen, Rechnungen, Dokumente oder Buchungsbelege aufbewahrt werden müssen, um deren Inhalte innerhalb der Aufbewahrungsfristen nachweisen zu können. Nur im Fall dieses Nachweises können steuerliche Vorteile geltend gemacht werden. Wer diese Belege nicht vorlegen kann, wird einer geschätzten Besteuerungsgrundlage unterworfen, die das Finanzamt anhand von Vergleichszahlen der entsprechenden Branchen trifft ( §162 AO). Für den Einzelnen kann das eine deutlich höhere Steuerlast bedeuten.

Verstöße gegen die Aufbewahrungsfristen können steuerstrafrechtliche und ordnungswidrigkeitsrechtliche Konsequenzen haben. Wer die Belege nicht vorlegen kann, wird nicht automatisch als Straftäter verurteilt. Der Verstoß gegenüber dem Gesetz der Aufbewahrungsfristen wirkt sich vorrangig in steuerlichen Nachteilen aus. Geldbußen oder Freiheitsstrafen kommen erst in Betracht, wenn weitere Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Sanktionen begründen sich aus der Verletzung der Buchführungspflicht und haben in der Praxis folgende Auswirkung:

• werden Buchführungsunterlagen vernichtet oder dem Finanzamt vorenthalten, kommt es zur Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung ( §274 StGB)
• nach §§ 283 ff. StGB werden Insolvenzstraftaten verfolgt
• steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen durch die Verletzung der Buchführungspflicht (§§ 370, 378, 379 AO)
• Sanktionen entsprechend der maßgebenden Vorschriften jeweiliger Rechtsformen nach §§ 399 ff. AktG, § 82 GmbHG, § 147 des Genossenschaftsgesetzes
• Sanktionen bei Steuerhinterziehung

Weitere Informationen zu Aufbewahrungsfristen

Wenn Sie auf der Suche nach weiteren Informationen zu Aufbewahrungsfristen sind, finden Sie diese in unseren Beiträgen zu Aufbewahrungsfristen. Egal ob für Privatpersonen oder Unternehmen, Lieferscheinen, Rechnungen oder die gesetzlichen Regelungen – hier finden Sie alles Nötige über Aufbewahrungsfristen.

Aufbewahrungsfristen von Rechnungen – Was muss ins Archiv und was kann weg?

Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen sind wichtig, wenn es um Garantieleistungen oder Handwerkerrechnungen geht. Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, die im Steuerwesen relevant sind, werden in der Abgabenordnung (AO) geregelt.

Für das Handelsrecht ist das Handelsgesetzbuch (HBG) maßgeblich und auch das Umsatzsteuergesetz (UStG) ist in diesem Kontext relevant. Je nach Dokument betragen die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und andere Schriftstücke sechs oder zehn Jahre.
Zehn Jahre aufbewahren müssen Sie unter anderem folgende Buchungsbelege:

• Rechnungen
• Quittungen
• Eigenbelege

• Kontoauszüge
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Lieferscheine mit Rechnung

• Fahrtkostenabrechnung
• Bewirtungsbelege

Für geschäftliche Korrespondenz und alle weiteren Unterlagen gelten meistens Aufbewahrungsfristen für Rechnungen von sechs Jahren. Privatpersonen sollten ihre Belege und Rechnungen wie zum Beispiel für Handwerker mindestens zwei Jahre aufbewahren, was mit der gesetzlichen Gewährleistung zu tun hat. Bei Baumaßnahmen dürfen es fünf Jahre sein. Kontoauszüge und alle steuerrelevanten Unterlagen werden mindestens zehn Jahre aufbewahrt.

Sie können natürlich vor jeder Aktenvernichtung mit Ihrem Steuerberater sprechen. Allerdings ist das nicht nur teuer, sondern auch ziemlich umständlich. Denn der Gesetzgeber erlaubt Ihnen, bis auf Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse alle Rechnungen auf Datenträger zu speichern. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass diese Dokumente im Rahmen der Aufbewahrungsfristen von Rechnungen über zehn Jahre lang lesbar sind.

Eine Digitalisierung von Belegen, wie Sie Scan-Profi anbietet, sorgt nicht nur dafür, dass alles gesetzeskonform eingescannt wird. Gleichzeitig wird Ihr digitales Archiv angelegt, auf das sie im Nu Zugriff haben, wenn ein Beleg gebraucht wird.

Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine – Alles genau erklärt!

Wann ein Lieferschein als Handelsbrief anzusehen ist, und wann er Bestandteil einer Rechnung, und damit als Buchungsbeleg gewertet wird, lässt sich leicht ermitteln. Damit einhergehend verändern sich die jeweiligen Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein. Handelt es sich um ein ausschließlich als Lieferschein ausgestelltes Dokument gelten Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren. Ist der Lieferschein Bestandteil der Rechnung, also ein Buchungsbeleg, muss er zehn Jahre aufbewahrt werden. Lieferscheine, die nach dem 01.01.2107 erstellt wurden und als reine Handelsbriefe einzustufen sind, müssen nicht mehr aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein wurden zwar seitens des Gesetzgebers deutlich vereinfacht, sind aber nach wie vor obligatorisch. Die beschlossene Neuregelung greift nur für Lieferscheine, die nach dem 01.01.2017 ausgestellt wurden. Erfüllt ein Lieferschein gleichzeitig die Funktion einer Rechnung, ist eine Aufbewahrung für zehn Jahre nach wie vor vorgeschrieben.

Um unnötigen Ballast in Aktenordnern zu vermeiden, ist die Digitalisierung der Daten eine hilfreiche Lösung. Wer ein fachlich kompetentes Unternehmen wie Scan-Profi beauftragt, kann hier nicht nur erhebliche Kosten einsparen.Er profitiert zusätzlich von einer rechtssicheren Archivierung aller erforderlichen Dokumente. Digital und zeitlos erfasst, haben Unternehmen jederzeit Zugriff zu relevanten Daten.

Die Hochleistungsscanner von Scan-Profi erledigen mühelos die anfallenden Aufgaben, während sich der eigene Betrieb ungestört seinen Kernkompetenzen zuwenden kann. Die sensiblen Daten werden nicht nur professionell archiviert. Sie stehen jederzeit übersichtlich zur Verfügung. Und das sehr viel schneller und einfacher, als ein herkömmliches Ablagesystem in Aktenordnern.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen – Kompakte Übersicht

Privatpersonen sind von den Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen mancher Dokumente nicht befreit. Jedoch gelten bei den Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen andere gesetzliche Regelungen als bei Geschäftspersonen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gelten auf jeden Fall für persönliche Dokumente, wie Geburtsurkunden und Schul-, Universitäts- und Berufsabschlüsse.

Die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen sind vielschichtig und manchmal schwer zu durchschauen. Denn für manche Dokumente gilt keine verpflichtende Aufbewahrungsfrist, dafür ist eine Aufbewahrung von manchen Schriftstücken unbedingt zu empfehlen, um später nicht in eine Beweisnot zu geraten. Des Weiteren gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen, die zwei bis zehn Jahre und sogar lebenslang andauern können. In jedem Fall sollten Sie sich stets gut informieren, bevor Sie ein Dokument in den Schredder werfen.

Hilfreich, vor allem bei der Archivierung von Rechnungsbelegen, kann ein elektronisches Datenablagesystem sein. Dieses archiviert sämtliche Belege, sodass Sie sie schnell wieder finden können. Außerdem können Sie sich von dem System daran erinnern lassen, welche Belege Sie nicht mehr aufbewahren müssen. Vorteilhaft ist auch, dass Sie mittels Datenablagesystem genau über die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen informiert werden. Sie müssen die Dokumente lediglich einscannen und der Software hinzufügen. Eine einheitliche elektronische Aufbewahrung entlastet Sie deutlich, da das Programm Sie an Fristen erinnern.

Aufbewahrungsfrist Steuerunterlagen – Alles zum Thema!

Jeder kennt das: Auf dem Schreibtisch türmen sich die Papierberge, die Schubladen sind überfüllt und auch im Regal ist kein Platz mehr für all die Aktenordner mit Belegen, Rechnungen, Korrespondenzen und weiteren Unterlagen. Zu gerne würden Sie endlich all diese Papiere dem Reißwolf übergeben. Doch bevor die Papierflut eingedämmt wird, heißt es zunächst, die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen zu beachten.

Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bei Privatpersonen

Privatpersonen sind grundsätzlich von der Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen befreit. Das betrifft allerdings nicht alle Rechnungen und Belege, die rund um Haus und Grundstück anfallen. Hier beträgt die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen zwei Jahre, bei Leistungen mit Gewährleistungspflicht sogar fünf Jahre. Haben Sie als Privatier Überschusseinkünfte von 500.000 Euro und mehr, beträgt Ihre Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen sechs Jahre.

Werfen Sie jedoch nichts voreilig in den Schredder, denn es empfiehlt sich, Unterlagen mindestens vier Jahre aufzuheben. Denn so lange dauert die Festsetzungsfrist, innerhalb der vom Fiskus Rückfragen kommen dürfen. Wenn Sie nur einen vorläufigen Steuerbescheid haben, gilt für Sie ebenfalls die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen, bis Ihr Bescheid bestandskräftig ist.

Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bei Freiberuflern und Unternehmern

Die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) regeln bei Geschäftsleuten die Aufbewahrungsfrist von Steuerunterlagen. Für die jeweils festgesetzte Zeit müssen Sie alle steuerrelevanten Dokumente entweder im original abgeheftet oder eingescannt verfügbar halten. Außerhalb Deutschlands dürfen Sie Ihre Unterlagen nur aufbewahren, wenn Sie hierzu vorher eine Genehmigung eingeholt haben. Grundsätzlich gilt, dass sämtliche Belege und Bücher zehn Jahre aufzubewahren sind.

Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftskorrespondenz beträgt sechs Jahre. Beschäftigen Sie Arbeitnehmer zum Mindestlohn, müssen Sie die Dokumentation der Arbeitszeiten zwei Jahre lang aufbewahren. Kommen Sie dieser Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen nicht nach, können Ihnen empfindliche Strafen drohen. Bei Ermittlungen seitens der Steuerbehörde, auch bei Ihren Geschäftspartnern, kann es passieren, dass die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen verlängert wird.

Die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen ist zu Ende – wohin mit dem Papierberg?

In Unternehmen gibt es sensible Geschäftsunterlagen, weshalb strenge Datenschutzvorgaben wichtig und richtig sind. Diese einzuhalten ist auch dann angesagt, wenn die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen abgelaufen ist. Ihre nicht mehr benötigten Dokumente gehören nicht hastig ins Altpapier geworfen, sondern benötigen eine professionelle Aktenvernichtung. ScanProfi bietet Ihnen eine sichere Entsorgung und Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente.