Scannen: Akten digitalisieren und schneller wiederfinden

Die Digitalisierung hat den Alltag in Büros nachhaltig verändert. Alte und neue Akten müssen aus ihrer analogen Form in die virtuelle gebracht werden. Durch Scannen eingehender Dokumente und Kommunikation lassen sich Akten besonders einfach digitalisieren. Wir verraten Ihnen, weswegen Sie Ihre Dokumente scannen sollten und was einen erstklassigen Scan ausmacht.

Geräte zum Scannen finden sich in jedem Büro. Klassische Multifunktionsgeräte und Druckkombinationen bieten stets auch eine Scanfunktion an. Smartphone und mobile Geräte machen das Scannen auch unterwegs möglich. Längst nicht jeder macht von dieser Technologie Gebrauch. Dabei hilft das Scannen nicht nur, den Platz großer Aktenschränke für eine angenehme Büroatmosphäre freizugeben. Auch die Umwelt wird durch das Nutzen eines Scandienstleisters oder selber Scannen auf lange Sicht geschont.

Definition: Was ist Scannen?

Sie sind längst nicht neu. In den 90er-Jahren hielten Scanner und Kopierer in allen Büros Einzug. Und auch heute steht mindestens ein Multifunktionsgerät in jeder Etage moderner Bürogebäude. Erst Jahrzehnte später erkannte man im Zuge der Digitalisierung den Vorteil des Scannens zur einfachen Ablage von Akten. Aber was bedeutet Scannen eigentlich?

Durch das Scannen eines Dokumentes wird ein Abbild davon gespeichert. In Kopierern wird es mit geringer Zeitverzögerung direkt als neue Seite ausgedruckt. Zahlreiche Funktionen an den Geräten lassen ein Justieren, farblich Anpassen und Zusammenfügen von Scans zu. Der eigentliche Vorgang des Scannens legt jedoch nur die Datei an, welche die Informationen des Dokumentes unverändert als Bild abspeichert.

Geschichte des Scanners

Die Technik, Dokumente zu scannen, wurde erstmals Ende der 80er- Anfang der 90er-Jahre in Büros angewendet. Bis dahin waren Kopien zwar möglich, aber analog und aufwendig anzufertigen gewesen. Zuerst schaffte es dann der Handscanner in den täglichen Gebrauch. Das Gerät ließ das Scannen von einigen Zeilen Text zu und musste dabei manuell über die zu scannende Stelle gehalten werden. Etwa Mitte der 90er-Jahre kamen große Kopiermaschinen auf den Markt, die ihren festen Platz innerhalb der Bürogebäude fanden. Um zu scannen mussten Mitarbeiter an der Maschine einzelne Dokumente auflegen.

Der kompakte Flachbettscanner für den heimischen Schreibtisch wurde Ende der 90er-Jahre vorgestellt und bot Privatleuten erstmals die Möglichkeit, die eigenen Akten und Fotos daheim zu scannen. Die platzsparende Variante für den Schreibtischauszug arbeitete mit qualitativ zuerst geringeren Sensoren. Ein Spezialisieren auf besondere Geräte zum Scannen von Fotografien, Magazinen und Negativen machte den hochwertigen Scan letztlich erschwinglich.

Heute reicht das Angebot der Geräte vom großen Multifunktionsgerät im Büroflur bis hin zu kleinen Fotoscannern, die nur 10 Zentimeter Einzug in der Breite bieten, dafür jedoch die Fotos sofort geordnet auf dem Rechner ablegen. Auch der Handscanner ist zurück. In Form von Markierungsstiften, die erkannte Zeilen Schrift direkt in Dokumenten einlesen, oder eigenständig über die Seitenoberfläche wandern und das Blatt in unter einer Minute einscannen können, erreicht er den Privatnutzer wieder. Auch Smartphones scannen heute per Kamera Dokumente zuverlässig ein.

Technischer Vorgang beim Scannen

Beim Scannen arbeitet das Gerät mit Licht. Der Lichtstrahl, der zur Abtastung der Dokumente genutzt wird, ist beim offenen Scannen sichtbar. Eine Schiene fährt entlang des zu scannenden Blattes unterhalb einer Glasscheibe. Sie erkennt zuerst einmal helle und dunkle Flächen. Bei einem normalen Ausdruck können die dunklen Flächen Schrift, Illustrationen oder Grafiken sein.

Aber auch komplexe Muster sind für Scanner kein Problem. Ein Speicher merkt sich im Hintergrund des physischen Vorgangs, auf welcher Position das Licht welche Farbbeschaffenheit vorgefunden hat.

Die zusammengesetzten Pixel ergeben dann das eingelesene Bild, das nach dem Scannen nun neu zusammengesetzt wird. Moderne Geräte können Dokumente nicht nur einlesen, sie können sie auch vergrößern, verkleinern, drehen oder automatisch an einen Rechner versenden. Zum Scannen der Pixel nutzen Scanner heute CCD-Sensoren. Um ein farbiges Bild zu scannen sind 3 CCD-Sensoren für die Erkennung der RGB-Farbpalette notwendig. Ein einfacher Hell-Dunkel-Sensor erkennt nur Grautöne. Je schlechter das Endergebnis nach dem Scannen digital und ausgedruckt aussieht, desto weniger Abstufungen konnte der Sensor unterscheiden.

Smartphones, die über eine Scanfunktion verfügen, nutzen meist keine speziellen Sensoren, sondern arbeiten mit der verbauten Kamera, welche über einen Modus für Text und Darstellung von Graustufen verfügt.

Wie kann ich privat und im Büro scannen?

Bei Fragen der Digitalisierung stehen im Büro vor allem Dokumente im Fokus, die von der digitalen Ablage profitieren. So können Kundenkommunikation, Lieferscheine und Rechnungen und Kontaktdaten durch Scannen und Ordnen schneller wiedergefunden werden. Im Grunde lässt sich jedoch alles scannen, das auf einen Scanner gelegt werden kann. Bei Flachbettscannern mit aufklappbarer Abdeckung ist hier oft bereits bei dickeren Büchern Schluss. Und auch das Urheberrecht setzt eigene Grenzen.

Besonders Lehrer und Pädagogen kennen die Problematik Gebrauchskopie. Erworbene Inhalte dürfen nur in einer bestimmten Anzahl kopiert und daher auch nicht digital abgelegt werden. In der Praxis bedeutet das: Sie können das Dokument zwar scannen, dürfen es jedoch theoretisch nicht speichern oder ausdrucken.

Bereits das Zwischenspeichern durch das Gerät stellt im Grunde einen Verstoß gegen das Urheberrecht dar. Welche Inhalte Sie also prinzipiell vervielfältigen dürfen, ist noch einmal unabhängig von der technischen Frage, ob es möglich ist.

Ablauf beim Scannen

Das Scannen selbst ist mit den meisten Geräten kinderleicht. Das zu scannende Dokument wird so bearbeitet, wie es am Ende eingelesen werden soll. Schwärzung und Abdecken von Bereichen finden also stets vor dem Scannen statt. Wird das Original noch benötigt, sollten Sie daher eine hochwertige Kopie manipuliert scannen. Die zu scannende Seite Papier, das Foto oder ein Buch werden verkehrt herum auf die Glasplatte des Scanners gelegt.

Häufig sind auf Scannern Markierungen angebracht, welches Format wo angelegt werden muss. Wichtig ist dies besonders für Dokumente, die danach direkt ausgedruckt werden sollen. Die Ausrichtung der Datei kann nachträglich angepasst werden. Voreinstellungen wie dpi, Farbspektrum und Qualität der Scans werden vor dem Scannen am Gerät oder in den Einstellungen am Rechner angelegt.

Die Vorschaufunktion am PC oder Mac lässt Sie durch einen schnellen, ungenaueren Scan entscheiden, welche Teile des Dokumentes Sie scannen möchten. Hier sehen Sie auch, ob das Dokument korrekt aufliegt. Durch das Starten des Vorgangs wird der Sensor in Gang gesetzt. Nach dem Scan fragen die Geräte, wo der Scan gespeichert werden soll.

Hardware zum Scannen

Zum gelegentlichen Scannen von Fotos und Dokumenten im Privatgebrauch oder Einzelbüro bieten sich Flachbettscanner und Multifunktionsgeräte an. Bei der regelmäßigen Nutzung und Digitalisierung ganzer Bürokomplexe und Abteilungen hingegen sollte der Zeiteinsparung zuliebe auf eine Variante mit automatischem Einzug ausgewichen werden. Während der Flachbettscanner immer nur ein Dokument gleichzeitig einlesen kann, bis er wieder aufgeklappt und neu bestückt werden muss, können Geräte mit Einzug auch größere Stapel an Dokumenten scannen.

Wer nach einem guten Scanner mit Einzug und Farberkennung in einem hohen Spektrum sucht, zahlt für ein Gerät, je nach Leistungsumfang, 500 bis 1.500 Euro. Regelmäßige Wartung und Betriebskosten lassen die Kosten schnell ansteigen. Flachbettscanner und kleine Multifunktionsgeräte für die gelegentliche Nutzung gibt es im A4-Format bereits ab circa 250 Euro zu kaufen. Fotoscanner, die jeweils ein Blatt durchlaufen lassen, liegen in einer ähnlichen Preisklasse.

Größere Multifunktionsgeräte, die für den Dauergebrauch im Büro ausgelegt und stehend zu bedienen sind, werden aufgrund der hohen Kosten häufig geleast. Das Scannen erleichtern sie nur marginal durch Vorprogrammierung. Dafür sind Profigeräte von HP und anderen namhaften Herstellern besonders sicher und werden damit den Anforderungen moderner Unternehmenssicherheit gerecht.

Scanner | Funktionsweise und Typen

Scanner arbeiten mit einer Lichteinheit und bieten die Möglichkeit, Texte und grafische Dokumente in einem digitalen Format abzuspeichern. Dabei stehen verschiedene Formate zur Auswahl. Darüber hinaus ist es möglich, einen Scanner als Kopierer zu nutzen.

Das Original wird über einen angeschlossenen oder in dem Gerät integrierten Drucker vervielfältigt. Dabei arbeitet der Scanner langsamer als ein klassischer Kopierer. Er kann aber auch mehrere Kopien in einem Arbeitsgang bearbeiten und eignet sich sehr gut zur gelegentlichen Nutzung, wenn nicht separat in ein Kopiergerät investiert werden soll

Es gibt verschiedene Scannertypen, die sich in der Handhabung, aber auch in der Qualität des Scans unterscheiden. Dies betrifft die Ausdrucke, aber auch die Auflösung, in der das Dokument abgespeichert wird. Dabei gilt, dass die Qualität mit der Auflösung steigt. Sollen Fotos oder farbige Grafiken mit vielen Details gescannt werden, ist eine hohe Auflösung und Farbtiefe sehr wichtig. Reine Dokumentenscanner, die nur für die Vervielfältigung von Schriftstücken verwendet werden, benötigen nicht eine so hohe Auflösung, da Schriften auch mit einer geringeren Tiefe scharf dargestellt werden können.

Klassische Geräte werden als Flachbettscanner bezeichnet. Darüber hinaus können Sie in einen 3D-Scanner investieren, wenn Sie dreidimensionale Dokumente vervielfältigen möchten. Laserscanner kommen zum Einsatz, wenn gedruckte Dokumente, etwa Bücher, digitalisiert und für den Abruf aufbereitet werden sollen.

Möchten Sie in einen Scanner investieren, haben Sie die Auswahl aus verschiedenen Modellen. Für den Einstieg und für die Anwendung im Heimbereich ist ein Flachbettscanner die richtige Wahl. Wenn Sie professionell mit einem Scanner arbeiten und bestimmte Dokumententypen vervielfältigen möchten, lohnt sich die Investition in ein Spezialgerät. Im Heimbereich, im Homeoffice und in kleinen Büros haben sich Multifunktionsgeräte bewährt.

Mit diesen Geräten können Sie nicht nur scannen, sondern auch drucken, kopieren und faxen. Alle Funktionen sind auf kleinem Raum abrufbar, und sie müssen nur ein einziges Gerät aufstellen. Der Nachteil liegt darin, dass Spezialaufträge nicht oder nur eingeschränkt verarbeitet werden können und dass die Auflösung geringer ist als bei einem Gerät, das ausschließlich eine Scanfunktion bietet.

Kann man mit einem Drucker scannen?

Zahlreiche Drucker lassen heute auch das Scannen von Dokumenten zu. Sie sind dann zumeist als Druckerkombination oder Multifunktionsgerät ausgewiesen und bieten einen Einzug für zu scannende Dokumente oder eine zusätzliche Scannerklappe. Auch die Kopierfunktion einiger Druckermodelle macht deutlich, dass hier ein Scanner verbaut wurde. Nur wenn der Drucker das Dokument scannen kann, kann er es auch vervielfältigen.

Verfügt Ihr Drucker über eine Funktion zum Scannen, ist sie meist im Datei- oder Softwaremenü ausgewiesen. Findet sich weder im mitgelieferten Programm, noch am Gerät eine Option zum Vervielfältigen oder Scannen, ist der Scan mit dem Drucker nicht möglich.

Wie scannt man? Anleitung, Software & Einstellungen

Das Scannen ist im Grunde recht einfach, wenn man ein paar Regeln beachtet. Es stehen Ihnen dazu eine Vielzahl an Standardprogrammen zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Freeware-Programme, die Ihnen das Einscannen von Fotos oder Dokumenten zusätzlich erleichtern können.

Wichtig ist, dass Sie sauber und gerade scannen. Unsaubere und schiefe Scans machen immer einen schlechten Eindruck oder viel zusätzliche Arbeit. Halten Sie Ihren Scanner deshalb stets sauber und reinigen Sie das Scannerglas regelmäßig mit Glasreiniger.

Zum optimalen Scannen gehört auch ein Bildbearbeitungsprogramm. Das muss nicht immer das teure Photoshop sein. Mit dem Freeware-Tool GIMP können Sie bereits sehr gute Ergebnisse erzielen, die sich sogar professionell nutzen lassen.

Ebenso wichtig ist es, neben dem Dokumentenscanner auch ein Texterkennungsprogramm zu nutzen. Das macht die Textverarbeitung anschließend wesentlich einfacher. Vor allem beim Buchscan können Sie so das digitalisierte Buch gezielt nach Stichwörtern durchsuchen. Leider gibt es kaum Freeware-Angebote zu diesem Zweck. Hier ist der Acrobat Reader mit einem zusätzlichen Plugin nach wie vor die beste, komfortabelste zu zuverlässigste Lösung.

Als Tipp lohnt es sich hierbei, die PC-Fachzeitschriften und deren Online-Archiv genau zu studieren. Häufig werden dort Tools für sehr wenig Geld oder zum freien Download angeboten, die den gleichen Zweck erfüllen können. Bei Netzwerkdruckern achten Sie aber bitte auf den Datenschutz.

Gescannte Dokumente sollten nicht in den gemeinschaftlich genutzten Ablageordnern für frische Scans verbleiben. Verschieben Sie Ihre Scans sofort auf ihren lokalen Rechner oder in einen Netzwerkordner Ihrer Arbeitsgruppe. So läuft der Scan-Ordner nicht über und Ihre Dokumente geraten nicht in falsche Hände.

Scan-Software & Scan Programme: Auf die Effizienz kommt es an

Scanner mit der entsprechenden Scan-Software und dem Scan-Programm erleichtern die Datenverarbeitung von Dokumenten, Fotos und anderen Daten. Sind Ihre Ordner gescannt, können Sie effizient mit ihnen arbeiten. Damit Ihre Unterlagen auch in der benötigten Qualität vorliegen, muss die Scan-Software auf die Anforderungen abgestimmt sein. Brauchen die Daten zu viel Speicher oder eine große Menge an Arbeitsspeicher bei der Verarbeitung, sollte die richtige Scan-Software diese komprimieren.

Wenn Sie selbst scannen, nutzen Sie in der Regel einen Flachbettscanner oder ein Multifunktionsgerät mit der dazugehörigen Scan-Software. Diese Technik erlaubt zwar qualitativ gute Scans, diese brauchen jedoch noch viel Speicherplatz. Für jeden Bedarf gibt es den entsprechenden Scanner mit Scan-Programm und Scan-Software. Ein großer Teil der Scan-Software ist als Freeware erhältlich. Welches spezielle Scan-Programm zum Einsatz kommt, hängt dabei von der Art der zu scannenden Daten ab.

Scannen mit Handy

Mit dem Smartphone zu scannen wurde durch Anbieter wie Fileee in den letzten Jahren immer attraktiver. Die meisten neuen Modelle der Mittelklasse verfügen über eine Motiverkennung der Kamera. So wechseln beispielsweise die von Huawei verbauten Leica-Modelle automatisch in den Scanmodus, wenn sie ein schriftliches Dokument erkennen. Parallel zu dem Papier gehalten benötigen sie besonders gute Lichtverhältnisse, um das Dokument perfekt zu scannen.

Über Scanboxen, die über eine korrekt platzierte Auflage für Smartphones verfügen, gelingt der Scan auf dunklem Untergrund noch besser. Viele Apps bieten die Nutzung des Scanservices kostenfrei in der Basisversion an. Für bunte Scans, Zuschneiden und automatisches Einlesen von Informationen als PDF fallen jedoch Kosten an.

Die Qualität ist noch nicht ausgereift genug, um das Scannen durch CCD-Sensoren zu ersetzen. Es fehlt zudem bei fast allen Lösungen die typische Glasscheibe des Scanners, die gleichzeitig mit der Klappe dafür sorgt, dass Dokumente gerade und flach aufliegen.

Was kann ich scannen?

Alles das sich auf einem Scanner positionieren lässt, kann auch durch Scannen erfasst werden:

• Akten
• Fotos
• Entwürfe
• Zeichnungen
• Illustrationen
• Plakate
• Grundrisse
• technische Dokumente

Während es im Privatgebrauch eher viel Zeit in Anspruch nimmt, Aktenordner Blatt für Blatt zu digitalisieren, scannen Servicedienstleister die Dokumentenstapel innerhalb kürzester Zeit.
Vor dem Scannen müssen Büro-Accessoires wie Heftklammern, Fadenbindung, Lochhefter und Büroklammern entfernt werden. Diese Sicherheitsmaßnahme verhindert das Zerkratzen der Scannerscheibe, aber auch das Knicken und Reflektieren der Seiten und Elemente. Allein dieser Vorgang kann bereits beträchtliche Zeitressourcen beanspruchen.

Vorteile gegenüber analogen Akten

Die Digitalisierung macht weltweit Schule. Innerhalb weniger Jahre haben Büros rund um den Globus begonnen, papierlos zu arbeiten und vorhandene Akten zu digital aufzubereiten. Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Die Digitalisierung macht weltweit Schule. Innerhalb weniger Jahre haben Büros rund um den Globus begonnen, papierlos zu arbeiten und vorhandene Akten zu digital aufzubereiten. Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich.

Die Umwelt profitiert in hohem Maße davon, wenn Kataloge, Akquiseschreiben und Postwurfsendungen bevorzugt digital zur Verfügung gestellt werden. Auch beim Kunden ändert dieses Vorgehen etwas. Er denkt immer häufiger selbst darüber nach, ob und in welchem Umfang er auf schriftliche Kopien und Belege verzichten kann. Natürlich muss in vielen Bereichen strukturell nachgebessert werden.

Wer seine Kunden per Mail beraten möchte, statt ihnen schriftliche Informationen zuzusenden, sollte auf die digitale Kommunikation vorbereitet sein. Rechtlich gilt es zu beachten, wer wie und wo eine Rechnung digital erhalten muss und wie lange Dokumente zur Verfügung stehen müssen.

Am Ende profitieren Kunden und Unternehmen gleichzeitig von dem Scannen der vorhandenen Dokumente und Verzicht auf neue Ausdrucke. Das papierlose Büro ist für viele Verbraucher heute zum Greifen nahe.

Metadaten – digitalisierte Dokumente schnell wiederfinden

Im Grunde sind Metadaten strukturierte Daten, die Informationen enthalten, mit denen andere Daten beschrieben werden können. Metadaten gibt es in vielen verschiedenen Formaten und Varianten und helfen dabei, Daten schnell und problemlos zu finden, da sie die wichtigsten Merkmale der gesuchten Datei enthalten. Ein gutes Beispiel für einen Bereich, der von Metadaten profitiert, ist der Bereich der Literaturverwaltungssysteme.  So können Bücher alleine anhand des Namens des Autors oder der ISBN Nummer, anhand Metadaten also, innerhalb von Sekunden gefunden werden.

Privat scannen vs. vom Scandienstleister scannen lassen

Das Scannen an einen Scandienstleister auszulagern ist selbst für kleinere Unternehmen und Einzelunternehmer ein lohnender Posten. Neben der Möglichkeit, Dokumente deutlich schneller zu digitalisieren müssen sich Unternehmen so langfristig auch nicht mehr um die Aufbewahrung der Papiermassen kümmern.

Einen professionellen Scandienstleister nutzen

Die Dienstleistungen von einem Scandienstleister umfassen das Überführen von analogen Daten in ein digitales Format.

Dabei können Sie dem Scandienstleister nahezu alle Dokumente überstellen, die in gedruckter Form vorliegen. Dies können Zeichnungen und Schriften sein, aber auch Grafiken, Fotos und andere Dokumente.

Es ist möglich, handschriftlich verfasste Dokumente mit einer speziellen Software auslesen zu lassen und in ein digitales gedrucktes Dokument zu überführen.

Alle anderen analogen schriftlichen Dokumente werden vom Scandienstleister in ein gängiges digitales Format überführt und stehen so jederzeit zum Abruf bereit. Sie haben die Möglichkeit, die Dateien, die vom Scandienstleister vervielfältigt wurden, in einem geschlossenen Bereich auf einer Seite im Internet zur Verfügung zu stellen.

Alternativ entscheiden Sie sich für die klassische Speicherung auf einem Mikrofilm, auf einer Festplatte oder einem USB-Stick oder auf einer CD oder Blu-ray. Der Scandienstleister vervielfältigt die Dokumente mit hochauflösenden Geräten, sodass Sie die bestmögliche Qualität erwarten können. Entscheiden Sie sich auch dann für die Inanspruchnahme der Dienstleistung, wenn Sie die Zeit, die ein hochwertiger Scan erfordert, nicht investieren möchten.