OCR-Texterkennung für sekundenschnelles Auslesen Ihrer Daten

Es gibt zwei verschiedene Arten ein Dokument einscannen zu lassen, nämlich ein gewöhnlicher Scan, der lediglich das eingescannte Dokument in ein PDF umwandelt oder eine kombinierte Methode aus Scan und Einsatz einer OCR-Software, die im zweiten Schritt die PDF-Datei liest und alle Wörter und Schriften, falls erkennbar geschrieben, mit einer Texterkennung ausstattet. So können Sie im Anschluss an das Scannen mittels OCR-Texterkennung die vielen digitalen Dokumente in Sekundenschnelle durchsuchen.

Denn was bringt es schon, eine PDF-Datei vorliegen zu haben, aber nicht zu wissen, was sich in diesem Dokument befindet. Im folgenden Beitrag wird auf weitere Vorteile der Texterkennung im PDF hingewiesen, der Unterschied zwischen OCR und ICR geklärt, unser Texterkennungsservice vorgestellt und wird Ihnen diverse Free-OCR-Software an die Hand gegeben, mit der Sie kleine Datenmengen an PDFs mit einer Texterkennung ausstatten können.

Funktion

Digitale Dateien wie PDFs mit der Texterkennung ausstatten lassen

Wir bieten unseren Kunden nicht nur den kompletten Scanservice (Scannen + OCR-Texterkennung), sondern statten Ihre bereits eingescannten Unterlagen durch unsere Profisoftware mit der Texterkennung aus. Hierbei können wir binnen kürzester Zeit tausende Dateien einlesen und mit einer Texterkennung ausstatten. Hierbei stellen Sie uns Ihre Dateien auf einem Datenträger zur Verfügung. Im Anschluss an das OCR-Verfahren erhalten Sie Ihre aufgewerteten Dokumente wieder zurück. Sie können uns Ihre Daten aber auch ganz ohne Postweg per verschlüsseltem Download bereitstellen, diese werden wir Ihnen auf dem gleichen Weg wieder zurücksenden. Wir beraten Sie gerne näher zu diesem Scanangebot.

Unterschied zwischen OCR- und ICR-Technologie für die Texterkennung im PDF

OCR (Optical Character Recognition) steht für optische Texterkennung im digitalisierten Dokument. Das heißt, wenn die Dokumente mit einer Schreibmaschine oder einem PC verfasst wurden, ist jeder Buchstabe, jedes Wort und jede Zahl von der OCR-Software erkennbar.

ICR (Intelligent Character Recognition) steht für intelligente Zeichenerkennung, denn heutzutage besteht der Anspruch, ein Dokument nicht nur auf Wörter und Nummern mit der Texterkennung auszustatten, sondern auch Barcodes und QR-Codes auslesen zu lassen. Genau hierzu dient die ICR-Technologie.

Alternativen

Kostenlose OCR-Software downloaden für die Texterkennung im PDF

Wer seine PDF-Dokumente weiterverarbeiten und mit einer Texterkennung ausstatten möchte, kann auf eine OCR-Software nicht verzichten. Profi-OCR-Software kosten zwischen 2.000,00 – 5.000,00 € und ist mit Lizenzen oder Scanzählern verbunden. Der Vorteil: Sie können Tausende Dokumente binnen kürzester Zeit mit der Texterkennung ausstatten und haben viele professionelle Zusatzfeatures.

Der Privat- oder kleine Geschäftsmann, der nur vereinzelt PDF-Dateien mit der Volltexterkennung ausstatten möchte, hat die Möglichkeit, zwischen zwei Free-OCR-Softwares zu wählen.

FreeOCR – Mit dieser Software können Sie kostenlos TIFF- und PDF-Dateien mit der Texterkennung ausstatten. Allerdings ist die OCR-Software nur in Englisch verfügbar. Die Software erkennt die Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch. Mit FreeOCR haben Sie eine ordentliche Software, mit der Sie Ihre digitalisierten Dokumente bearbeiten können. Zum Download

SolarSys DocScan Pro OCR – Mit dieser Software digitalisieren und managen Sie Ihre ganzen Unterlagen und Dokumente. Sie können jede digitalisierte Datei als PDF abspeichern und dieses im Anschluss mit der Texterkennung durchsuchen. Haben Sie mehrere Dokumente, die in eine PDF-Datei umwandeln möchten, so erkennt dies SolarSys DocScan Pro OCR automatisch und führt den Scan fort. Zum Download

Wie bereits erwähnt, bietet sich solche Freeware dann an, wenn Sie vereinzelte Dokumente mit OCR-Texterkennung bearbeiten müssen. Sobald es sich um mehr als eine handvoll Belege pro Jahr handelt ist der Gang zum professionellen Scan Service nicht vermeidbar.

Vorteile

1. Sekundenschnelles Suchen innerhalb der PDF-Dokumente. Die Wertigkeit der einzelnen PDF-Dateien steigt erheblich, wenn sie sich auch auf Nummern und Wörter hin durchsuchen lassen. Mit der OCR- bzw. ICR-Texterkennung lassen sich in wenigen Sekunden viele zusammengeführte PDF-Dokumente auf einen Begriff hin durchsuchen.

2. Riesiges digitales Archiv durchsuchbar. Haben Sie Tausende PDF-Dokumente in einem digitalen Archiv abgelegt und diese vorher durch eine OCR-Software mit einer Texterkennung ausgestattet, so können Sie ebenfalls Ihr komplettes digitales Archiv binnen weniger Sekunden auf den gewünschten Suchbegriff hin durchsuchen. Die Qualität der digitalisierten Dokumente steigt dadurch enorm!

3. Barcodes bzw. QR-Codes sind auslesbar. Barcodes und QR-Codes schaffen Struktur innerhalb der Akten, Ordner oder Rechnungen. Sie fragen sich, wie? Durch Barcodes oder QR-Codes können Abschnitte innerhalb der Akten oder kompletten Ordner festgelegt und einem Geschäftsfall oder Kunden zugeordnet werden. In der Praxis sieht es so aus, dass ein Barcode oder QR-Code als Aufkleber oder als Druck auf einem Blatt angebracht wird.

Beim Einscannen liest der Scanner die Abschnitte zwischen den beiden Barcodes aus und teilt alle digitalisierten Dokumente in diesem Abschnitt als gesammelte TIFF-Datei einem vom Kunden festgelegten Geschäftsfall, Kunden oder Jahrgang zu. Unsere Kunden haben dann in der Regel Nummernlisten, wo jeder QR-Code einem Fall zugeordnet ist. Zum Beispiel Code-Nummer 245335 betrifft die digitalisierten Seiten 245-289, die dem Kunden Müller zugeordnet sind.